Mudahkan Akses Kearsipan Perbankan dalam Sistem yang Lebih Terpadu
Dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi era modern yang semakin terkoneksi, kehadiran sistem kearsipan perbankan terpadu sangatlah dibutuhkan. Apalagi mengingat Indonesia sebagai negara kepulauan yang terpisahkan lautan, maka kehadiran sebuah sistem informasi yang mampu menangani proses kearsipan secara terpusat dapat memperbaiki permasalahan terkait kecepatan data sharing dan akurasi informasi yang masih kerap terjadi.
Meskipun begitu, bukan berarti langkah untuk menghadirkan sistem kearsipan perbankan terpadu tidak memiliki tantangan sama sekali. Untuk itu, Anda perlu mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana sebenarnya sistem ini dapat memudahkan akses kearsipan bagi perusahaan maupun instansi pemerintahan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Sistem Kearsipan Perbankan Terpadu?
Untuk memahami lebih lanjut tentang sistem kearsipan perbankan terpadu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu pengertian dan juga fungsi dari sistem ini. Secara sederhana, dapat dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan sistem kearsipan perbankan adalah sebuah prosedur atau juga metode yang digunakan untuk pengelolaan arsip milik perusahaan perbankan atau institusi lainnya yang memiliki dokumen perbankan, baik itu arsip fisik maupun digital. Sementara itu, kata ‘terpadu’ dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) bersinonim dengan ‘terintegrasi’.
Dengan begitu, maka dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan perbankan terpadu merujuk kepada sebuah konsep yang digunakan oleh perusahaan yang memiliki dokumen perbankan fisik atau digital yang digunakan untuk mengelola informasi kearsipan secara terintegrasi atau terhubung antara satu lokasi dengan lokasi lainnya.
Fungsi Sistem Kearsipan Perbankan Terpadu
Perlu Anda ketahui, fungsi utama dari sistem kearsipan adalah untuk memudahkan identifikasi atau indexing dokumen yang diproduksi oleh sebuah organisasi, sehingga nantinya penemuan kembali informasi yang terkandung di dalamnya menjadi lebih mudah.
Hal ini juga serupa dengan sistem kearsipan perbankan terpadu, di mana sistem ini nantinya dapat mempermudah perusahaan perbankan untuk mengelola arsip yang dimiliki. Dengan begitu, setiap arsip yang dimiliki dapat melalui monitoring yang lebih ketat dan terukur. Sistem ini pun tidak hanya mempermudah penemuan kembali informasi semata, tetapi juga dapat membantu Anda dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang dibutuhkan untuk memusnahkan arsip inaktif sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Siapa yang Membutuhkan Sistem Kearsipan Perbankan Terpadu?
Pertanyaan ini tentunya akan terlintas bagi Anda yang belum sepenuhnya yakin dengan sistem yang terintegrasi. Ada beberapa organisasi yang sebenarnya membutuhkan sistem kearsipan perbankan terpadu, meliputi:
- Perusahaan dengan banyak cabang
Bagi perusahaan perbankan yang memiliki banyak cabang, tentunya Anda tidak dapat mengandalkan jasa ekspedisi fisik semata untuk berkirim dokumen perbankan. Cara konvensional ini cukup memakan waktu dan kurang efisien. Oleh karena itu, kehadiran sistem kearsipan perbankan terpadu mampu meningkatkan efisiensi dan juga efektivitas proses data sharing antar cabang.
- Perusahaan dengan volume dokumen yang tinggi
Kehadiran sistem kearsipan perbankan terpadu juga mampu menyelamatkan perusahaan yang memiliki jumlah dokumen yang sangat banyak dan cukup kompleks. Dengan adanya sistem ini, seluruh proses pengelolaan arsip dapat disimplifikasi, sehingga pencarian dokumen yang dibutuhkan untuk operasional bisnis perbankan yang Anda kelola menjadi lebih cepat dan juga terukur.
Sistem Kearsipan Perbankan Terpadu dari PrimaDoc
Tentunya kita sudah mengetahui bersama, tidak semua perusahaan perbankan memiliki sumber daya yang mumpuni untuk menghadirkan sistem kearsipan perbankan terpadu. Maintenance untuk sistem ini pun cukup kompleks dan membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, kehadiran aplikasi DMS dari PrimaDoc dapat menjadi solusi bagi permasalahan tersebut.
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang menyediakan aplikasi Document Management System (DMS) yang dapat diandalkan. Apalagi dengan adanya aplikasi berbasis web browser, tentunya akses terhadap dokumen yang Anda butuhkan dapat dilakukan dari manapun dan kapanpun. Selain itu proses maintenance pun dapat dilakukan dari jarak jauh, sehingga prosesnya lebih mudah dan cepat.
Tertarik untuk mengetahui lebih lengkap tentang solusi sistem kearsipan perbankan terpadu dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)
