Inilah Alasan Mengapa Banyak Perusahaan Menggunakan Jasa Alih Media Arsip
Digitalisasi arsip menjadi salah satu tren yang terjadi selama tahun 2022. Dilansir dari keuangan.kontan.co.id, riset yang dilakukan oleh Google, Temasek & Bain Company pada tahun 2021, ditemukan data bahwa 44% Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) telah menerapkan sistem penyimpanan arsip berbasis cloud. Selain itu juga diperoleh data bahwa 49% UMKM menggunakan sistem operasi digital dan 38% menggunakan perangkat lunak kolaborasi.
Digitalisasi arsip memang menjadi tumpuan bagi perusahaan untuk dapat bersaing. Pengelolaan arsip cetak dianggap sudah ketinggalan zaman karena tidak dapat mengimbangi tuntutan kecepatan era digital. Pengelolaan arsip digital terbukti mampu menciptakan efisiensi pengelolaan arsip seperti mencari data melalui fitur pencarian, akses data dari mana saja, berbagi data secara realtime, dan sebagainya.
Digitalisasi arsip dimulai dengan proses alih media, yaitu mengubah arsip cetak perusahaan menjadi arsip digital. Banyaknya arsip cetak yang dimiliki perusahaan membuat beban kerja alih media cukup besar Setidaknya ada ribuan hingga jutaan lembar arsip yang harus dipindai satu persatu. Proses ini tentu akan memakan waktu cukup banyak. Terlebih lagi, file hasil scan yang harus diindeks dan ditata terlebih dulu pada platform digital perusahaan.
Secara umum, proses alih media arsip dapat dilakukan oleh internal perusahaan, atau menggunakan jasa alih media arsip seperti PrimaDoc. Diantara keduanya, jasa alih media arsip memang menjadi alternatif yang lebih banyak dipilih oleh mayoritas perusahaan. Berikut kami paparkan lebih mendalam alasan perusahan-perusahaan lebih memilih menggunakan jasa alih media dibanding mengerjakannya sendiri.
Efisiensi Kerja
Berbanding dengan beban proses alih media arsip yang berat, mayoritas perusahaan tidak memiliki kapasitas SDM yang cukup untuk mengerjakan proses alih media ini. Hal ini membuat pekerjaan alih media ini menjadi lama atau bahkan terus ditunda. Dampaknya, digitalisasi arsip tidak akan terwujud karena alih media yang tidak kunjung selesai.
Menggunakan jasa alih media arsip menjadi solusi yang efisien untuk mengubah arsip cetak perusahaan ke bentuk digital. Perusahaan tidak perlu mengorbankan waktu kerja karyawan. Proses alih media arsip tetap dapat tertangani, dan karyawan tetap dapat melakukan pekerjaannya seperti biasa.
Antisipasi Kerusakan Arsip
Dengan menggunakan jasa alih media arsip seperti PrimaDoc, seluruh proses alih media arsip perusahaan dilakukan oleh tim profesional dan peralatan yang memenuhi standar. Dengan demikian, file digital memiliki kualitas dan isi yang sama seperti arsip cetak aslinya. Tidak hanya itu, dengan menggunakan jasa alih media arsip, perusahaan memiliki cadangan arsip yang tersimpan dalam bentuk digital. Hal ini akan sangat berguna sebagai antisipasi saat arsip cetak mengalami kerusakan atau hilang.
Efisiensi Biaya
Salah satu alternatif yang sering dipilih perusahaan ketika kekurangan kapasitas SDM adalah melakukan rekrutmen. Akan tetapi, dalam hal perusahaan hanya membutuhkan tambahan SDM untuk mengerjakan proses alih media arsip, menambah karyawan justru menjadi pemborosan. Dibandingkan dengan merekrut karyawan khusus untuk menjalankan proses alih media arsip, penggunaan jasa alih media arsip profesional cenderung lebih efisien dari aspek biaya. Perusahaan tidak perlu menyiapkan gaji setiap bulan karena membayar sesuai kebutuhan proyek saja.
Contohnya, biaya jasa alih media arsip PrimaDoc yang menawarkan harga dasar per lembar. Berbeda dengan biaya gaji karyawan yang dikeluarkan setiap bulan, biaya jasa alih media hanya perlu perusahaan Anda anggarkan satu kali saja. Itupun sudah termasuk semua fungsi yang berkaitan dengan konversi arsip cetak ke digital.
Less-paper
Arsip yang telah dialihkan ke dalam bentuk digital oleh jasa alih media arsip bentuk cetaknya tidak lagi diperlukan dan dapat langsung dimusnahkan. Hal ini akan mengurangi jumlah kertas yang harus disimpan di gudang arsip. Dampaknya, perusahaan dapat menghemat biaya operasional untuk keperluan pengelolaan arsip cetak seperti rak, lemari arsip, serta ruang penyimpanan arsip.
Jasa alih media arsip seperti PrimaDoc juga menyediakan layanan pengindeksan arsip digital serta aplikasi Document Management System (DMS) yang memungkinkan pengelolaan arsip digital. Dengan dukungan fitur aplikasi DMS yang lengkap, pengelolaan arsip perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Perusahaan Anda dapat membuktikan berbagai keuntungan di atas dengan dukungan tim kearsipan PrimaDoc. Kompetensi tim yang telah diakui melalui sertifikat ANRI akan memberikan jaminan yang lebih besar bagi hasil alih media arsip. Perusahaan Anda dapat menjalankan proses digitalisasi arsip dengan cara yang jauh lebih praktis, tanpa membebani karyawan dan mengganggu aktivitas bisnis perusahaan. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
