Aplikasi PrimaDoc Memudahkan Penyimpanan Dokumen Farmasi
Penyimpanan dokumen farmasi merupakan topik yang masih jarang dibahas oleh dunia kearsipan. Padahal perusahaan farmasi juga membutuhkan pengelolaan yang tepat, khususnya bagi dokumen penting yang berhubungan dengan operasional dan bisnis. Saat ini, masih banyak ditemukan perusahaan farmasi yang menggunakan metode penyimpanan dokumen secara konvensional, sehingga peluang digitalisasi masih terbuka lebar.
Apakah sebenarnya penyimpanan dokumen farmasi juga dapat dioptimalkan dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Jenis Dokumen yang Dimiliki Perusahaan Farmasi
Untuk memahami peran aplikasi DMS dari PrimaDoc dalam membantu penyimpanan dokumen farmasi, tentunya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai jenis dokumen yang paling sering digunakan oleh perusahaan farmasi. Dengan begitu, nantinya solusi penyimpanan dokumen dari PrimaDoc dapat dimanfaatkan dengan maksimal.
Adapun beberapa dokumen farmasi yang sering digunakan meliputi:
- Dokumen spesifikasi produk
Jenis dokumen pertama yang sering digunakan perusahaan farmasi adalah dokumen spesifikasi produk. Dokumen ini memuat berbagai informasi terkait produk yang telah diproduksi, mulai dari bahan baku, bahan untuk packaging, hingga produk jadi. Oleh karena itu, mengingat informasi yang terdapat di dalamnya cukup penting, maka metode penyimpanan dokumen farmasi yang tepat sangatlah dibutuhkan.
- Dokumen produksi
Selain dokumen spesifikasi produk, penyimpanan dokumen farmasi juga penting dilakukan pada dokumen produksi. Di dalamnya memuat beberapa informasi seperti dokumen produksi induk dengan formula produk, prosedur pembuatan dan pengemasan, hingga catatan produksi batch.
- Dokumen pengawasan mutu
Pada umumnya, dokumen pengawasan mutu memuat beberapa informasi mengenai kontrol kualitas produksi, mulai dari prosedur atau metode pengawasan dan pengujian mutu, hingga catatan analisis dari hasil pengujian untuk menjamin keamanan produk.
- Dokumen penyimpanan dan distribusi
Bagi perusahaan farmasi, distribusi merupakan jantung pemasaran dari setiap produk. Oleh karena itu, penyimpanan dokumen farmasi untuk distribusi juga harus diperhatikan. Di dalamnya terdapat informasi mengenai persediaan dan jadwal distribusi produk untuk suatu periode.
- Dokumen pemeliharaan
Dokumen penting lainnya yang biasanya dimiliki oleh perusahaan farmasi adalah dokumen pemeliharaan, yang memuat informasi mengenai pemeliharaan, pemantauan, hingga pembersihan ruangan dan peralatan yang digunakan untuk produksi obat-obatan.
Selain beberapa lima dokumen di atas, sebenarnya masih ada beberapa dokumen pendukung yang biasanya dimiliki perusahaan farmasi, mulai dari dokumen penanganan keluhan dan penarikan obat dari pasaran, dokumen untuk peralatan khusus, catatan inspeksi diri, dan juga pedoman karyawan.
Bisakah Penyimpanan Dokumen Farmasi Dilakukan secara Online?
Dibandingkan beberapa tahun sebelumnya, keberadaan teknologi terkini sudah dapat membantu banyak industri untuk melakukan digitalisasi dokumen. Oleh karena itu, penyimpanan dokumen farmasi secara online sebenarnya juga memungkinkan. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi DMS yang didesain secara khusus untuk pengelolaan dokumen digital.
Saat ini, PrimaDoc menyediakan solusi serupa yang dapat Anda jadikan pilihan jika berencana melakukan alih media penyimpanan dokumen farmasi. Dengan adanya aplikasi PrimaDoc, perusahaan farmasi yang Anda kelola akan memperoleh beberapa kelebihan, antara lain:
- Tidak perlu lagi melakukan penyimpanan dokumen fisik, sehingga lebih hemat biaya yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen.
- Dapat diakses dari mana saja, karena PrimaDoc dilengkapi dengan aplikasi berbasis web browser yang dapat Anda akses tanpa perlu menggunakan software khusus yang diinstal pada laptop atau perangkat komputer.
- Fitur yang lengkap untuk perusahaan farmasi, mulai dari pengaturan hak akses, pelacakan histori audit trail, hingga retensi dokumen dapat dilakukan lewat aplikasi PrimaDoc.
- Nilai lebih bagi perusahaan, branding perusahaan juga ikut bertambah baik dengan ikut serta mengurangi penggunaan kertas, sehingga dapat mendukung gerakan go green.
Selain beberapa kelebihan di atas, sebenarnya masih ada banyak lagi kelebihan dan manfaat penyimpanan dokumen farmasi dengan menggunakan aplikasi PrimaDoc. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
