Pilah Dokumen dan Arsip Sebelum Melakukan Digitalisasi Arsip

Sebelum melakukan digitalisasi arsip, jangan lupa untuk pilah dokumen dan arsip yang dimiliki, karena hal tersebut dapat memudahkan pekerjaan bagian kearsipan. Selain itu, pemilahan sebelum digitalisasi arsip juga penting dilakukan untuk mengetahui mana saja dokumen yang perlu diubah dalam format digital, mana pula yang sudah dapat dimusnahkan.

Mengingat pentingnya hal tersebut, maka Anda perlu mengetahui tentang fungsi memilah dokumen. Jangan sampai Anda salah langkah dan melakukan kesalahan yang berakibat fatal. Lalu, apa saja fungsi pemilahan sebelum digitalisasi arsip? Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Mengenal Daur Hidup Arsip dan Dokumen

Sebelum pilah dokumen dan arsip, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang daur hidup (life cycle of records) dari setiap dokumen yang dimiliki. Dengan begitu, Anda dapat lebih mudah melakukan pemilahan sebelum digitalisasi arsip. Adapun daur hidup dokumen dan arsip dapat terbagi menjadi beberapa proses, yaitu:

• Penciptaan atau penerimaan, merujuk pada proses diciptakan atau diterimanya dokumen dan arsip, yang dapat didistribusikan antar departemen atau luar perusahaan.

• Penggunaan, yaitu fungsi dokumen dan arsip yang digunakan sebagai alat pengambilan keputusan, referensi, dokumentasi untuk menjawab pertanyaan, atau juga sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan.

• Penyimpanan dan penyusutan, merupakan kegiatan untuk menjaga dokumen dan arsip yang masih memiliki nilai guna hingga habis masa retensinya, berlaku untuk arsip fisik maupun digital.

• Pemusnahan dokumen, setelah masa retensi atau penyusutan habis, maka dokumen dan arsip wajib dimusnahkan dengan cara yang benar. Pada tahap ini, proses pemilahan sebelum digitalisasi arsip penting untuk dilakukan.

Fungsi Pemilahan sebelum Digitalisasi Arsip

Setelah mengetahui daur hidup dokumen dan arsip, kini Anda perlu mengetahui pula fungsi dari pemilahan sebelum digitalisasi arsip. Pada dasarnya, proses pilah dokumen dan arsip perlu Anda lakukan untuk setiap arsip yang dimiliki, baik yang termasuk dalam kategori arsip aktif (memiliki nilai guna) maupun arsip inaktif (sudah habis masa gunanya).

Fungsi utama dari pemilahan dokumen sebelum proses digitalisasi arsip adalah:

• Menilai kelayakan dokumen dan arsip, agar Anda dapat menentukan skala prioritas dari arsip dan dokumen yang perlu diubah dalam format digital terlebih dahulu.

• Mengetahui masa retensi dokumen dan arsip, sehingga arsip yang telah habis masa retensinya tidak perlu lagi diubah dalam format digital, karena nilai gunanya pun telah habis.

• Mempermudah proses indexing digital, khususnya jika volume dokumen yang Anda miliki cukup tinggi, maka proses pilah dokumen dan arsip dapat membantu staf digitalisasi arsip dalam menyusun dokumen berdasarkan kategori tertentu, baik nama, tanggal, dan lainnya.

• Mempersingkat waktu digitalisasi arsip, karena setiap dokumen dan arsip telah dipilah terlebih dahulu, waktu yang dibutuhkan untuk alih media pun jadi lebih cepat dan efisien.

• Mengurangi risiko kehilangan, merupakan fungsi yang krusial dalam pemilahan sebelum digitalisasi arsip, untuk memastikan agar semua dokumen tetap aman dan informasi yang terdapat di dalamnya masih dapat terbaca.

Langkah Selanjutnya setelah Pemilahan Dokumen

Setelah proses pilah dokumen dan arsip selesai, maka langkah selanjutnya adalah proses digitalisasi arsip. Biasanya ada 2 cara yang digunakan sebuah organisasi untuk alih media, yaitu digitalisasi bersama staf internal atau juga mempercayakan digitalisasi arsip kepada pihak ketiga (vendor).

Digitalisasi arsip dengan bantuan pihak ketiga umumnya dilakukan perusahaan atau instansi pemerintahan yang tidak memiliki sumber daya manusia (SDM) dan teknologi yang memenuhi syarat. Oleh karena itu, bantuan vendor digitalisasi arsip sangatlah dibutuhkan. Jika Anda termasuk ke dalam kategori yang tidak memiliki SDM, teknologi, atau juga waktu untuk digitalisasi arsip setelah proses pilah dokumen dan arsip selesai, percayakan saja prosesnya pada PrimaDoc!

PrimaDoc menawarkan solusi digitalisasi atau alih media arsip yang telah dipercaya oleh banyak organisasi, mulai dari perusahaan swasta hingga instansi pemerintahan. Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi aplikasi khusus berbasis website yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen digital. Jadi, proses penemuan kembali informasi yang dibutuhkan juga menjadi lebih mudah.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi digitalisasi arsip dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga dan temukan solusi kearsipan terpadu yang Anda butuhkan! (Pradana)