Daftar Protokol Notaris yang Dapat Dikelola dengan DMS
Pengelolaan arsip atau pengarsipan merupakan salah satu aspek yang sangat penting jika Anda berprofesi di bidang hukum, salah satunya notaris. Kumpulan dokumen penting berupa arsip negara yang harus dikelola dan disimpan oleh notaris, atau biasa disebut sebagai protokol notaris, harus disimpan dengan baik sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat dalam beberapa tahun terakhir telah membawa perubahan besar bagi manusia dalam menjalankan berbagai kegiatan sehari-hari dan pekerjaan, salah satunya dalam hal pengelolaan dokumen. Jika sebelumnya pengelolaan arsip hanya dapat dilakukan secara manual dalam bentuk kertas, kini pengelolaan arsip dapat dilakukan secara digital dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS).
Digitalisasi Protokol Notaris, Apakah Mungkin?
Kehadiran DMS pada akhirnya memunculkan wacana untuk digitalisasi pengelolaan protokol notaris. Implementasi DMS bagi notaris memungkinkan munculnya berbagai efisiensi dan kemudahan dalam pengelolaan protokol notaris. Akan tetapi, penerapan digitalisasi arsip pada kantor notaris biasanya akan memunculkan beberapa pertanyaan baru. Beberapa di antaranya adalah tentang apakah dokumen notaris dapat dikelola secara digital dan apa saja protokol notaris yang termasuk di dalamnya.
Berdasarkan Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN), notaris diharuskan hadir secara fisik dan menandatangani akta dihadapan penghadap dan saksi. Lalu apakah dengan adanya peraturan tersebut maka berarti digitalisasi protokol notaris tidak dapat dilakukan?
Tentu saja bisa. Dalam Pasal 5 ayat (1) UU No 11 Tahun 2008, dijelaskan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Hal ini menunjukan bahwa dokumen elektronik memiliki kekuatan hukum yang diakui undang-undang. Dalam penerapannya, kini banyak instansi pemerintahan yang menerapkan tanda tangan digital dalam dokumen negara seperti tanda tangan digital pejabat pemerintah pada dokumen akta nikah, akta kelahiran, dan kartu keluarga yang terbaru.
Selain itu, ketika membahas tentang digitalisasi arsip notaris, bukan berarti pengelolaan arsip fisik ditiadakan. Digitalisasi arsip notaris menjadi semacam back up dan kemudahan untuk mengelola dokumen dengan lebih efisien melalui aplikasi digital terhadap arsip yang masih memungkinkan untuk dikelola secara digital. Namun, jika memang diperlukan, notaris dapat hadir secara fisik sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
Meskipun tidak semuanya dikelola secara digital, implementasi aplikasi DMS dapat menciptakan lebih banyak efisiensi kerja dalam pengelolaan protokol kesehatan. Pada akhirnya otomatisasi ini dapat memudahkan klien dalam pengurusan dokumen dan membuat mereka semakin puas dengan layanan notaris..
Protokol Notaris yang Dapat Dikelola dengan DMS
Satu hal yang menjadi pertanyaan lebih lanjut adalah tentang dokumen-dokumen yang dapat dikelola secara digital. Itu merupakan pertanyaan yang sangat wajar, karena banyak dokumen notaris yang berhubungan dengan legalitas. Dokumen jenis tersebut pada umumnya dibutuhkan dalam bentuk cetak.
Meskipun beberapa dokumen masih dibutuhkan dalam bentuk cetak, masih banyak protokol notaris yang dapat dikelola secara digital. Beberapa contoh protokol notaris yang dapat dikelola menggunakan DMS seperti minuta akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar protes, buku daftar wasiat, buku daftar lain yang disimpan oleh notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menyimpan dokumen-dokumen notaris dalam bentuk digital jelas jauh lebih efisien. Berbagai kemudahan dan efisiensi dapat dirasakan karena akses terhadap dokumen menjadi lebih praktis dengan sistem berbasis digital. Notaris maupun karyawan dapat menemukan berbagai jenis protokol notaris hanya dengan beberapa klik. Berbagi dokumen dengan klien, antar karyawan kantor notaris atau dengan instansi terkait juga dapat dengan lebih mudah dilakukan. Selain memudahkan, hal itu juga akan meningkatkan produktivitas kantor notaris dalam menangani klien. Mereka akan semakin puas dengan layanan Anda karena masalahnya dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
Notaris dapat memanfaatkan aplikasi DMS seperti PrimaDoc untuk mewujudkan berbagai efisiensi kerja tersebut. DMS PrimaDoc didesain dengan berbagai fitur pendukung untuk mengoptimalkan proses pengelolaan dokumen, seperti pembatasan hak akses untuk keamanan dokumen, fitur manajemen gudang arsip, pengkategorian arsip dan lain-lain. Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang berbagai fitur tersebut. Kami siap membantu Anda mewujudkan pengelolaan protokol notaris yang lebih efisien! (Septiani)
