Manfaat Implementasi Aplikasi Pengelola Arsip Digital

Dunia industri terus berubah seiring dengan perkembangan zaman. Pada era digital seperti sekarang ini, kehadiran teknologi telah mengubah pola dan cara kerjakegiatan bisnis dilakukan. Teknologi mulai diimplementasikan dalam kegiatan bisnis untuk menciptakan efisiensi serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Salah satu transformasi digital yang banyak diterapkan adalah aplikasi pengelola arsip digital.

Pengelolaan arsip dalam bentuk kertas kini mulai ditinggalkan karena tidak efisien, sulit ditemukan, usang termakan usia, serta menghabiskan banyak anggaran. Hal ini tidak sejalan dengan bisnis di era digital yang menuntut efisiensi bisnis yang mengutamakan kepraktisan, kecepatan informasi, serta akurat. Arsip digital memiliki semua hal yang dibutuhkan bagi perusahaan di era digital. Berikut kami paparkan selengkapnya beberapa manfaat implementasi aplikasi pengelola arsip digital.

Mewujudkan Pengelolaan Arsip yang Praktis

Implementasi aplikasi pengelola arsip digital akan menciptakan efisiensi dalam melakukan pekerjaan kearsipan. Dengan memanfaatkan fitur yang disediakan, pengelolaan arsip lebih cepat dan praktis, tanpa harus meninggalkan meja kerja. Untuk mencari sebuah dokumen, karyawan tidak perlu pergi ke gudang arsip dan memilah-milah di antara tumpukan arsip yang ada. Dokumen dapat ditemukan menggunakan fitur pencarian dan diakses saat itu juga dari meja kerja, tugas lapangan, atau bahkan ketika bekerja dari rumah.

Aplikasi pengelola arsip digital juga memudahkan kebutuhan berbagi data. Arsip dapat dikirimkan secara langsung dengan memanfaatkan jaringan internet, sehingga tidak perlu dicetak dan dikirim manual. Pihak penerima juga dapat mengakses arsip yang dikirim secara real-time. Hal ini sangat berguna untuk menunjang kebutuhan koordinasi yang cepat.

Mudah Disesuaikan

Aplikasi pengelola arsip digital dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Kategorisasi atau indeks arsip dapat dengan mudah diubah menyesuaikan perkembangan SOP kearsipan. Fleksibilitas yang ditawarkan ini memberikan kesempatan bagi perusahaan dalam mengatur sistem kearsipan yang menunjang kebutuhan perusahaan sesuai kondisi aktual. Melalui penataan arsip yang fleksibel, berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan kearsipan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini akan berdampak pada produktivitas karyawan dan perusahaan.

Jaminan Keamanan Arsip

Arsip perusahaan berisi berbagai informasi tentang aktivitas bisnis baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dari berbagai arsip yang disimpan, beberapa memiliki sifat yang sangat penting dan rahasia. Oleh karena itu, menjaga keamanan arsip strategis menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan setiap perusahaan.

Aplikasi pengelola arsip digital menjadi salah satu alternatif untuk mewujudkan sistem keamanan data perusahaan yang tangguh. Penggunaan arsip lebih mudah dipantau dan dikelola melalui histori yang tercatat di aplikasi arsip digital. Keamanan data juga terjamin dengan adanya berbagai fitur keamanan yang dimiliki aplikasi, seperti pada aplikasi kearsipan PrimaDoc. Di dalamnya terdapat fitur pengaturan hak akses yang memungkinkan jajaran manajemen mengatur siapa saja yang dapat mengakses suatu arsip digital perusahaan serta batasan kewenangannya. 

Bebas Ancaman Kerusakan Fisik

Arsip kertas yang disimpan dalam waktu yang lama akan menjadi usang karena berbagai faktor seperti jamur, rayap, rembesan, lapuk, dan sebagainya. Kerusakan pada dokumen dapat menimbulkan masalah besar bagi perusahaan, terutama jika dokumen tersebut penting seperti arsip legalitas. Informasi di dalam dokumen yang rusak tidak dapat dibaca dan dokumen tidak bisa dimanfaatkan.

Dengan implementasi aplikasi pengelola arsip digital, perusahaan dapat terhindar dari ancaman tersebut. Arsip perusahaan dapat disimpan dalam format digital sehingga tidak terkena masalah usia dan kerusakan. Dokumen tersebut dapat diakses dan digunakan kapan saja tanpa takut rusak atau tidak dapat dibaca.

Efisiensi Biaya

Beralih ke arsip digital tidak hanya mengurangi penggunaan kertas. Perusahaan Anda juga dapat meminimalkan kebutuhan alat tulis, lemari arsip, tinta printer, serta meniadakan kebutuhan ruang penyimpanan arsip yang luas. Dilansir dari gobyinc.com, digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan dapat menghemat sekitar $80 per karyawan setiap tahunnya. Bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar, penghematan ini sangat signifikan dalam mengurangi beban anggaran perusahaan.

Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan di atas, tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak beralih ke arsip digital. Aplikasi PrimaDoc menawarkan kemudahan dalam pengelolaan dan pencarian arsip, fleksibilitas dalam penataan arsip sesuai dengan kebutuhan perusahaan, keamanan data yang terjamin, dan penghematan biaya operasional perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam melakukan pekerjaan kearsipan, serta menunjang produktivitas karyawan dan perusahaan secara keseluruhan. Hubungi tim marketing PrimaDoc dan bersiaplah untuk mempercepat pertumbuhan bisnis perusahaan Anda! (Septiani)