Jangan Biarkan Jajaran Eksekutif Kehilangan Waktunya di Gudang Arsip

Pengelolaan arsip perusahaan merupakan pekerjaan yang pasti dilakukan setiap hari. Meskipun terlihat sepele, aktivitas membuat, mencari, ataupun menyimpan dokumen seringkali sangat melelahkan dan menghabiskan cukup banyak waktu. Terlebih lagi ketika pengelolaan arsip perusahaan dilakukan secara manual dalam bentuk kertas. Semakin banyak dokumen yang dibuat, maka semakin banyak kertas arsip yang menumpuk di gudang arsip. Tidak hanya itu, terkadang tumpukan dokumen juga membuat meja kerja karyawan menjadi semakin sesak dan berantakan. Lingkungan kerja yang seperti ini pada akhirnya lambat laun mempengaruhi kenyamanan dan produktivitas karyawan dalam bekerja.

Bagaimana Tumpukan Kertas Menghambat Produktivitas Karyawan?

Salah satu masalah nyata yang timbul dari banyaknya tumpukan dokumen adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari di gudang arsip. Karyawan harus memilah-milah dan membaca satu persatu tumpukan dokumen yang menggunung di gudang arsip.

Masalah ini nyatanya bukan hanya dialami oleh karyawan, namun juga seringkali dirasakan oleh pada jajaran eksekutif. Berdasarkan data yang dilansir dari inc.com, jajaran eksekutif manajer rata-rata kehilangan 1 jam setiap harinya hanya untuk mencari dokumen. Sejumlah studi dan data points yang telah dilakukan juga menemukan data yang linier, yaitu rata-rata karyawan menghabiskan hingga 4,3 jam per minggu hanya untuk stres mencari arsip di gudang arsip.

Berkurangnya waktu kerja untuk kegiatan-kegiatan teknis dan sepele seperti mencari dokumen di gudang arsip akan mengurangi waktu kerja karyawan untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih penting. Khususnya bagi jajaran eksekutif yang tugas utamanya adalah membuat keputusan-keputusan strategis yang dapat berguna bagi kemajuan perusahaan. Jika waktu yang mereka miliki justru dihabiskan untuk pekerjaan-pekerjaan teknis seperti mencari dokumen di gudang arsip, maka dapat dikatakan bahwa cara pengelolaan dokumen secara manual merupakan permasalahan yang harus segera dicari solusinya.

Terlebih lagi, mencari beberapa lembar kertas di gudang arsip yang penuh juga dapat menimbulkan kelelahan dan stres. Kondisi yang seperti ini akan berdampak pada penurunan konsentrasi karyawan dan jajaran eksekutif dalam bekerja. Hal ini tentunya akan berdampak pada hasil kerja yang kurang optimal.

Bagaimana Solusinya?

Meskipun sering dianggap sebagai rutinitas kerja yang wajar, nyatanya cara-cara pengelolaan arsip yang tidak praktis justru menjadi salah satu sumber masalah yang mempengaruhi produktivitas karyawan. Melihat besarnya dampak yang ditimbulkan dari tumpukan dokumen, hal ini tidak boleh dibiarkan berlarut-larut dalam waktu yang lama. Lalu apa solusi yang dapat diterapkan untuk mengatasi permasalahan ini?

Melihat bahwa permasalahan kehilangan waktu di gudang arsip disebabkan karena pengelolaan dokumen yang masih dilakukan secara manual, mencari sistem pengelolaan dokumen yang lebih praktis dan efisien adalah kunci dalam mengatasi masalah ini. Kabar baiknya, perkembangan teknologi telah menyajikan solusi untuk permasalahan pengelolaan arsip perusahaan, yaitu dengan digitalisasi arsip. Teknologi seperti sistem penyimpanan berbasis digital dan jasa kearsipan PrimaDoc dapat memberikan dukungan profesional untuk mengatasinya. Semua dokumen perusahaan Anda akan ditangani oleh tim berkompeten dan bersertifikan ANRI, yang secara efektif dapat mengurangi beban penanganan arsip oleh karyawan hingga jajaran eksekutif.

Dengan digitalisasi arsip PrimaDoc, karyawan dan jajaran eksekutif tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari beberapa lembar arsip di gudang arsip. Dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dalam hitungan detik melalui aplikasi Document Management System (DMS). Anda hanya perlu memasukan kata kunci dari dokumen yang ingin dicari pada kolom pencarian, dokumen yang dimaksud akan muncul dengan segera.

Kemudahan aktivitas pengelolaan arsip perusahaan ini juga dapat dirasakan dalam berbagai aktivitas seperti penyimpanan, laporan kinerja perusahaan, supervisi, pemantauan kinerja karyawan maupun perusahaan, dan sebagainya. Integrasi arsip pada semua departemen perusahaan, serta kecepatan akses memudahkan proses koordinasi dan pengambilan keputusan strategis bagi jajaran manajemen. Hal-hal seperti ini dapat menjadi kekuatan perusahaan yang tidak dapat diperoleh jika arsip perusahaan masih dikelola secara manual.

Proses peralihan sistem pengelolaan arsip juga dapat sepenuhnya Anda serahkan kepada tim ahli PrimaDoc. Proses digitalisasi arsip dapat dijalankan oleh tim PrimaDoc mulai dari alih media arsip hingga penerapan aplikasi DMS tanpa mengganggu aktivitas bisnis perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)