Mengukur Kebutuhan Sarana dan Prasarana Arsip yang Tepat
Mengetahui kebutuhan sarana dan prasarana arsip yang tepat bagi arsiparis merupakan langkah penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Sebab, Alur kerja yang kondusif berkontribusi dalam mendukung kelancaran tugas tata kelola arsip. Oleh sebab itu, penting untuk mengetahui dan mengukur kebutuhan tersebut secara tepat.
Dalam artikel ini, primaDoc akan membahas 5 strategi penting untuk mengukur kebutuhan sarana dan prasarana arsip yang perlu arsiparis ketahui, baik dalam konteks kearsipan pemerintahan maupun perusahaan swasta. Simak infonya hingga akhir!
Apa Saja Sarana dan Prasarana Arsip?
Sarana dan prasarana yang baik dalam aktivitas penyelenggaraan arsip merupakan komponen penting dalam tata kelola arsip. Ia berperan untuk menjamin proses pengelolaannya berlangsung tanpa khawatir dengan risiko kerusakan arsip. Peraturan ANRI No. 11 Tahun 2018 juga menekankan pentingnya sarana dan prasarana kearsipan yang mendukung dan berkualitas untuk menunjang penyelenggaraan kearsipan.
Sarana dan prasarana arsip mencakup beberapa hal, baik yang tangible maupun yang intangible. Beberapa di antara yang tangible adalah rak penyimpanan, map dan cabinet, serta ruang khusus penyimpanan. Sedangkan untuk sarana dan prasarana intangible mencakup sistem pengelolaan dan penyimpanan, tanggung jawab arsiparis, regulasi, dan aturan internal.
Untuk mengukur kebutuhan sarana dan prasarana arsip di kantor Anda dan menjamin pemenuhan pelayanan arsip yang optimal, strategi yang tepat pun perlu Anda implementasikan.
1. Identifikasi Tugas dan Tanggung Jawab Arsiparis
Strategi pertama yang perlu Anda lakukan adalah identifikasi. Mengidentifikasi tugas arsiparis yang tertulis maupun tidak tertulis di perusahaan Anda menjadi hal yang penting untuk memastikan kembali bahwa tugas dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada telah berjalan dengan baik, serta tidak ada tumpang tindih fungsi antar satu bagian dengan bagian lain, atau kekosongan peran.
Petakan tugas dan tanggung jawab utama arsiparis, seperti pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan penyediaan akses arsip. Kemudian pastikan setiap peran memiliki regulasi dan standar pelaksanaannya masing-masing secara jelas.
2. Hitung Jumlah dan Jenis Arsip
Melakukan perekapan berkala dan penghitungan jumlah dokumen adalah hal lain yang perlu Anda pastikan untuk mengetahui kebutuhan sarana dan prasarana arsip. Hitung jumlah dan jenis arsip yang dikelola, termasuk arsip fisik dan elektronik. Setelah itu, lakukan cross check untuk memastikan jenis arsip telah sesuai antara isi dan kategorisasinya.
Dengan demikian, jumlah rak dapat Anda pastikan kecukupan dan susunannya. Pelajari juga tentang jenis-jenis arsip.
3. Perhatikan Frekuensi Penggunaan Arsip
Sarana dan prasarana arsip perlu Anda pisahkan antara penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif. Oleh karenanya, melakukan evaluasi terhadap seberapa sering arsip diakses dan digunakan menjadi langkah awal pengkategorian arsip yang lebih terorganisir. Masa retensi arsip inaktif juga Anda perhatikan untuk memastikan arsip inaktif yang Anda simpan tidak sesak oleh dokumen yang sudah saatnya dimusnahkan. .
4. Ukur Ruang Penyimpanan
Setelah mendapatkan informasi mengenai detail pon-poin di atas, tentu kini Anda perlu memastikan kapasitas ruang penyimpanan yang idealnya Anda miliki. Ukur kapasitas ruang penyimpanan saat ini, baik fisik maupun digital. Berikutnya, lakukan asesmen dengan mencocokkannya kepada jumlah arsip yang Anda miliki.
Arsiparis perlu memastikan ruang fisik cukup untuk menampung penyimpanan dokumen fisik dan ruang penyimpanan digital mampu mewadahi seluruh arsip digital. Baca juga jenis ruang penyimpanan digital yang cocok untuk kebutuhan kearsipan di kantor Anda.
5. Tentukan Anggaran
Terakhir, tentukan anggaran yang tersedia untuk pengadaan sarana dan prasarana arsip berdasarkan catatan poin-poin sebelumnya. Hal ini dapat Anda lakukan dengan melakukan kalkulasi prediksi biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi keseluruhan kebutuhan tersebut Anda dapat melakukan tahapan ini secara mandiri oleh tim internal kearsipan maupun menggunakan jasa kearsipan profesional.
Melakukan kalkulasi kebutuhan biaya secara mandiri memungkinkan perusahaan Anda melakukan perbandingan harga antara satu vendor dengan vendor lain secara fleksibel, dengan tetap berpaku pada standar kualitas bahan sesuai aturan. Di sisi lain, hal ini mungkin akan membutuhkan waktu dan usaha yang besar, berpotensi mengganggu tugas harian pegawai.
Lain halnya jika Anda mempercayakan tenaga arsiparis profesional seperti PrimaDoc, faktor kualitas maupun kalkulasi biaya terbaik untuk sarana dan prasarana arsip pasti Anda dapatkan. Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut? Segera hubungi tim PrimaDoc, solusi kearsipan terbaik bagi perusahaan Indonesia.
