Pentingnya Perangkat Sistem Manajemen Mutu untuk Kualitas dan Efisiensi Bisnis Anda

Perlukah perusahaan memiliki perangkat sistem manajemen mutu? Pelajari selengkapnya untuk meningkatkan kualitas pelayanan hingga produk bisnis Anda.

Apa yang terjadi ketika bisnis yang Anda rintis ternyata memiliki kualitas yang tidak konsisten? Klien maupun konsumen Anda tentu akan beralih ke brand lain untuk memenuhi ekspektasi kualitas dari produk yang dibelinya. Tak hanya itu, investor pun enggan untuk mempercayakan perusahaan Anda untuk mengelola dana mereka. 

Lalu apa yang dibutuhkan untuk menjamin kualitas jasa dan produk demi memenangkan kepercayaan publik? Memiliki perangkat sistem manajemen mutu adalah kuncinya. 

Apa itu perangkat sistem manajemen mutu?

Dalam menyediakan jasa atau memproduksi barang dari bahan baku, tentu perusahaan ingin kualitasnya dapat terjamin dan konsisten untuk dapat dianggap profesional. Untuk menjamin hal tersebut, dibutuhkan sebuah standar yang dapat menjadi acuan di dalam segala aspek kegiatan bisnis tersebut, mulai dari standar operasional pegawai, hingga standar baku mutu di dalam proses pengolahan bahan hingga menjadi produk siap pakai. 

Standar ini dapat dicapai dengan memiliki perangkat sistem manajemen mutu, perangkat yang berisi komponen yang membantu perusahaan untuk memastikan seluruh tahap dan pengerjaan dilakukan dengan baik dan sesuai standar. Terdapat tiga hal yang menjadi komponen yang terlibat di dalamnya, yaitu perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan jaminan mutu. Perangkat sistem manajemen mutu yang umum digunakan saat ini adalah ISO 9001. 

ISO 9001 sendiri merupakan standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk manajemen mutu perusahaan. Dengan memenuhi standar ISO 9001 dan mengambil sertifikasi untuk perusahaan Anda, perusahaan Anda telah memberikan jaminan kualitas dan kepercayaan kepada calon konsumen, investor, maupun perusahaan mitra. 

Mengapa perangkat sistem manajemen mutu penting bagi perusahaan?

Sebelumnya telah ditungkit beberapa poin mengenai pentingnya memiliki perangkat sistem manajemen mutu. Berikut poin lainnya yang perlu Anda ketahui:

1. Memastikan produk dan layanan memenuhi standar kualitas 
2. Mendukung tercapainya kepuasan dan kesetiaan pelanggan
3. Meningkatkan efektivitas kinerja pegawai
4. Efisiensi penggunaan energi dan waktu 
5. Mengurangi hambatan pengelolaan  dan pemborosan
6. Meningkatkan konsistensi operasional
7. Membuka peluang untuk terus mengembangkan produk dan layanan, serta memperluas pasar
8. Meningkatkan pendapatan
9. Meningkatkan produktivitas dan menguatkan organisasi.

Setelah mengetahui manfaat perangkat sistem manajemen mutu, Anda mungkin semakin termotivasi untuk segera mempersiapkan penerapannya. Namun, terdapat satu hal yang perlu diperhatikan sebelum memulai prosesnya. Hal apakah itu?

Manajemen dokumen yang baik sebagai langkah persiapan awal perangkat sistem manajemen mutu

Untuk memiliki dan mengimplementasikan perangkat sistem manajemen mutu, terdapat proses audit dan proses lainnya yang membutuhkan dokumentasi dan manajemen kearsipan yang baik sebagai dasar evaluasi, asesmen, dan pelaporan. Sudahkah Anda memilikinya?

Manajemen dokumen dan arsip perusahaan dapat mulai dikelola secara terorganisir dengan memperkuat tim administrasi dan kearsipan, baik dengan cara memberikan pelatihan yang mampu meningkatkan keterampilan, maupun membentuk tim khusus. Keduanya memang memerlukan proses dan waktu yang tak singkat, tetapi cara ini perlu dilakukan perusahaan demi mewujudkan standardisasi yang baik. 
Cara lain yang dapat menjadi pertimbangan adalah dengan menggunakan jasa tata kelola kearsipan dari penyedia jasa profesional seperti PrimaDoc yang telah tersertifikasi ISO 9001 dan sumber daya yang tersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Opsi ini terbilang paling efektif dan efisien dari segi proses dan waktu, sehingga sumber daya manusia (SDM) perusahaan dapat difokuskan pada persiapan lain yang akan dilakukan setelahnya. Untuk mengetahui opsi mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan perusahaan Anda, segera konsultasikan dengan tim PrimaDoc dan dapatkan solusi yang tepat.