Pahami Urgensi Alih Media Dokumen Logistik!
Sudahkah Anda mempertimbangakn untuk melakukan alih media dokumen logistik agar seluruh informasi yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah? Jika belum, maka sekarang adalah saat yang tepat untuk melakukannya, karena era disrupsi teknologi telah menjadikan kehadiran arsip dokumen digital menjadi sebuah keharusan, bukan lagi pilihan.
Akan tetapi, apakah alih media dokumen logistik untuk perusahaan yang bergerak di jasa ekspedisi atau kargo memungkinkan? Untuk memahami lebih lanjut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Pentingnya Alih Media Dokumen Logistik
Mengapa sebenarnya alih media dokumen logistik dibutuhkan oleh perusahaan? Untuk memahami urgensi dari proses alih media bagi industri logistik, maka Anda perlu mengetahui beberapa alasan mengapa solusi ini sangat dibutuhkan, yaitu:
1.Pengelolaan arsip yang lebih efektif
Perusahaan logistik dikenal sebagai unit usaha yang memiliki kerumitan informasi yang cukup tinggi, khususnya karena memiliki banyak cabang di berbagai wilayah yang harus terintegrasi satu sama lain.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip digital yang didukung oleh solusi alih media dokumen logistik yang tepat sangatlah dibutuhkan. Dengan adanya solusi alih media, unit kearsipan dapat mengatur lalu lintas penggunaan dokumen di setiap cabang dengan lebih mudah.
Nantinya, alih media dokumen memungkinkan seluruh arsip dikelola secara terpusat, tetapi tetap dapat diakses oleh setiap cabang agar pemanfaatannya menjadi lebih efisien.
2. Sebagai upaya preservasi di unit pusat
Tugas unit kearsipan perusahaan logistik tidak hanya untuk mengelola dan menyimpan arsip dokumen saja, tetapi juga menyelamatkannya dari berbagai faktor eksternal yang dapat memicu kerusakan dokumen. Tentunya hal ini sulit dilakukan jika masih mengandalkan fungsi pengelolaan arsip konvensional, karena membutuhkan biaya yang tidak sedikit untuk preservasi arsip yang tersimpan.
Untuk itu, kehadiran solusi alih media dokumen logistik dapat menjadi penyelamat Anda dalam memenuhi upaya preservasi dokumen vital yang dimiliki. Dengan adanya solusi ini, unit kearsipan Anda dapat menyelamatkan dokumen fisik yang rentan dari bahaya kerusakan dengan mentransfernya dalam berbagai media, terutama penyimpanan pada server secara digital.
3. Menjawab tantangan masa depan
Di tengah era penggunaan big data yang semakin luas, tentunya perusahaan logistik juga tidak dapat bertahan dengan cara lama yang sama. Dengan adanya alih media dokumen logistik, nantinya basis data (database) yang Anda miliki dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis yang lebih cepat.
Tentunya hal ini sangat penting, karena kecepatan merupakan ‘jantung’ dari industri logistik, sehingga alih media dokumen logistik tidak lagi dapat menjadi alternatif semata, tetapi harus diimplementasi sedini mungkin.
Dokumen Logistik yang Memungkinkan untuk Dialih Media
Bagaimana jika ternyata Anda bingung harus memulai alih media dokumen logistik dari mana? Tidak perlu khawatir, karena Anda dapat melakukannya pada beberapa dokumen berikut ini:
1. Surat jalan ekspedisi dan pabrik
Perlu Anda ketahui, surat jalan merupakan dokumen penting yang dapat menjadi bukti otentikasi atas pengiriman kargo dari ekspedisi atau juga pabrik. Alih media dokumen logistik ini memungkinkan dilakukan, karena memang surat ini akan diserahkan kepada klien atau penerima.
2. Surat tanda terima barang (bill of lading)
Surat tanda terima barang (bill of lading) juga termasuk dalam jenis dokumen yang dapat dialih media, karena isinya memuat informasi mengenai tanda terima muatan barang di tangan klien, sebagai bukti dokumen kepemilikan barang dan juga kontrak pengangkutan, sehingga alih media dokumen logistik dibutuhkan agar dokumen ini dapat didistribusikan dengan cepat.
3. Berita acara serah terima (BAST)
BAST biasanya dibutuhkan untuk bukti penerimaan atas jasa yang telah diterima oleh klien. Oleh karena itu, dokumen ini dapat didigitalisasi agar distribusi informasi yang terkandung di dalamnya dapat dilakukan antara perusahaan logistik dengan klien dengan efisien, tanpa perlu pengiriman dokumen langsung yang tentunya memakan waktu terlampau banyak.
Bagaimana jika ternyata kita kebingungan dalam melakukan alih media dokumen logistik sendiri? Apalagi tidak semua perusahaan logistik memiliki sumber daya pengetahuan dan manusia yang tepat untuk melakukan alih media sendiri.
Jika hal tersebut terjadi, maka Anda tidak perlu khawatir. Saat ini, PrimaDoc menyediakan jasa alih media dokumen logistik yang terpercaya dan telah digunakan oleh banyak perusahaan. Buktinya, PrimaDoc telah menerima sertifikat ISO 9001 atas kualitas pelayanan prima yang dihadirkan.
Anda juga dapat mengatur spesifikasi alih media atau digitalisasi sesuai kebutuhan, sehingga biaya yang dikeluarkan jadi lebih terukur. Dukungan layanan lainnya pun lengkap, mulai dari aplikasi DMS untuk mengelola dokumen digital, preservasi arsip untuk membantu perawatan dokumen yang mulai rusak, hingga konsultasi kearsipan untuk membantu pembuatan SOP kearsipan perusahaan.
Tertarik mengetahui lebih lanjut tentang solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
