Data Mudah Diakses, Persetujuan Klaim Cepat Diproses
Sulitnya menemukan sistem yang tepat agar data mudah diakses untuk kelengkapan polis menjadi masalah bagi perusahaan asuransi. Sistem ini tidak hanya dibutuhkan untuk mempercepat proses pencarian dokumen semata, tetapi juga dapat membantu Anda dalam mempersingkat proses persetujuan klaim. Tentunya proses yang lebih cepat juga dapat menghadirkan citra baik bagi perusahaan dengan adanya pelayanan nasabah yang lebih berkualitas.
Bagaimana sebenarnya cara yang tepat agar data mudah diakses? Untuk mengetahui lebih lanjut, berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan.
Mengenal Database agar Data yang Lebih Mudah Diakses
Salah satu solusi yang dapat membantu Anda dalam menghadirkan sistem pengelolaan dokumen yang tepat untuk mempermudah pencarian data adalah dengan membangun sistem pengelolaan database.
Pangkalan data atau database adalah sekumpulan informasi atau juga data yang telah tersimpan rapi dan tersusun berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu dalam media penyimpanan digital seperti server atau cloud. Dengan adanya database ini, nantinya data mudah diakses dan juga ditemukan untuk kebutuhan klaim polis asuransi dan kegiatan operasional bisnis perusahaan.
Meskipun begitu, untuk mengakses database tersebut dibutuhkan sebuah perangkat tambahan berupa aplikasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Aplikasi ini memungkinkan data mudah diakses dan diorganisir sesuai kebutuhan.
Fungsi Database yang Jarang Diketahui
Setelah mengenal pengertian dari database, Anda juga perlu mengetahui fungsi sesungguhnya dari database untuk menjadikan data mudah diakses. Adapun beberapa fungsi tersebut meliputi:
- Mencegah terjadinya duplikasi data, ini dapat berakibat pada pencarian data yang lebih sulit dan inkonsistensi pada keseluruhan informasi yang ditampilkan.
- Mempermudah indexing data, sehingga pengelompokan informasi terkait klaim polis dapat dilakukan dengan efisien. Anda dapat mengelompokkannya berdasarkan nama nasabah, abjad, tanggal, hingga lokasi dibuatnya dokumen.
- Menyederhanakan proses penyimpanan, khususnya dengan adanya aplikasi DMS yang dapat mempermudah proses pengelolaan data dan informasi, sehingga data mudah diakses.
- Membantu penyimpanan data dengan volume besar, yang sangat bermanfaat bagi perusahaan asuransi yang memiliki banyak cabang di berbagai kota, sehingga data yang ditampilkan tetap sama, baik itu di cabang kota besar maupun kecil.
Jenis Dokumen yang Dibutuhkan untuk Persetujuan Klaim
Untuk mempercepat persetujuan klaim nasabah, ada beberapa jenis dokumen yang harus dapat Anda akses dengan mudah, antara lain:
- Polis asuransi, yaitu dokumen persetujuan antara perusahaan dan nasabah dalam menyelenggarakan layanan asuransi.
- Data diri nasabah, mulai dari Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta lahir, rekam medis, dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan layanan asuransi.
- Dokumen pendukung, contohnya seperti surat Berita Acara Pemeriksaan (BAP), formulir pemberitahuan rekening bank, surat diagnosa dari rumah sakit, dan dokumen lainnya yang dibutuhkan untuk persetujuan klaim.
Menggunakan Aplikasi DMS agar Data Mudah Diakses
Perkembangan teknologi telah menjadikan pengelolaan arsip tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di industri produksi saja. Perusahaan asuransi pun dapat memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dengan adanya aplikasi DMS yang dapat membantu agar data mudah diakses.
Oleh karena itu, PrimaDoc hadir dengan solusi aplikasi DMS yang dapat Anda jadikan pilihan. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan, aplikasi PrimaDoc didesain secara khusus untuk membantu perusahaan asuransi yang Anda kelola. Apalagi aplikasi ini juga dilengkapi dengan adanya aplikasi web based yang dapat Anda akses dari mana saja tanpa perlu menggunakan software khusus pada perangkat komputer atau laptop.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan pendukung lainnya, mulai dari alih media arsip, pemeliharaan arsip, hingga pengelolaan arsip. Untuk perihal pelayanan pun Anda tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc telah memiliki sertifikat ISO 9001 sebagai bukti layanan yang terbaik bagi klien.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi PrimaDoc untuk membantu Anda agar data mudah diakses? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
