Kemudahan Menyimpan dan Mengakses Dokumen Perusahaan
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Himpunan fakta dan data yang dimanfaatkan untuk membantu dalam pembuatan keputusan dan alat pengawasan berasal dari catatan aktivitas dan kejadian dengan bermacam wujud dan format yang dikembangkan dengan teknologi informasi dan diciptakan serta diterima oleh lembaga pemerintah ataupun swasta (Riasmiati, 2016; Setyawan, 2016 (Suprastiwi et al., 2016). Sedangkan kearsipan (filling), dapat diartikan sebagai suatu aktivitas menyusun file yang diawali dengan membentuk, menerima, mendokumentasikan, dan menyimpan.
Dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan perkantoran yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula data, berkas maupun dokumen perusahaan yang terkumpul dan disimpan karena mempunyai nilai guna. Untuk itu perlu menerapkan tata cara penyimpanan yang sistematis, sehingga jika ada data atau dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Arsip sangat berperan penting dalam proses bisnis suatu perusahaan atau sebuah institusi, oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar.
Arti arsip adalah suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu perusahaan ataupun institusi merupakan bahan resmi dari perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, selain itu juga berfungsi menyediakan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data kearsipan tersebut.
Di dalam pekerjaan kearsipan tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
Penumpukan dokumen perusahaan itu terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) yang menangani bidang kearsipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana yang dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam bidang kearsipan. Untuk itu PrimaDoc memberikan solusi dengan menerapkan one stop solution pemeliharaan arsip dari konsultasi kearsipan, pemeliharaan arsip, penataan arsip, digitalisasi arsip dan antar jemput arsip untuk keperluan mendesak dan segera. Dengan mengarsipkan dokumen bersama PrimaDoc, Anda akan mendapatkan layanan ‘Antar jemput dokumen/arsip’ yang akan memudahkan Anda mendapatkan dokumen tersimpan yang Anda butuhkan. Kami dapat menjamin bahwa dokumen sampai tepat pada waktunya dan sangat terjamin kerahasiaannya.
Layanan tersebut tentunya sangat didukung oleh kompetensi SDM Kearsipan kami yang menjadi kunci penting untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang handal untuk mencapai pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis. PrimaDoc dengan SDM Kearsipan yang cakap dan terlatih menangani semua proses yaitu pembenahan arsip sampai dengan proses penyimpanan, baik dokumen asli dan dokumen digital, hingga selanjutnya pada proses layanan antar jemput dokumen Anda. Anda dapat percaya bahwa kami ahlinya.
