Hindari Kerusakan dan Kehilangan Arsip dengan Tips Jitu Ini!
Perusahaan kerap mengalami kehilangan arsip akibat terselip atau rusak? Pelihara arsip dan dokumen dengan cara yang tepat demi pelestarian informasi berharga. Perbaiki cara perusahaan menangani arsip dan perbaharui sarana prasarana yang ada. Dalam artikel ini Anda akan memelajari tips pemeliharaan arsip yang telah PrimaDoc rangkum.
Apa saja tips-tips tersebut? Simak informasi lengkapnya di bawah ini untuk menghindari kehilangan arsip hari ini juga!
Hilangnya Arsip, Hilangnya Rekaman Kegiatan Bisnis yang Berharga
Kehilangan arsip merupakan hal yang tidak dapat ditolerir dalam aktivitas pengarsipan dan manajemen dokumen. Tak hanya hal tersebut berpotensi mengganggu kelancaran aktivitas bisnis, tetapi juga mengancam akuntabilitas dan integritas perusahaan di mata publik. Mengapa demikian? Arsip mengandung informasi dan data rekaman yang memiliki nilai sejarah, khususnya untuk jenis arsip vital dan arsip terjaga yang penting bagi keberlangsungan perusahaan dan kepentingan negara. Arsip vital mencakup dokumen yang diperlukan untuk memastikan operasional perusahaan tetap berjalan, seperti kontrak penting, laporan keuangan, dan catatan kepatuhan. Kehilangan arsip jenis ini dapat menyebabkan perusahaan tidak mampu memenuhi kewajiban hukum atau kontraktual, yang pada akhirnya merugikan reputasi dan kepercayaan publik.
Selain itu, arsip juga menjadi bukti legal yang penting dalam menyelesaikan sengketa atau audit, sehingga kehilangannya dapat memperlemah posisi hukum perusahaan dalam situasi tertentu. Dalam konteks perusahaan besar, kehilangan arsip dapat menyebabkan hilangnya rekam jejak historis yang penting dalam evaluasi bisnis dan perencanaan strategis. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi atau aktivitas tertentu, tetapi juga merupakan alat untuk menilai kinerja perusahaan di masa lalu, merumuskan strategi masa depan, dan mempertanggungjawabkan tindakan perusahaan kepada pihak internal maupun eksternal,. Maka dari itu, menjaga keutuhan dan keamanan arsip adalah prioritas yang tidak boleh diabaikan dalam pengelolaan perusahaan yang profesional dan berkelanjutan.
Hilangnya arsip berarti hilangnya informasi untuk selama-lamanya tanpa ada opsi untuk memanggil kembali informasi ataupun data di dalamnya. Untuk mengantisipasi kejadian yang tidak diinginkan tersebut, terdapat beberapa hal preventif yang dapat Anda lakukan, mulai dari pengecekan dan pemeriksaan rutin, hingga pembuatan data atau file cadangan yang aman.
1. Identifikasi Penyebab Kehilangan Arsip:
Lakukan analisis risiko secara teratur untuk mengidentifikasi potensi kerugian yang mungkin terjadi. Buat catatan atau laporan yang berisi penyebab kerusakan, lokasi penyimpanan, identitas dokumen, dan tahun penciptaan dokumen. Lebih jauhnya lagi, Anda dapat mencantumkan perawatan apa saja yang pernah dilakukan terhadap arsip tersebut. Hal ini penting untuk memelajari faktor dominan yang menyebabkan arsip rusak atau hilang.
2. Periksa sistem secara berkala
Pemeriksaan sistem secara berkala berguna untuk memantau ketepatan tata kelola arsip di perusahaan Anda dan memberikan informasi terkait potensi kesalahan prosedural maupun regulasi. Bila sistem kearsipan masih menggunakan cara konvensional, cari tahu apakah cara tersebut efektif dari sisi pengorganisasian. Di sisi lain, bila manajemen arsip Anda sudah beralih ke digital, lakukan pemindaian keamanan seperti hak akses, potensi malware, maupun potensi risiko lain yang dapat menyebabkan kehilangan arsip.
3. Mengurangi Kesalahan Manusia
Perusahaan perlu memberikan pelatihan yang komprehensif kepada tim arsiparis tentang perlindungan data dan pentingnya keamanan. Pastikan Anda telah memiliki pedoman yang jelas untuk mengelola data sensitif dan pastikan seluruh pihak terkait mengikuti aturan tersebut.selain itu, penting juga untuk terus memberikan pelatihan berkala tentang risiko kehilangan data dan pentingnya peran tim kearsipan dalam mencegahnya.
4. Membuat Cadangan Data:
Sudahkah Anda membuat data cadangan untuk arsip dan dokumen? Pembuatan backup atau penyimpanan cadangan merupakan langkah preventif yang dapat menyelamatkan perusahaan dari ancaman kehilangan data yang masif akibat bencana alam maupun serangan siber. Gunakan sistem cadangan otomatis untuk memastikan cadangan data yang aman dan konsisten. Selain itu, simpan cadangan di lokasi yang aman dan tidak terjangkau untuk melindungi dari kerusakan atau pencurian.
Itulah empat tips untuk menghindari kehilangan arsip akibat kerusakan maupun kesalahan penggunaan. Sudahkah perusahaan menerapkan keempatnya? Tahukah Anda bahwa masalah kearsipan perusahaan dapat Anda konsultasikan dan selesaikan bersama tim kearsipan profesional bersertifikat ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)?
Untuk mendukung terjaganya penyelenggaraan tata kelola kearsipan maupun Document Control, Anda dapat mempercayakan vendor kearsipan terpercaya seperti PrimaDoc. Bersama PrimaDoc, manajemen arsip lancar tanpa ada masalah kehilangan arsip! Untuk informasi selengkapnya, kunjungi laman layanan PrimaDoc dan temukan jawaban untuk kebutuhan Anda.
