Pelihara Arsip Polis dengan Pengelolaan Arsip yang Tepat
Pengelolaan arsip polis merupakan salah satu masalah yang masih sering dihadapi oleh perusahaan asuransi, karena tidak semua perusahaan dilengkapi dengan sistem pengelolaan arsip yang tepat. Padahal keberadaan sistem ini dapat menunjang kinerja dan efektivitas distribusi dokumen, baik untuk antar departemen atau yang berhubungan dengan pemegang polis.
Lantas, bagaimana sebenarnya cara yang tepat dalam pengelolaan arsip polis? Untuk mengetahui lebih lanjut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Pengelolaan Arsip Polis?
Sebelum Anda mengenal lebih jauh mengenai cara yang tepat dalam pengelolaan arsip polis, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu pengertiannya. Secara sederhana, pengelolaan arsip dapat diartikan sebagai segala kegiatan yang berhubungan dalam menjaga keutuhan informasi yang terkandung di dalam setiap dokumen yang diproduksi oleh sebuah organisasi. Sementara itu, polis (atau polis asuransi) adalah sebuah dokumen yang berfungsi sebagai bukti perjanjian tertulis antara perusahaan asuransi sebagai penanggung dengan nasabah selaku pengguna layanan asuransi (tertanggung).
Dengan demikian, maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip polis adalah kegiatan untuk menjaga keutuhan informasi yang terdapat di dalam dokumen polis untuk menjaga perjanjian antara perusahaan asuransi dengan tertanggung. Oleh karena itu, keberadaan sistem yang tepat sangat penting untuk menunjang pengelolaannya.
Mengapa Arsip Polis Perlu Dikelola dengan Baik?
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dokumen atau arsip polis memuat sejumlah informasi mengenai perjanjian antara perusahaan asuransi dengan nasabah. Di dalamnya terdapat beberapa informasi penting, mulai dari data diri nasabah, jumlah premi setiap bulan, hingga cakupan layanan yang dihadirkan bagi nasabah.
Sementara itu, beberapa alasan yang melandasi pentingnya pengelolaan arsip polis terkait dengan fungsi arsip dokumen polis itu sendiri, yaitu:
- Menjadi bukti tertulis yang diakui hukum
Bagi perusahaan asuransi yang Anda kelola, arsip dokumen polis adalah bukti tertulis atas jaminan yang diberikan kepada kepada nasabah, dalam bentuk pembayaran ganti rugi yang sewaktu-waktu dialami oleh pemegang polis. Dokumen ini pun sah di mata hukum, sehingga dapat menjadi bukti peradilan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
- Bukti otentik untuk menolak ganti rugi
Tentunya perusahaan asuransi juga membutuhkan cash flow yang lancar. Dengan adanya pengelolaan arsip polis yang tepat, Anda dapat menghindari kecurangan atas penggantian ganti rugi yang diajukan oleh pemegang polis. Apalagi jika ternyata kejadian yang dialami nasabah selaku pemegang polis tidak termasuk dalam cakupan layanan, maka keberadaan arsip polis dapat menjadi bukti yang sah untuk menolak ganti rugi.
- Menjadi alat bukti pembayaran premi
Setiap bulannya, nasabah diharuskan untuk membayar sejumlah uang sesuai dengan jumlah tanggungan premi. Dengan adanya pengelolaan arsip polis, tentunya pencarian dokumen terkait polis menjadi lebih mudah, sehingga polis tersebut dapat berfungsi pula sebagai bukti atas pembayaran premi bulanan.
Memilih Vendor Pengelolaan Arsip Polis
Setelah mengetahui tentang fungsi arsip polis dan juga hubungannya dengan pengelolaan arsip, selanjutnya Anda pun perlu mengetahui tentang langkah yang tepat untuk memilih vendor pengelolaan arsip polis, baik untuk arsip fisik maupun digital.
Sebelum memilih vendor pengelolaan arsip, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, antara lain:
- Memastikan vendor memiliki izin usaha yang jelas, sehingga dapat layanan pengelolaan arsip polis yang dimiliki lebih terpercaya.
- Memiliki pengalaman dalam menangani perusahaan asuransi, mengingat tidak semua vendor berpengalaman dalam handling dokumen asuransi, Anda perlu memastikan agar vendor tersebut memiliki staf dengan pengalaman dalam pengelolaan arsip asuransi.
- Lulus uji sertifikasi ISO 9001, sebagai bukti atau garansi bahwa vendor tersebut dapat menghadirkan layanan kearsipan berkualitas yang melebihi ekspektasi klien.
- Dilengkapi teknologi terkini, khususnya jika Anda ingin melakukan pengelolaan arsip secara digital, maka vendor tersebut setidaknya harus memiliki aplikasi DMS yang dilengkapi sistem enkripsi terkini untuk menjamin keamanan informasi.
Masih bingung mencari vendor yang memenuhi kriteria di atas? Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan PrimaDoc sebagai vendor pengelolaan arsip polis yang terpercaya.
PrimaDoc dilengkapi dengan aplikasi DMS berbasis web browser dengan keamanan tingkat tinggi untuk menjamin keamanan data Anda. Apalagi aplikasi tersebut dapat dibuka dari mana saja, tentunya monitoring arsip polis jadi lebih mudah dan efektif. Selain itu, PrimaDoc pun telah lulus uji sertifikasi ISO 9001 dan memiliki semua solusi bagi seluruh permasalahan kearsipan Anda.
Jadi, siap beralih menggunakan sistem pengelolaan arsip polis dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan solusi kearsipan yang Anda butuhkan! (Pradana)
