Mengisi Deskripsi Konten di Aplikasi PrimaDoc
Sudahkah Anda mengetahui tentang cara mengisi deskripsi konten pada setiap dokumen yang diunggah melalui aplikasi PrimaDoc? Bagi Anda yang saat ini berencana untuk menggunakan solusi pengelolaan arsip digital dari PrimaDoc, fitur ini cukup penting untuk diketahui. Dengan begitu, Anda dapat mengelola dan mencari dokumen dengan lebih optimal menggunakan aplikasi PrimaDoc.
Bagaimana sebenarnya cara untuk mengisi deskripsi konten di aplikasi PrimaDoc? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Mengapa Penting untuk Mengisi Deskripsi Konten pada Aplikasi PrimaDoc?
Seperti yang telah kita ketahui bersama, PrimaDoc menyediakan solusi kearsipan digital berupa aplikasi Document Management System (DMS) yang dapat diakses secara online melalui browser, baik melalui komputer, tablet, atau juga smartphone. Pada aplikasi PrimaDoc terdapat salah satu fitur dengan fungsi yang cukup memudahkan user dalam mencari dokumen, yaitu fitur ‘deskripsi konten’.
Fitur ini memungkinkan user yang akan mengakses dokumen melalui aplikasi PrimaDoc agar dapat mengetahui deskripsi singkat mengenai informasi dan juga jenis dokumen yang diakses. Dengan begitu, user dapat mengetahui jika mereka telah mengakses dokumen yang tepat atau tidak. Hal ini tentunya dapat membuat pengalaman pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan begitu, kolaborasi dan kinerja perusahaan juga dapat ikut meningkat drastis.
Cara Mengisi Deskripsi Konten di Aplikasi PrimaDoc
Setelah mengetahui pentingnya mengisi deskripsi konten pada setiap dokumen yang diunggah melalui aplikasi PrimaDoc, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui cara untuk melakukannya. Adapun beberapa langkah yang perlu Anda ikuti antara lain:
- Mengunggah Dokumen
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan tentu saja adalah mengunggah dokumen yang telah berisi informasi valid mengenai suatu kegiatan yang dilaksanakan pada perusahaan. Cara untuk mengunggah dokumen pada aplikasi PrimaDoc juga telah dijelaskan pada artikel sebelumnya. Anda dapat mengaksesnya pada artikel berikut ini.
- Mengisi Kolom Deskripsi Konten
Setelah proses upload atau pengunggahan dokumen selesai, selanjutnya Anda perlu menulis deskripsi singkat tentang dokumen yang telah sukses terunggah. Anda dapat memulainya dengan menulis sebuah paragraf singkat yang menjelaskan tentang informasi dan juga tujuan pembuatan dokumen. Usahakan untuk menjelaskannya dengan singkat tetapi jelas, sehingga user yang bermaksud untuk mengakses dokumen dapat mengetahui isi dokumen dengan lebih cepat.
- Mengisi Kolom Persetujuan
Hal lainnya yang tidak kalah penting untuk Anda perhatikan adalah mengisi kolom persetujuan pada saat mengunggah dokumen pada aplikasi PrimaDoc. Dengan begitu, kepala departemen dapat segera mengecek dan juga mengotentikasi keabsahan informasi yang terkandung di dalam dokumen.
- Mengisi Kolom Pemilik Dokumen
Langkah selanjutnya adalah mengisi kolom ‘pemilik dokumen’ dengan nama Anda atau user yang mengunggah dokumen tersebut beserta dengan jabatan di dalam organisasi. Contohnya, staf HRD, staf keuangan, dan lainnya. Dengan begitu, user lain dapat menghubungi pencipta dokumen jika sewaktu-waktu terdapat pertanyaan mengenai konten atau informasi yang terkandung di dalam dokumen. Hal ini juga cukup penting sebagai bentuk pertanggungjawaban dari pencipta dokumen.
- Nama Folder Terisi secara Otomatis
Setelah semua langkah sebelumnya selesai, Anda akan menemukan dokumen yang telah sukses diunggah pada aplikasi PrimaDoc dan akan muncul pada folder yang digunakan untuk menyimpan dokumen tersebut. Nama folder pun akan terisi otomatis, sehingga Anda tidak perlu khawatir dokumen yang digunakan akan terpisah atau tersimpan di tempat yang tidak semestinya.
Itulah tadi penjelasan mengenai cara mengisi deskripsi konten pada aplikasi PrimaDoc yang perlu Anda ketahui. Jika Anda masih memiliki pertanyaan seputar solusi kearsipan ini, Anda dapat segera menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai aplikasi PrimaDoc. Selain itu, PrimaDoc juga memiliki aplikasi demo yang dapat Anda coba terlebih dahulu, sehingga Anda dapat memastikan agar setiap fitur PrimaDoc dapat dimanfaatkan dengan maksimal. (Pradana)
