Inilah yang Tidak Disukai oleh Pelanggan Perusahaan Logistik

Apa yang paling tidak disukai pelanggan perusahaan logistik ketika ingin menggunakan jasa pengiriman? Jawabannya adalah menunggu. Iya, menunggu. Meskipun terdengar sederhana dan seringkali diabaikan, nyatanya menunggu administrasi dan pencatatan data pengiriman barang yang terlalu lama menjadi hal yang sangat mengesalkan. Apalagi jika banyak data yang perlu diisi dan terkesan merepotkan.

Tidak semua orang memiliki waktu yang banyak dan luang untuk menunggu proses administrasi yang lama, pun begitu dengan pelanggan Anda. Jika ada kompetitor yang mampu menawarkan proses administrasi yang praktis dan pelayanan yang cepat, pelanggan perusahaan logistik akan cenderung memilih mereka bukan? Oleh sebab itu, perusahaan logistik harus mencari cara agar bisa mengefisiensi proses administrasi ini.

Permasalahan Proses Administrasi Perusahaan Logistik

Faktanya, dalam proses pengiriman memang banyak data yang harus dicatat. Mulai dari informasi pelanggan perusahaan logistik sebagai pengirim, informasi seputar barang yang dikirim, kendaraan logistik, hingga data penerima. Semua data yang ada juga harus dicatat dengan benar guna menghindari kehilangan barang, kesalahan kirim, atau permasalahan lain kedepannya.

Dengan semua tugas tersebut, beban pekerjaan administrasi perusahaan logistik bisa dikatakan cukup berat. Agar proses administrasi bisa dilakukan dengan efektif dan efisien, diperlukan dukungan sistem dan teknologi yang handal. Sayangnya, saat ini mayoritas perusahaan logistik masih melakukan pencatatan secara konvensional. Banyaknya dokumen dan data yang harus diisi, membuat pelanggan perusahaan logistik menunggu terlalu lama. Petugas harus mencatat satu persatu di kertas/dokumen yang terpisah-pisah.

Digitalisasi Arsip, Solusi Administrasi Perusahaan Logistik

 Hidup di tengah era disrupsi teknologi seperti sekarang ini, dimana teknologi berkembanng dengan sangat cepat dan telah masuk ke sendi-sendi kehidupan, mendorong ekspektasi pada konsumen bahwa semua hal dapat dilakukan dengan praktis dan cepat. Sebagai salah satu industri yang di masa sekarang ini sangat penting kehadirannya,  perusahaan logistik juga harus mampu menerapkan teknologi untuk mendukung layanannya, terutama dalam hal pengelolaan arsip.

Sebenarnya digitalisasi arsip bukanlah hal yang baru. Berbagai bidang usaha dan bahkan pelayanan masyarakat telah mengimplementasikan digitalisasi untuk mendukung proses pekerjaan administrasi yang cepat dan praktis. Digitalisasi arsip juga dapat diadaptasi dalam pengelolaan administrasi perusahaan logistik guna memberikan layanan yang lebih cepat dan praktis, sehingga pelanggan perusahaan logistik tidak perlu lagi menunggu lama pencatatan data oleh petugas.

Manfaat Digitalisasi Arsip Perusahaan Logistik

Solusi untuk melakukan digitalisasi bukan semata-mata mengikuti trend saja. Faktanya, banyak manfaat yang dapat diperoleh dari melakukan digitalisasi arsip, baik bagi pelanggan perusahaan logistik maupun perusahaan itu sendiri. Berikut 4 manfaat yang dapat dirasakan dari menerapkan digitalisasi arsip:

1. Pekerjaan administrasi dapat dikerjakan dengan lebih cepat

Digitalisasi arsip memungkinkan petugas dapat mencatat semua informasi logistik di komputer. Cara yang seperti ini jauh lebih cepat daripada mencatat manual di kertas. Petugas dapat mengakses data atau dokumen yang diperlukan dengan lebih cepat. Dengan begitu, pelanggan perusahaan logistik tidak perlu menunggu terlalu lama.

2. Efisiensi

Mengelola arsip secara digital jauh lebih mudah ketimbang dilakukan secara manual. Data dapat dengan mudah diakses, dicari kembali, dikelola, serta dikirim melalui perangkat digital yang sama dari mana saja.  Berbagai pekerjaan administrasi yang bersifat teknis juga dapat dihilangkan, sehingga proses administrasi dapat dilakukan dengan lebih efisien. Selain itu, digitalisasi arsip juga akan mengurangi penggunaan kertas serta ruang penyimpanan arsip karena data disimpan secara langsung di sistem penyimpanan digital.

3. Proses Administrasi yang Praktis

Data digital jauh lebih praktis untuk dikelola. Data dapat diakses dan dikelola dalam satu perangkat komputer saja tanpa harus mencari berbagai dokumen fisik yang terpisah-pisah. Bahkan beberapa perusahaan juga menyediakan layanan yang memungkinkan pelanggan perusahaan logistik menggunakan jasa perusahaan logistik dan mencatat data pengiriman dari rumah mereka.

4. Fleksibel  

Berbeda dengan pengelolaan dokumen yang konvensional, digitalisasi arsip menciptakan fleksibilitas dalam pengelolaan arsip. Petugas dapat mengakses data secara fleksibel dari mana saja melalui sambungan internet. Begitupun dengan pelanggan perusahaan logistik yang dapat menggunakan jasa perusahaan logistik, pengisian dokumen dan mengecek proses pengiriman barang dari perangkat digital mereka.

Proses penerapan digitalisasi arsip juga dapat direalisasikan dengan semakin mudah. perusahaan dapat menghubungi tim profesional seperti PrimaDoc untuk menanganinya, bahkan mulai dari proses alih media arsip. Dengan demikian, karyawan Anda dapat tetap menjalankan tugas-tugasnya secara normal, tanpa terbebani oleh tugas pengalihan dokumen cetak ke digital. Perusahaan Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih banyak tentang proses digitalisasi arsip! (Septiani)