Jaga Keamanan Arsip Perusahaan dengan Jasa Kearsipan Terbaik
Sudahkah Anda menemukan jasa kearsipan yang tepat untuk pengelolaan arsip yang lebih aman dari bahaya pencurian dan juga kehilangan?
Jika belum, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk memilih layanan dari vendor yang terpercaya. Hal ini sangat dibutuhkan agar Anda tidak salah pilih yang dapat menimbulkan kerugian pada masa mendatang.
Bagaimana langkah yang tepat untuk memilih jasa kearsipan terbaik yang mampu menjaga keamanan arsip perusahaan? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini!
Alasan Memilih Jasa Kearsipan untuk Arsip Perusahaan
Tentunya setiap perusahaan ingin menghadirkan proses yang lebih efisien dalam proses operasional bisnisnya, tidak terkecuali pada bagian kearsipan. Hal ini adalah landasan vendor yang menyediakan jasa kearsipan terpercaya sangatlah dibutuhkan agar keseluruhan prosesnya lebih efektif.
Apalagi jika Anda berencana untuk memilah dokumen yang akan diubah jadi format digital dan memulai digitalisasi dokumen. Tentunya Anda harus menentukan dokumen cetak mana yang perlu dipertahankan dan dikelola pada gudang arsip.
Untuk itu, ketahui terlebih dahulu beberapa alasan mengapa jasa kearsipan sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Kurangnya SDM kearsipan yang dapat diandalkan
Permasalahan SDM kearsipan yang kurang profesional sangatlah buruk bagi perusahaan. Di sinilah peran vendor penyedia jasa kearsipan terbaik sangat dibutuhkan.
Tanpa adanya vendor eksternal yang mampu membantu pengelolaan arsip perusahaan, nantinya Anda akan kesulitan menentukan banyak hal, mulai dari SOP kearsipan, sistem indexing atau klasifikasi dokumen, hingga solusi berbasis teknologi yang tepat untuk mendukung keamanan informasi.
2. SOP kearsipan perusahaan yang berantakan
Pernahkah Anda mengalami sulitnya temu kembali informasi pada ruang penyimpanan arsip? Jika iya, maka bisa jadi Anda memiliki permasalahan pada Standar Operasional dan Prosedur (SOP) kearsipan yang digunakan.
Hal ini tidak boleh dibiarkan berkepanjangan, karena mampu mempengaruhi produktivitas dan operasional perusahaan. Oleh karena itu, percayakan proses pengelolaan arsip Anda pada vendor jasa kearsipan yang terpercaya.
3. Pelatihan SDM kearsipan yang memakan banyak waktu dan biaya
Alasan lain yang menjadikan jasa kearsipan sangat penting untuk mendukung perusahaan Anda adalah mahalnya biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan SDM kearsipan agar mereka benar-benar mampu menjalankan fungsi kearsipan dengan optimal.
Tidak hanya itu, waktu yang dibutuhkan agar pelatihan tersebut membuahkan hasil juga tidak sebentar. Tentunya hal ini dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip, sehingga potensi bocornya keamanan arsip lebih besar.
4. Celah keamanan arsip yang lebih besar saat dilakukan sendiri
Berbeda dengan jasa kearsipan terbaik yang sudah memiliki kontrak tertulis untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip, menjalankan fungsi pengelolaan arsip sendiri berpotensi untuk menciptakan celah keamanan yang dapat dimanfaatkan orang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, potensi kebocoran informasi karena lemahnya keamanan arsip akibat tidak adanya profesional yang bertugas menjaga dan memastikan keutuhan informasi juga semakin besar.
Oleh karena itu, vendor penyedia jasa kearsipan yang dapat Anda percaya benar-benar dibutuhkan.
4 Cara Memilih Vendor Penyedia Jasa Kearsipan yang Tepat
Sudah menentukan alasan yang tepat untuk mencari vendor penyedia jasa kearsipan? Kini saatnya Anda pun mengetahui beberapa langkah mudah dalam memilih vendor kearsipan, antara lain:
1. Pilih vendor yang memiliki track record bagus
Caranya cukup mudah, Anda hanya perlu mencari tahu vendor yang telah berdiri cukup lama dan memiliki kantor yang jelas. Minta mereka untuk menyediakan study case asli dari klien sebelumnya.
2. Kapasitas pelayanan sesuai kebutuhan Anda
Anda juga perlu memastikan kapasitas dan juga kemampuan dari vendor jasa kearsipan yang dipilih. Pasalnya, setiap vendor memiliki spesialisasinya masing-masing dan belum tentu semua sesuai kebutuhan Anda.
3. Minta referensi dari pihak lain
Jika Anda memiliki kolega dari perusahaan lain, meminta referensi dari mereka juga bisa menjadi cara yang tepat dalam menemukan penyedia jasa kearsipan yang terbukti kualitasnya.
4. Cari vendor melalui website resmi
Banyak vendor kearsipan yang memiliki website, tetapi tidak semuanya cukup resourceful untuk perusahaan Anda. Coba bandingkan dari website yang digunakan, karena dari sana Anda dapat menilai profesionalitas penyedia jasa kearsipan yang akan dipilih.
Masih Bingung Menemukan Vendor Jasa Kearsipan Berkualitas?
Jika Anda bingung harus memulai dari mana, Anda dapat mempercayakan proses pengelolaan arsip kepada PrimaDoc, sebuah vendor penyedia jasa kearsipan terbaik yang telah dipercaya oleh berbagai industri, mulai dari industri pertambangan, farmasi, hingga keuangan.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki layanan lengkap untuk semua kebutuhan Anda, mulai dari layanan pengelolaan arsip, aplikasi DMS untuk pengelolaan dokumen digital, hingga perawatan arsip dari bahaya kerusakan.
Ingin cari tahu lebih lanjut? Mulailah hari ini dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Pradana)
