Kurangi Kerugian dengan Optimalkan Pengelolaan Dokumen Digital
Pengelolaan dokumen digital merupakan kunci dari keberhasilan perusahaan migas untuk mengurangi kerugian akibat distribusi informasi yang kurang akurat. Apalagi mengingat industri migas memiliki tingkat kompleksitas informasi yang cukup tinggi, tentunya bias informasi yang sedikit saja dapat mempengaruhi proses produksi dan juga bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, sudah saatnya Anda pun bertransformasi dengan mengadopsi konsep pengelolaan dokumen digital. Jika Anda masih ragu, maka Anda perlu mengetahui alasan di balik pentingnya penggunaan dokumen yang didukung oleh teknologi informasi. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Dampak Bias Informasi bagi Perusahaan Migas
Perlu Anda ketahui, tampilan data yang tidak akurat telah mempengaruhi pembuatan kebijakan sebelumnya. Seperti yang dilansir dari Tribunnews, Badan Pusat Statistik menyebutkan terjadi penyimpangan data pangan yang dimiliki pemerintah pada tahun 2018 yang lalu. Akibat dari hal tersebut juga tidak main-main, karena mengakibatkan kesalahan pada perhitungan pendapatan yang menurun hingga 30% pada produksi beras.
Dampak ini tentunya juga dapat dirasakan oleh industri migas, khususnya jika pengelolaan dokumen digital tidak dimulai sedini mungkin. Setidaknya ada tiga dampak yang akan terjadi tanpa adanya dukungan teknologi untuk pemrosesan dokumen, yaitu:
1. Proses produksi di lapangan yang terhambat
Mengingat kompleksitas informasi yang dibutuhkan oleh setiap site project, tentunya informasi yang cepat sangat dibutuhkan agar proses produksi berlangsung dengan lancar. Tanpa adanya dukungan aplikasi pemrosesan dokumen seperti Document Management System (DMS), tentunya hal tersebut lebih sulit tercapai.
2. Risiko hilangnya informasi yang lebih tinggi
Selain proses produksi yang terhambat, tanpa adanya pengelolaan dokumen digital, nantinya keamanan dokumen yang dibutuhkan juga ikut menurun. Baik itu karena faktor internal seperti kelalaian, SOP pengembalian dokumen yang kurang jelas, hingga faktor eksternal seperti tingkat kelembaban yang menyebabkan tumbuhnya jamur atau juga bencana alam yang datangnya tidak terduga.
3. Penurunan produktivitas pegawai
Pencarian informasi yang memakan waktu juga dapat menyebabkan menurunnya produktivitas kerja dari setiap pegawai perusahaan migas. Jika dibiarkan berlarut-larut tanpa adanya solusi pengelolaan dokumen digital, hal ini juga berpotensi mengakibatkan peningkatan stres yang dapat berdampak buruk bagi operasional bisnis Anda.
Alasan Penting Di Balik Pengelolaan Dokumen Digital
Selain mengetahui tentang dampak akibat tidak adanya pengelolaan dokumen digital pada perusahaan migas, Anda juga perlu mengetahui alasan mengapa solusi berbasis teknologi seperti aplikasi DMS sangat penting untuk dipertimbangkan. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Menciptakan transparansi
Perusahaan migas memerlukan transparansi agar informasi yang disajikan lebih akurat, khususnya bagi pegawai yang bertugas di lapangan.
Selain itu, pengaruh transparansi data dengan adanya pengelolaan dokumen digital juga menjadi tanggung jawab perusahaan bagi investor dan juga masyarakat, karena industri migas cukup vital bagi ekonomi dalam negeri.
2. Efisiensi pengelolaan dokumen
Pengelolaan dokumen digital juga memungkinkan terwujudnya efisiensi pada proses kearsipan perusahaan migas yang Anda kelola. Dengan terciptanya efisiensi dan juga efektivitas pada operasional bisnis, nantinya Anda akan dapat menciptakan otomasi sistem yang memungkinkan proses produksi berjalan secara independen.
Meskipun begitu, Anda tetap mampu menjalankan fungsi pengawasan dengan adanya aplikasi pengelolaan arsip seperti Document Management System (DMS), karena seluruh informasi dapat dipantau langsung secara online.
3. Menjaga kredibilitas perusahaan
Kehadiran aplikasi pengelolaan dokumen digital juga menjadi bukti bahwa Anda benar-benar mengelola informasi yang dimiliki secara profesional. Dengan begitu, kredibilitas perusahaan migas yang Anda kelola tetap terjaga di depan publik.
Apalagi mengingat kredibilitas berperan penting pada citra perusahaan. Jika hal tersebut sampai dirusak akibat pengelolaan dokumen yang kurang profesional, tentunya masa depan perusahaan Anda akan ikut terancam.
Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir jika belum memiliki sistem pengelolaan dokumen digital sendiri. Anda dapat mempercayakan pengelolaannya pada PrimaDoc, vendor kearsipan yang telah terbukti kualitasnya karena telah mengantongi bukti kelulusan ISO 9001 sebagai bukti pelayanan yang prima.
Saat ini, PrimaDoc memiliki solusi aplikasi web based yang dapat Anda manfaatkan sebagai Document Management System yang dilengkapi dengan berbagai fitur lengkap untuk membantu perusahaan migas dalam mengoptimalkan penggunaan dokumen.
Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga dapat Anda gunakan untuk mengurangi potensi kerugian yang diakibatkan oleh informasi yang kurang akurat.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
