PrimaDoc, Solusi Penyimpanan Arsip yang Aman untuk Perusahaan Migas
Seperti halnya sektor usaha pada umumnya, perusahaan minyak dan gas (migas) tidak terlepas dari aktivitas pengelolaan data dan dokumen. Berbagai data mentah mulai dari data geospasial, data laboratorium, data seismik, statistik produksi harian, data pengeboran, serta laporan harian terus diproduksi dalam jumlah besar setiap harinya. Dengan adanya berbagai data penting dan sensitif tersebut, keamanan dan keawetan arsip sangatlah penting untuk diperhatikan. Manajemen harus mencari solusi penyimpanan arsip yang efektif sekaligus aman sehingga dokumen tidak rusak, hilang, dicuri atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Pengelolaan Dokumen Perusahaan Migas Saat Ini
Meskipun sering dipandang sebagai sektor industri didukung oleh berbagai mesin-mesin canggih, nyatanya mayoritas perusahaan migas saat ini masih mengelola dokumen secara konvensional. Dokumen-dokumen perusahaan dicetak pada kertas dan disimpan secara manual di dalam gudang arsip. Pertanyaannya, apakah cara penyimpanan tersebut merupakan solusi penyimpanan arsip yang dapat menjamin keamanan dan keawetan dokumen perusahaan migas?
Faktanya, cara penyimpanan arsip secara konvensional seperti itu belum cukup menjamin keamanan dan keawetan dokumen. Sebelum membahas solusi penyimpanan arsip yang tepat, sangat penting untuk memahami permasalahan yang sering dialami dalam sistem penyimpanan arsip konvensional:
1. Berjamur
Sebagaimana sifat alamiah kertas, dokumen cetak dapat berjamur jika kelembapan udara di dalam lemari atau gudang penyimpanan tidak dikondisikan dengan baik. Kertas yang disimpan terlalu lama juga dapat menyebabkan tumbuhnya jamur, terlebih jika disimpan dalam ruangan yang lembab. Padahal tumbuhnya jamur dapat merusak kertas dan pada akhirnya menghambat pemanfaatan dokumen pada masa mendatang.
2. Tinta luntur
Jamur bukanlah satu-satunya ancaman yang dapat merusak dokumen penting perusahaan. Tetesan atau rembesan air karena kebocoran atap bangunan juga dapat menjadi masalah besar karena menyebabkan lunturnya tinta kertas dan tulisannya sulit dibaca.
3. Dimakan rayap dan tikus
Rayap dan tikus juga seringkali membuat dokumen yang disimpan di gudang rusak dan berlubang atau sobek. Hal ini tentu membuat informasi penting yang ada di dalam dokumen tidak dapat dibaca kembali.
4. Kerusakan oleh bencana
Gudang yang kebanjiran atau kebakaran juga menjadi salah satu ancaman serius karena dapat merusak dokumen secara masif dalam waktu cepat. Hal-hal seperti ini seringkali tidak diantisipasi padahal dapat terjadi kapan saja tanpa disadari.
5. Hilang atau terselip
Cara penyimpanan arsip secara manual di dalam gudang sangat rentan dengan resiko kehilangan atau terselip. Apabila karyawan mengambil dokumen dan lupa atau tidak meletakkan kembali ke lokasi semula, semakin besar peluang dokumen terselip. Lebih buruknya, jika dokumen kemudian justru ditemukan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kelalaian dalam menyimpan dokumen dapat membuka peluang penyalahgunaan sekaligus menyebabkan sulitnya menemukan dokumen kembali ketika diperlukan.
Digitalisasi Arsip, Solusi Penyimpanan Arsip yang Awet dan Aman
Perkembangan teknologi telah menawarkan alternatif penyimpanan arsip secara digital. Digitalisasi arsip semakin populer diterapkan di berbagai sektor industri. Sistem penyimpanan arsip digital juga dapat menjadi solusi penyimpanan arsip bagi perusahaan migas yang lebih awet dan aman. Berikut alasan mengapa arsip digital dapat menjadi solusi penyimpanan yang lebih efektif bagi perusahaan migas:
1. Dokumen terbebas dari kerusakan dokumen
Berbagai risiko kerusakan dokumen kertas yang sudah dijelaskan di atas disebabkan karena faktor serangga atau hama, cuaca, suhu, hingga bencana. Karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk digital, berbagai risiko kerusakan yang dapat terjadi pada arsip kertas dapat diminimalisir. Itulah sebabnya, digitalisasi dapat menjadi solusi penyimpanan arsip karena terbebas dari pelapukan, jamur, hama, ataupun kerusakan lainnya yang dapat terjadi pada dokumen kertas.
2. Akses terhadap dokumen dapat dikelola sesuai kewenangan
Meskipun dengan arsip digital dokumen dapat lebih mudah diakses, bukan berarti keamanan dokumen justru menjadi rentan. Digitalisasi justru dapat menjadi solusi penyimpanan arsip yang aman untuk perusahaan migas. Alasannya, karena sistem digitalisasi arsip ada yang dilengkapi dengan sistem keamanan untuk mengatur siapa-siapa saja yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan, seperti PrimaDoc.
3. Dokumen dilindungi sistem enkripsi yang menyulitkan akses ilegal
Arsip digital yang tersimpan di dalam PrimaDoc juga dilengkapi dengan sistem enkripsi data. Enkripsi merupakan fitur keamanan yang akan mengacak informasi di dalam dokumen jika dibuka secara paksa atau ilegal. Hal ini dapat menjadi solusi penyimpanan arsip untuk melindungi informasi penting dalam dokumen perusahaan migas.
Pelajari lebih banyak tentang fitur-fitur penyimpanan arsip digital PrimaDoc dan hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)
