Apa Definisi Dokumen Perusahaan Menurut UU No 8 Tahun 1997?

Dalam praktik bisnis yang dilakukan pada wilayah hukum Indonesia, keberadaan dokumen perusahaan yang diatur dengan baik mutlak dibutuhkan. Sayangnya, masih belum semua orang mengetahui dengan pasti, manakah yang termasuk dalam definisi dokumen perusahaan mana pula yang bukan. Padahal pengetahuan mengenai dokumen perusahaan sangatlah dibutuhkan, mengingat pembuatannya pun dapat dijadikan bukti hukum yang diakui undang-undang.

Di sisi lain, dokumen perusahaan juga terbilang penting karena berisi catatan dari setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan. Oleh karena itu, dokumen ini juga bermanfaat untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan strategis bagi operasional bisnis. Contohnya, dengan memanfaatkan data penjualan tertinggi pada laporan keuangan manajer marketing dapat menentukan strategi yang tepat untuk pemasaran atau juga digunakan oleh manajer produksi untuk menentukan produk mana yang butuh untuk diproduksi lebih banyak.

Lantas, apa sebenarnya definisi yang tepat menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan? Untuk memahami lebih lanjut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu UU Nomor 8 Tahun 1997?

Perlu Anda ketahui Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 merupakan instrumen hukum yang dikeluarkan oleh Presiden Republik Indonesia yang secara khusus membahas tentang dokumen perusahaan. Di dalamnya tercantum berbagai peraturan dan juga pedoman dalam pembuatan, penyimpanan, hingga pemusnahan dokumen yang dimiliki perusahaan, baik itu perusahaan swasta maupun badan usaha milik negara/daerah.

Sebagai informasi untuk Anda, di dalamnya terdapat 6 bab dan 31 butir pasal yang perlu Anda ketahui, sehingga tidak salah langkah dalam menentukan cara yang tepat dalam mengelola dokumen perusahaan. Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 disahkan oleh Presiden Soeharto pada 24 Maret 1997 dan masih digunakan hingga saat ini.

Definisi Dokumen Perusahaan Menurut UU Nomor 8 Tahun 1997

Tahukah Anda, menurut pasal 1 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 disebutkan bahwa yang termasuk ke dalam definisi dokumen perusahaan adalah catatan, data, dan/atau keterangan yang dibuat atau diterima perusahaan dan berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan operasional bisnis yang dimiliki. Dokumen tersebut dapat berupa catatan tertulis, dicetak pada media kertas, dan juga media lainnya yang dapat dibaca, didengar, dan/atau didengar.

Oleh karena itu, merujuk pada pasal yang disebutkan di atas, dokumen perusahaan tidak hanya dapat berbentuk dokumen tertulis saja, tapi juga rekaman video dan juga suara yang dapat digunakan sebagai bukti hukum yang jelas.

Jenis Dokumen Perusahaan Menurut UU Nomor 8 Tahun 1997

Selain membahas tentang definisi dokumen perusahaan, Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 juga membahas tentang apa saja jenis dokumen yang diakui oleh negara. Menurut pasal 2 dan 3 disebutkan bahwa yang termasuk dalam kategori dokumen perusahaan adalah:

 

• Dokumen keuangan, yang terdiri dari bukti pembukuan, catatan, serta data pendukung administrasi keuangan lainnya yang berfungsi untuk menunjukkan adanya bukti hak dan kewajiban serta kegiatan usaha dari perusahaan yang dikelola.

• Dokumen lainnya, merupakan dokumen yang tidak berhubungan dengan keuangan, tetapi memiliki fungsi atau kegunaan bagi kegiatan perusahaan.

 

Kewajiban Perusahaan Menurut UU Nomor 8 Tahun 1997

Setelah mengetahui definisi dan juga jenis dokumen perusahaan, Anda juga perlu mengetahui apa saja kewajiban perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen yang dimiliki. Menurut pasal 8 ayat (1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 disebutkan bahwa setiap perusahaan diwajibkan untuk melakukan pencatatan.

Yang dimaksud dengan pencatatan adalah segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, baik itu pembuatan neraca tahunan, rekening, perhitungan rugi laba, hingga jurnal transaksi harian harus dicatat dengan jelas dan tersimpan dengan baik.

Selain itu, pada pasal 13 juga disebutkan bahwa perusahaan yang membuat dokumen yang telah disebutkan di atas harus melakukan legalisasi (atau dikenal dengan sebutan otentikasi), khususnya bagi dokumen yang akan dialih media dalam format lain seperti mikrofilm, CD, dan media penyimpanan digital lainnya.

Jadi, sudah jelas bahwa dokumen perusahaan tidak dapat Anda kelola secara asal-asalan. Jangan sampai kehilangan atau kerusakan dokumen terjadi, yang dapat mengakibatkan sanksi pidana atau perdata yang memberatkan perusahaan dan juga staf kearsipan. Untuk menghindarinya, Anda dapat melakukan digitalisasi arsip atau dokumen dengan menggunakan vendor penyedia solusi kearsipan terpercaya seperti PrimaDoc.

PrimaDoc menyediakan berbagai solusi kearsipan sesuai kebutuhan Anda, mulai dari alih media arsip, konsultasi masalah kearsipan, hingga perbaikan arsip. Dengan biaya yang lebih kompetitif, segala kebutuhan kearsipan Anda pun dapat dipenuhi. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)