Arsip Go-Digital Wujudkan Kinerja Perusahaan yang Lebih Optimal

Arsip merupakan pedoman bagi setiap bisnis. Setiap informasi dan data yang terkumpul dapat menjadi landasan bagi pengambilan analisis dan pembuatan strategi perusahaan. Oleh sebab itu, saat ini sedang digaungkan pula mengenai penerapan arsip go-digital. Tanpa dukungan pengelolaan data yang baik, manajemen akan kesulitan untuk menghasilkan kebijakan dan strategi yang tepat.

Semakin hari, arsip cetak memang justru membuat pemanfaatan data menjadi tidak optimal. Selain menimbulkan beban administrasi, arsip cetak juga sulit ditemukan dan bahkan mudah hilang atau tercecer. Untungnya, perkembangan teknologi telah menawarkan solusi pengelolaan arsip yang lebih efektif dengan digitalisasi arsip.

Arsip go-digital mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien. Manajemen dapat melihat data dan informasi perusahaan secara komprehensif dan akurat. Dengan sajian big data yang terstruktur, manajemen dapat lebih mudah membuat kebijakan dan strategi yang tepat. Otomatisasi sistem digital juga membuat berbagai pekerjaan kearsipan dapat dilakukan dengan efisien.

Dengan berbagai alasan tersebut, digitalisasi arsip menjadi pilihan yang paling rasional untuk mewujudkan optimalisasi pengelolaan arsip perusahaan. Berikut adalah enam cara agar digitalisasi arsip dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal:

Mudah Ditemukan

Menurut laporan dari www.coordinated.com, studi yang dilakukan oleh Gartner menemukan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan 20-30% waktu kerja mereka hanya untuk mencari informasi di arsip kertas. Banyaknya waktu yang terbuang tidak hanya mengurangi produktivitas karyawan, tetapi juga memboroskan energi mereka. Hal ini dapat dihindari dengan melakukan digitalisasi arsip melalui arsip go-digital. Digitalisasi arsip memungkinkan setiap file, data, dan informasi dapat ditemukan dengan cepat melalui fitur pencarian. Karyawan tidak lagi membuang waktu hanya untuk mencari arsip.

Mendukung Rapat di Era Digital

Era digital telah membawa perubahan besar dalam cara bisnis dijalankan, termasuk dalam tren rapat virtual. Meskipun pandemi telah berakhir dan kegiatan perkantoran sudah dapat berjalan normal kembali, rapat virtual masih banyak digunakan. Bahkan, beberapa perusahaan menjadikan rapat virtual sebagai cara untuk mengkoordinasikan antar cabang yang berbeda wilayah. Arsip go-digital merupakan solusi efektif yang dapat mendukung pelaksanaan rapat pada era digital. Dokumen tidak perlu lagi dicetak hanya untuk dipresentasikan saat rapat. Melalui aplikasi Document Management System (DMS), data dapat langsung dipresentasikan kepada peserta rapat.

Mudah Dibagikan

Arsip go-digital memudahkan proses berbagi dokumen untuk kepentingan bisnis. Pengiriman dokumen dapat dilakukan dengan memanfaatkan jaringan internet dan dapat diakses oleh penerima dalam hitungan detik, bahkan dengan rekan bisnis di kota atau negara lain. Ini merupakan solusi yang lebih efisien daripada membagikan arsip dalam bentuk cetak.

Mudah Diakses

Digitalisasi arsip menciptakan fleksibilitas akses yang luas. Karyawan tidak perlu datang ke kantor dan mencari arsip di gudang penyimpanan. Arsip digital dapat diakses melalui perangkat digital karyawan, baik dari meja kerja, rumah, atau tugas lapangan. Akses arsip kapanpun dan di manapun diperlukan, tanpa kendala dan tanpa banyak tenaga.

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Efisiensi yang dihasilkan dari arsip go-digital membuat waktu yang terbuang untuk pekerjaan kearsipan semakin sedikit. Selain mempercepat pekerjaan kearsipan, efisiensi ini membuat karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan lainnya yang lebih prioritas. Produktivitas karyawan yang meningkat secara otomatis akan mewujudkan kinerja perusahaan yang lebih optimal.

Menyediakan Data yang Akurat

Bagi manajemen, arsip go-digital merupakan solusi untuk meningkatkan akurasi pembuatan kebijakan, hal yang tidak terjadi ketika perusahaan masih menggunakan arsip cetak. Dilansir dari coordinated.com, 59% dari 1.000 manajer mengatakan bahwa mereka kehilangan informasi penting pada dokumen kertas karena tidak dapat menemukannya, yang mengakibatkan pengambilan kebijakan yang kurang optimal. Dengan arsip go-digital, seluruh data perusahaan dapat disajikan secara utuh dan akurat. Beberapa aplikasi arsip digital, seperti DMS PrimaDoc, bahkan memberikan tampilan yang mudah dipahami sehingga memudahkan manajemen dalam melakukan analisis dan membuat keputusan strategis.

Berdasarkan keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari arsip go-digital, banyak perusahaan yang beralih dari penggunaan arsip kertas ke arsip digital. Salah satu aplikasi penyimpanan arsip digital yang dapat menjadi pilihan adalah PrimaDoc. PrimaDoc hadir dengan berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan arsip digital, mulai dari pencarian yang mudah, akses yang fleksibel, hingga tampilan yang user-friendly. PrimaDoc juga dilengkapi dengan keamanan data yang terjamin, sehingga perusahaan dapat memastikan kerahasiaan dokumen-dokumen penting mereka. Dengan PrimaDoc, perusahaan dapat menjalankan bisnis mereka dengan lebih efisien dan efektif di era digital ini.

Tertarik untuk menggunakan aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)