Aplikasi Penyimpanan Dokumen Digital untuk menunjang efisiensi kerja di Masa 4.0
Pada jaman 4.0 seperti saat ini, aplikasi penyimpanan dokumen berperan penting untuk menunjang efisiensi kerja perusahaan dan juga institusi pemerintah. Apalagi mengingat work from home telah menjadi hal yang normal, maka keberadaan aplikasi sharing dokumen sangatlah dibutuhkan agar pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efektif.
Selain itu, peran teknologi juga sangat dibutuhkan bagi perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor, karena perbedaan kecepatan informasi dapat menjadikan Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan. Oleh karena itu, PrimaDoc hadir dengan solusi aplikasi penyimpanan dokumen digital yang dapat Anda andalkan dalam meningkatkan efisiensi kerja. Bagaimana peran dari solusi ini dalam membantu Anda dalam jaman 4.0? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Jaman 4.0 yang Sebenarnya?
Jaman 4.0 atau dikenal dengan nama lain ‘revolusi industri 4.0’ merupakan istilah yang merujuk pada penggunaan teknologi dan juga mesin canggih dalam memproduksi barang dan/jasa yang memiliki nilai ekonomis. Jika sebelumnya peran tenaga manusia yang lebih besar, maka dengan adanya perkembangan teknologi, beberapa pekerjaan mulai dilakukan oleh mesin atas alasan efektivitas dan juga efisiensi kerja.
Dampak dari Jaman 4.0 Terhadap Dunia Kearsipan
Perlu Anda ketahui, kecepatan penyebaran data dan juga informasi sangatlah krusial dalam revolusi industri 4.0. Oleh karena itu, hal ini juga berdampak pada sistem kearsipan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jika sebelumnya pengarsipan cukup dilakukan secara manual dan semua dokumen perusahaan disimpan dalam ruang arsip, maka saat ini digitalisasi arsip sangatlah dibutuhkan. Oleh karena itu, aplikasi penyimpanan dokumen digital menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Apalagi kini adalah eranya teknologi cloud computing, yang memungkinkan Anda untuk menjadikan internet sebagai pusat pengelolaan, penyimpanan data dan juga informasi. Tentunya keberadaan aplikasi penyimpanan dokumen digital dapat meningkatkan efisiensi dari arsiparis dan pihak yang membutuhkan hak untuk mengakses atau mendapatkan informasi dari dokumen dengan lebih cepat.
Pentingnya Aplikasi Penyimpanan Dokumen Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja
Setelah mengetahui dampak dari jaman 4.0, tentunya Anda lebih mengerti bahwa aplikasi penyimpanan dokumen digital dapat membantu Anda go digital dengan lebih cepat, sehingga sistem kearsipan perusahaan memiliki beragam manfaat. Adapun beberapa di antaranya meliputi:
- Mempercepat proses penemuan kembali dan penyajian informasi, yang dapat disajikan dengan lebih lengkap jika sewaktu-waktu dibutuhkan dengan bantuan aplikasi PrimaDoc.
- Menghindarinya adanya duplikasi informasi, karena seluruh penyimpanan arsip digital dilakukan terpusat, maka hal tersebut dapat dihindari saat proses indexing.
- Akurasi penyimpanan informasi yang tinggi, sehingga risiko terjadinya kehilangan dan juga kerusakan arsip dapat dihindari.
- Distribusi informasi yang lebih cepat dan merata, dengan adanya aplikasi penyimpanan dokumen digital, informasi yang didapatkan oleh setiap pihak, baik pihak internal atau eksternal bersifat sama dan diterima dalam waktu yang sama pula.
- Tingkat keamanan lebih tinggi, khususnya jika Anda menggunakan aplikasi PrimaDoc, yang dilengkapi fitur enkripsi yang dapat mengacak informasi di dalam arsip agar tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Meningkatkan Efisiensi Kerja dengan Aplikasi Penyimpanan Dokumen Digital PrimaDoc
Jika Anda telah membaca berbagai manfaat dari aplikasi penyimpanan dokumen digital di atas dan mulai mempertimbangkan untuk melakukan digitalisasi arsip, maka PrimaDoc dapat menjadi pilihan yang tepat. Dengan dilengkapi dengan sertifikat ISO 9001 dan pengalaman bertahun-tahun dalam pengelolaan arsip, PrimaDoc memiliki solusi alih media arsip fisik menjadi arsip digital, yang dapat membantu Anda untuk menghadapi persaingan di jaman 4.0 seperti saat ini.
Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi aplikasi berbasis website yang dapat mempermudah Anda dalam mengakses dokumen dari mana saja, tanpa memerlukan instalasi khusus pada komputer atau juga laptop, dengan fitur manajemen arsip aktif, inaktif, dan juga masa retensi arsip. Tidak hanya itu, jika Anda masih membutuhkan arsip fisik, PrimaDoc juga menyediakan layanan warehousing, dengan fitur integrasi arsip fisik dengan aplikasi penyimpanan dokumen digital. Dengan begitu, Anda tidak lagi kerepotan dengan volume arsip yang terus bertambah.
Jadi, siap menyambut jaman 4.0 dengan aplikasi penyimpanan dokumen digital dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
