Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Jasa Alih Daya Document Control?

Pengelolaan dokumen yang cermat adalah kunci dari praktik document control yang efektif. Kecermatan ini menjadi suatu keharusan bagi SDM Anda agar dapat menciptakan keteraturan dalam organisasi arsip dan dokumen kantor. Namun, pertanyaan yang muncul adalah di mana perusahaan dapat menemukan SDM terlatih dan berkualitas untuk tugas ini? Jawabannya adalah dengan menggunakan jasa alih daya kearsipan.

Jasa alih daya document control telah banyak membantu berbagai perusahaan dari berbagai jenis industri untuk berbagai kebutuhan tata kelola dokumen mereka. Anda dapat mempercayakan jasa alih daya untuk memperbaiki document control yang tidak terorganisir, mencapai efektivitas dan efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi beban kerja dan berfokus pada pekerjaan yang lebih substansial. Seperti apa persisnya layanan ini dan apa urgensinya bagi perusahaan? Berikut penjelasannya.

Document control, pondasi esensial kegiatan bisnis Anda

Di dalam sebuah organisasi, kegiatan mengelola dan mengendalikan dokumen adalah hal yang sudah pasti ada. Kegiatan ini kita kenal dengan istilah document control. Cakupan dari kegiatan document control meliputi pemantauan dan kontrol terkait penerbitan, pengesahan, pengarsipan, pemusnahan, pendistribusian, dan penyimpanan dokumen. Pengendali dokumen, baik individu maupun tim, bertugas untuk memastikan seluruh proses yang melibatkan dokumen dan arsip tersebut berjalan dengan baik dan sesuai ketentuan yang berlaku. 

Kendala yang umum terjadi pada kegiatan document control setidaknya dapat Anda lihat pada 4  poin beriktu:

1. Volume Dokumen yang besar, banyaknya jumlah dokumen kerap menguras fokus dan energi pengendali dokumen. Akibatnya, menjaga standar organisasi dokumen menjadi hal yang berisiko.
2. Tempat penyimpanan fisik terbatas, untuk mengelola dokumen secara optimal, kantor memerlukan ruang penyimpanan yang mumpuni untuk menyimpan seluruh berkas dengan baik dan teratur.
3. Sulitnya mengakses dokumen yang ada, tak dapat dipungkiri bahwa mencari dokumen secara satu per satu merupakan hal yang tidak efektif dan menyulitkan proses kontrol.
4. Proses penyusutan arsip tidak berjalan baik, dengan sistem manajemen yang kurang efektif, dan volume dokumen yang besar, pemusnahan arsip kadaluarsa pun dapat terhambat, akibatnya, penyimpanan dokumen secara keseluruhan akan mengalami gangguan.

Apabila perusahaan tempat Anda bekerja mengalami keempat masalah tersebut, maka ini waktu yang tepat untuk melihat jasa alih daya document control sebagai opsi paling strategis. Mengapa demikian?

Jasa alih daya, penanganan document control oleh SDM terlatih dengan jaminan hukum

Jasa alih daya atau outsourcing, merupakan sebuah jasa yang menawarkan bantuan untuk mengelola dokumen maupun data-data perusahaan, melalui perjanjian yang disepakati bersama. Aktivitas ini mumumnya dikerjakan oleh profesional yang berada di bawah tanggung jawab sang vendor penyedia jasa alih daya, sehingga kualitasnya lebih terjaga. 

Penyedia jasa alih daya document control umumnya memiliki keahlian dalam memastikan keamanan dan kepatuhan tata kelola dokumen dengan peraturan dan standar terkini. Ini mengurangi risiko kesalahan dan pelanggaran yang mungkin terjadi jika manajemen dokumen dilakukan secara internal.  Terlebih SDM alih daya memiliki kualifikasi yang berstandar baku, seperti ISO dan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), serta patuh pada undang-undang yang berlaku.

Dengan menggunakan alih daya document control dan mengurangi beban kerja terkait manajemen dokumen, perusahaan dapat memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada inovasi dan pengembangan produk atau layanan baru.  Nah, itu dia penjelasan mengenai apa itu document control, jasa alih daya, dan mengapa hal ini dapat memberikan keleluasaan  untuk meningkatkan produktivitas dan  kualitas layanan perusahaan. 

Masih punya pertanyaan tentang alih daya manajemen dokumen? Hubungi PrimaDoc dan dapatkan jawaban untuk setiap pertanyaan Anda. (Deanita)