Manajemen Dokumen Berbasis Digital, Kewajiban di Era Digital!

Era digital menawarkan tantangan yang berbeda bagi dunia kearsipan, karena pengelolaan dokumen sudah begitu berubah caranya dan tak lagi dapat dilakukan secara konvensional. Apalagi mengingat persaingan dunia usaha juga semakin sengit, tentunya perusahaan yang mampu melakukan langkah strategis lebih cepat akan menjadi pemenangnya.

Untuk itu, pengambilan keputusan yang lebih efektif dan efisien sangatlah dibutuhkan agar perusahaan yang Anda kelola tidak ketinggalan dari kompetitor.

Bagaimana sebenarnya strategi kearsipan bagi perusahaan dalam menghadapi era digital? Untuk memulainya, berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Dampak Menggunakan Kearsipan Konvensional pada Era Digital

Dalam rangka memahami urgensi dari pengelolaan arsip dokumen yang telah terotomasi pada era digital, maka Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja dampak yang ditimbulkan jika Anda masih bertahan dengan cara konvensional untuk mengelola arsip fisik.

Beberapa dampak tersebut meliputi:

1. Sulitnya mengambil keputusan dengan cepat

Seperti yang kita ketahui, temu kembali informasi pada dokumen fisik tidaklah semudah dokumen digital yang dapat dicari dalam hitungan detik. Tentunya kecepatan pencarian data dan informasi ini sangat mempengaruhi pengambilan keputusan oleh manajemen, terutama pada era digital seperti saat ini.

Dibandingkan dengan kompetitor lain yang sebelumnya telah menggunakan solusi pengelolaan dokumen digital, tentunya Anda akan tertinggal jauh.

Oleh karena itu, Anda perlu memahami bahwa pengelolaan dokumen digital tidak semata-mata penting bagi pemrosesan data, tetapi memiliki dampak langsung pada potensi pendapatan yang hilang.

2. Proses follow up dokumen yang menjadi kurang jelas

Tidak hanya pengambilan keputusan saja yang menjadi sulit tanpa adanya solusi pengelolaan dokumen digital, tetapi proses follow up keluar-masuk dokumen juga menjadi kurang jelas.

Hal ini kerap terjadi pada perusahaan yang masih bertahan dengan pengelolaan dokumen konvensional pada era digital ini, karena dokumentasi dan pengarsipan memakan waktu yang tidak sedikit pada operasional bisnis sehari-hari.

3. Mengurangi performa kerja karyawan

Tahukah Anda? Proses pencarian dokumen yang menyulitkan dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan produktivitas karyawan. Akibatnya, banyak pekerjaan yang belum terselesaikan atau juga terbengkalai.

Perlu Anda ketahui, bahwa menurut penelitian pada era digital, ada beberapa aktivitas terkait penggunaan dokumen fisik yang dapat mengurangi performa kerja karyawan, antara lain:

• Perpindahan dokumen yang lambat, sehingga karyawan jadi kesulitan mencari informasi yang dibutuhkan karena dokumen masih dipinjam oleh karyawan lainnya.
• Temu kembali dokumen yang sulit, apalagi saat dokumen yang dibutuhkan tidak teratur dan berserakan dalam gudang penyimpanan arsip.
• Hilangnya dokumen atau informasi yang dibutuhkan, yang dapat mengakibatkan terhambatnya penyelesaian pekerjaan oleh karyawan terkait.

Jadi, perlu dipahami bahwa pengelolaan dokumen pada era digital tidak lagi dapat bergantung pada metode lama yang sudah mulai usang.

Pengelolaan Dokumen Digital, Mulai dari Mana?

Perusahaan yang akan memulai migrasi pengelolaan dokumen digital seringkali stuck pada pertanyaan “harus mulai dari mana, ya?” yang sering berakhir pada terhambatnya proses transformasi digital kearsipan.

Oleh karena itu, sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi pengelolaan dokumen terbaru pada era digital dari PrimaDoc!

PrimaDoc sebagai salah satu vendor kearsipan satu atap yang telah dipercaya banyak perusahaan telah mengembangkan solusi berbasis Document Management System (DMS) untuk membantu proses manajemen dokumen berbasis digital pada perusahaan Anda.

Dengan beragam fitur lengkap dan kemampuan untuk diintegrasikan antar departemen, aplikasi PrimaDoc dapat menjadi rahasia utama Anda untuk menghadapi persaingan pada era digital.

Selain itu, aplikasi DMS dari PrimaDoc juga dilengkapi web based app, yaitu sebuah aplikasi yang dapat diakses pada perangkat browser biasa, tanpa perlu adanya instalasi khusus pada laptop atau juga komputer kantor.

Dengan begitu, proses monitoring dan pencarian informasi yang dibutuhkan manajemen atau juga karyawan Anda dapat dilakukan dengan cepat.

Siap untuk mulai menggunakan aplikasi DMS kami hari ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Pradana)