Peran DMS dalam Pemeliharaan Arsip Vital Perusahaan

Document Management System (DMS) merupakan teknologi yang memungkinkan pengelolaan arsip secara digital. Cara ini mampu menggantikan metode pengelolaan arsip konvensional yang selama ini dilakukan dengan dokumen berbentuk cetak. Peran DMS sangat penting bagi pengelolaan arsip perusahaan, salah satunya dalam melindungi arsip vital dari berbagai risiko kerusakan.

Mengapa Butuh DMS?

Arsip vital merupakan dokumen yang berhubungan dengan aspek legalitas, hak, kewajiban serta aset-aset milik perusahaan. Oleh karena isinya tersebut, arsip vital menjadi dokumen yang sangat strategis. Terlebih, arsip vital merupakan jenis dokumen yang tidak dapat dibuat ulang maupun digantikan dengan dokumen lain ketika rusak atau hilang. Sebab itu, arsip vital yang sangat strategis fungsinya bagi perusahaan perlu dipelihara dengan baik agar tidak rusak ketika disimpan dalam jangka waktu yang lama. 

Masalahnya, sebagian informasi pada arsip vital justru sering dibutuhkan dalam operasional bisnis sehari-hari. Hal ini membuat arsip vital sering diambil dari ruang penyimpanannya, yang pada akhirnya membuatnya rentan rusak, terselip hingga hilang. Sama seperti buku yang sering dibaca, maka akan lebih cepat rusak dibandingkan buku yang tetap tersimpan dan terawat dengan baik. Disisi lain, kebutuhan akses informasi mengharuskan arsip vital harus diambil dari tempat penyimpanannya secara berulang.

DMS dapat menjadi solusi bagi masalah itu. Peran DMS dalam menyediakan ruang bagi arsip vital untuk disimpan, diakses dan dikelola lebih lanjut secara digital mampu menjadi alternatif pengelolaan arsip vital yang aman meskipun kebutuhan akses informasinya tinggi.

Namun, untuk dapat mengelola arsip secara digital, terlebih dulu harus dilakukan alih media arsip. Alih media arsip merupakan proses mengubah dokumen cetak menjadi file digital, salah satunya dengan menggunakan metode scanning seperti yang dimiliki layanan kearsipan PrimaDoc.

Bagaimana DMS Mampu Menjaga Kondisi Arsip Vital

Alih media arsip tidak serta merta meniadakan arsip asli cetaknya. Meskipun peran DMS memungkinkan pengelolaan arsip vital dilakukan secara digital, dokumen cetak yang asli akan tetap disimpan di gudang penyimpanan. Dokumen digital hasil alih media ini nantinya akan digunakan dalam kebutuhan akses informasi sehari-hari. Dengan begitu, intensitas untuk mengakses arsip vital yang asli dapat diminimalisir.

Meskipun karyawan maupun manajemen terus mengakses dan membaca informasi pada arsip vital setiap hari, hal tersebut tidak akan mempengaruhi kondisi arsip asli. Alasanya tentu karena akses informasi harian dilakukan ke arsip duplikasinya yang berbentuk digital.  Artinya, selama proses penggunaan, arsip versi cetak (asli) tidak terpengaruh kondisinya dan akan awet untuk jangka waktu yang lebih lama. Di sinilah pentingnya peran DMS dalam mendigitalisasi arsip vital perusahaan.

Peran DMS Terhadap Produktivitas Kerja

Selain mampu melindungi arsip vital dari berbagai risiko kerusakan, DMS juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan melalui efisiensi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip. Berikut beberapa peran DMS dalam peningkatan produktivitas karyawan:

1. Integrasi data

DMS dapat mengintegrasikan data pada seluruh unit/departemen bisnis. Peran DMS dalam menciptakan data yang terintegrasi akan meningkatkan efektivitas koordinasi melalui pertukaran data dan informasi yang cepat dan realtime.

2. Akses yang mudah

Arsip digital dapat diakses melalui perangkat komputer yang ada di meja kerja karyawan maupun manajemen. Anda tidak lagi harus pergi ke gudang arsip hanya untuk mengambil sebuah dokumen.

3. Mencari dokumen cepat

Peran DMS juga dapat dirasakan pada kemudahan mencari dokumen atau bahkan data yang dibutuhkan. Karyawan tidak perlu memilah-milah tumpukan arsip di gudang penyimpanan, atau membaca lembar demi lembar halaman arsip hanya untuk menemukan sebuah informasi. Dengan DMS, dokumen maupun data dapat ditemukan secara mudah dan cepat dengan adanya fitur pencarian.

4. Berbagi dokumen mudah

Selain memudahkan akses, peran DMS juga mampu memudahkan proses berbagi dokumen. Anda dapat membagikan hak akses atas suatu dokumen kepada rekan kerja, manajemen, karyawan, atau partner bisnis melalui aplikasi DMS.

DMS PrimaDoc dapat menjadi solusi yang tepat dalam memelihara arsip vital perusahaan secara digital. DMS PrimaDoc memungkinkan pengelolaan arsip yang lebih aman dan efisien dibandingkan metode pengelolaan arsip konvensional. Tersedia juga layanan alih media arsip dengan tetap menjaga kondisi arsip vital asli dalam kondisi prima. Jadi, tidak perlu ragu lagi, segera rencanakan implementasi DMS PrimaDoc untuk memelihara arsip vital perusahaan dengan lebih baik. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)