Pentingnya PP 88/1999 Dalam Pengalihan Dokumen Perusahaan
Tahukah Anda, alih media arsip sangatlah dibutuhkan agar dokumen yang dimiliki tidak mengalami kerusakan dan juga kehilangan. Hal ini juga dituangkan pemerintah melalui Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi Presiden Republik Indonesia.
Meskipun begitu, peraturan tentang alih media arsip ini belum diketahui oleh banyak perusahaan. Padahal keberadaan alih media yang tidak tepat dapat berakibat pada hilangnya dokumen yang Anda butuhkan. Apa saja sebenarnya isi peraturan ini? Sepenting apa penerapan ini pada perusahaan? Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Mengenal PP Nomor 88 Tahun 1999
Untuk lebih memahami pentingnya alih media arsip, Anda perlu mengenal terlebih dahulu tentang apa sebenarnya ketentuan yang dibahas dalam PP Nomor 88 Tahun 1999. Pada peraturan ini terkandung beberapa peraturan yang menjelaskan tentang tata cara yang tepat untuk melakukan alih media arsip, baik itu dalam format mikrofilm maupun format lainnya.
Pasal 2 PP Nomor 88 Tahun 1999 menjelaskan, “setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media lainnya.” Oleh karena itu, jika perusahaan yang Anda kelola berencana untuk melakukan alih media arsip dan ingin menggunakan vendor (pihak ketiga) untuk digitalisasi arsip, maka peraturan ini sangat penting untuk Anda ketahui.
Tata Cara Alih Media Arsip sesuai Peraturan Pemerintah
Setelah mengetahui apa sebenarnya yang dibahas pada PP Nomor 88 Tahun 1999, selanjutnya Anda perlu mengetahui cara yang tepat untuk pengalihan proses alih media arsip pada pihak ketiga yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Adapun peraturan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pasal 5
Pada pasal 5, terdapat poin penting yang menjelaskan bahwa pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dari arsip perusahaan yang telah dialihkan ke dalam format mikrofilm atau media digital lainnya, khususnya jika dokumen tersebut masih memenuhi beberapa kriteria, yaitu:
- Mempunyai kekuatan pembuktian otentik
- Mengandung kepentingan hukum tertentu
2. Pasal 6
Selain menyimpan arsip, Anda juga perlu mengetahui hal yang perlu diketahui sebelum melakukan proses alih media arsip. Adapun pada pasal 6 disebutkan tentang faktor yang diperhatikan, yaitu:
- Sebelum melakukan proses alih media arsip pada pihak ketiga, perusahaan Anda wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
- Pimpinan perusahaan juga dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.
- Pimpinan perusahaan dapat menetapkan atau menunjuk penanggung jawab pada lingkungan perusahaan yang bersangkutan untuk meneliti dan juga menetapkan dokumen perusahaan yang perlu melalui proses alih media arsip.
3. Pasal 10
Pasal 10 membahas tentang kriteria yang harus dipenuhi dalam alih proses media arsip, meliputi:
- Proses alih media arsip dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan yang tepat, sehingga hasil pengalihan sesuai dengan informasi pada arsip dokumen asli yang dialihkan.
- Dalam pengalihan dokumen, pimpinan atau pejabat perusahaan yang Anda kelola wajib ditunjuk untuk menjamin keamanan proses pengalihan, sehingga informasi yang tercantum di dalam mikrofilm atau media penyimpanan lainnya tetap sama, media penyimpanan tetap terjaga dengan baik, serta dokumen yang disimpan dapat dicetak kembali pada media kertas atau media cetak lainnya.
4. Pasal 11
Jika Anda berencana untuk mengalihkan proses alih media arsip pada pihak ketiga, kriteria mengenai perusahaan vendor penyedia jasa alih media arsip yang dapat Anda pilih tercantum pada pasal 11, dengan ketentuan sebagai berikut:
- Wajib memiliki badan hukum, sehingga dapat dipertanggung jawabkan di mata hukum.
- Memperoleh izin usaha, sehingga dapat beroperasi sesuai dengan standar kualitas tertentu.
Itulah tadi penjelasan mengenai pentingnya mengetahui PP Nomor 88 Tahun 1999. Bagi Anda yang membutuhkan jasa alih media arsip, maka PrimaDoc dapat menjadi pilihan yang tepat. PrimaDoc menyediakan solusi satu atap untuk semua kebutuhan kearsipan Anda, dengan jaminan kualitas berupa sertifikasi ISO 9001 untuk kualitas pelayanan yang melebihi ekspektasi klien.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang alih media arsip dan solusi lainnya dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga dan temukan solusi kearsipan yang tepat bagi perusahaan Anda! (Pradana)
