Law Firm Lebih Profesional dengan DMS
Bagi Anda yang mengelola law firm, permasalahan dokumen hukum yang menumpuk dan sulit dicari perlu diatasi. Solusinya dengan menggunakan arsip hukum digital, sehingga berbagai masalah yang Anda hadapi terkait penyimpanan dan pengelolaan dokumen dapat segera teratasi.
Meskipun begitu, belum semua orang mengetahui bagaimana peran penting arsip hukum digital dan juga cara mengelolanya dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS). Bagaimana caranya? Simak informasi selengkapnya berikut ini:
Peran Arsip Hukum Digital di Indonesia
Seperti yang kita ketahui bersama, Indonesia merupakan negara kepulauan dengan ribuan pulau yang membentang dari Sabang hingga Merauke. Oleh karena itu, distribusi informasi yang terlambat merupakan hal yang masih sering terjadi di negara kita. Dengan adanya arsip hukum digital, hal tersebut dapat diatasi dengan mudah.
Adapun peran penting arsip hukum digital yang sebenarnya meliputi:
- Meminimalisir kerusakan akibat bencana, karena Indonesia tercatat sebagai negara dengan jumlah gempa bumi paling banyak, tentunya kehadiran arsip hukum digital dapat membantu proses penyimpanan yang lebih tahan bencana.
- Penyebaran informasi yang lebih cepat, dengan bantuan aplikasi DMS, Anda dapat mengirimkan informasi hukum yang dibutuhkan dalam hitungan detik saja. Misalnya, informasi perdata untuk wilayah Papua yang dikirimkan dari Jakarta
- Penemuan kembali menjadi lebih cepat, yang berfungsi untuk meminimalisir kesulitan dalam pencarian dokumen saat Anda sedang melayani klien.
- Menghemat biaya operasional law firm, khususnya untuk pembelian kertas dan juga tinta printer yang sebelumnya harus dilakukan. Selain itu, Anda juga tidak membutuhkan ruangan yang banyak, sehingga biaya sewa ikut menurun.
- Lapisan keamanan yang lebih terjamin, karena arsip hukum digital yang disimpan melalui aplikasi DMS biasanya dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang memungkinkan agar dokumen tidak dapat diakses oleh sembarang orang.
Mengelola Arsip Hukum Digital dengan Aplikasi DMS
Pada beberapa peran arsip hukum digital di atas, telah disinggung sedikit tentang aplikasi DMS. Perlu Anda ketahui aplikasi Document Management System (DMS) merupakan sebuah aplikasi atau perangkat lunak yang berfungsi sebagai sistem informasi untuk pengelolaan dokumen yang dimiliki sebuah organisasi. Oleh karena itu, aplikasi ini juga dapat dimanfaatkan oleh law firm untuk mengelola arsip dokumen yang dimiliki agar dapat digunakan dengan lebih efisien dan efektif.
Adapun beberapa manfaat aplikasi DMS dalam pengelolaan arsip hukum digital yang Anda miliki antara lain:
- Dapat diakses dari mana saja, khususnya jika Anda menggunakan solusi DMS dari PrimaDoc, yang memiliki aplikasi web based yang tidak membutuhkan instalasi khusus pada perangkat laptop atau komputer yang Anda miliki, dapat dilakukan melalui browser biasa.
- Mengatur hak akses spesifik, sehingga arsip hukum digital yang tersimpan pada server hanya dapat diakses oleh oleh user tertentu saja. Dengan begitu, keamanannya pun lebih terjamin.
- Menelusuri audit trail history, yaitu fitur untuk mengetahui riwayat perubahan dokumen yang dilakukan oleh user, yang digunakan untuk meminimalisir kesalahan informasi pada arsip.
- Pencarian berbasis kata kunci (keyword), yang dapat memudahkan Anda dalam mencari arsip hukum digital jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Selain beberapa manfaat di atas, Anda juga akan mendapatkan manfaat yang lebih optimal jika beralih menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc. Solusi dari PrimaDoc dilengkapi dengan fitur lengkap seperti pengaturan hak akses, pengaturan retensi dokumen, dan masih banyak lagi.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan alih media arsip, yang dapat Anda manfaatkan untuk transfer informasi pada dokumen cetak dalam bentuk digital. Dengan begitu, arsip dokumen tersebut dapat dipergunakan dengan lebih optimal. Untuk itu, Anda dapat mempercayakan segala kebutuhan pengelolaan arsip hukum digital pada PrimaDoc.
Berminat untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! Bersama PrimaDoc, Anda dapat mengelola dokumen yang dimiliki law firm Anda dengan lebih profesional dan juga efisien. (Pradana)
