Aplikasi Arsip Digital: Solusi Menghadapi Tantangan di Era Digital
Dalam menghadapi tantangan di era modern, keberadaaan solusi berbasis teknologi seperti aplikasi arsip digital merupakan keuntungan besar bagi perusahaan Anda.
Apalagi mengingat kebutuhan organisasi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, tentunya memanfaatkan solusi kearsipan konvensional saja tidak akan cukup.
Meskipun begitu, bukan berarti Anda dapat menggunakan aplikasi dokumen digital secara langsung tanpa perencanaan yang matang.
Sebelum memulai implementasi dari solusi ini, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu berbagai tantangan yang dihadapi dan bagaimana pula aplikasi dokumen digital dapat dimanfaatkan dengan lebih optimal. Dari mana kita dapat memulainya? Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengenal 4 Tantangan Penggunaan Aplikasi Arsip Digital
Ketika memutuskan untuk bermigrasi menggunakan aplikasi arsip digital, akan banyak Anda temui penolakan dan juga tantangan yang perlu diselesaikan sebelum implementasinya berlangsung dengan optimal. Beberapa tantangan tersebut meliputi:
1. Literasi digital dari SDM yang belum begitu baik
Menurut data yang dirilis oleh salah satu badan riset global, We Are Social, sebenarnya tingkat penggunaan internet di Indonesia terbilang cukup tinggi, dengan total masyarakat yang telah menggunakan internet telah mencapai 202,6 juta jiwa.
Meskipun begitu, tingginya minat penggunaan internet di dalam negeri tidak dibarengi dengan meningkatnya literasi digital masyarakat.
Saat ini, skor literasi digital rata-rata masyarakat Indonesia hanya mencapai 3,49 dari skala tertinggi di angka 5. Oleh karena itu, rata-rata kemampuan nalar dan penggunaan teknologi masih termasuk dalam kategori “sedang”.
Tentunya hal ini juga berpengaruh pada dunia bisnis dan pemerintahan, karena mengindikasikan tidak semua karyawan atau bahkan top management mampu menggunakan aplikasi dokumen digital dengan optimal, karena ada barrier besar yang belum terselesaikan.
2. Adopsi teknologi yang masih berpusat di kota-kota besar
Pada tahun 2021 yang lalu, Menteri Keuangan RI, Sri Mulyani, mengungkapkan bahwa adopsi teknologi sangat penting bagi perkembangan bisnis tanah air.
Permasalahannya, adopsi teknologi yang tinggi masih terbatas pada beberapa kota besar saja, termasuk penggunaan aplikasi arsip digital.
Tentunya hal ini dapat menghalangi implementasi kearsipan digital yang menyeluruh, mengingat akses informasi di daerah juga masih terbatas.
3. Ketertinggalan dari kompetitor lainnya
Mengingat persaingan bisnis yang semakin ketat, banyak perusahaan yang berlomba-lomba mengadopsi konsep transformasi digital sedini mungkin. Pemicu dari ‘perang teknologi’ ini terjadi akibat adanya kebutuhan akan transfer data dan informasi yang begitu tinggi.
Di sinilah sebenarnya peran aplikasi arsip digital sangat dibutuhkan. Yang menjadi masalah, banyak perusahaan yang telat melakukan perencanaan dan berakibat dari tertinggalnya mereka dari kompetitor.
Di sisi lain, kerjasama dengan vendor kearsipan juga tidak dapat dilakukan sembarangan, karena belum tentu vendor tersebut telah berpengalaman dalam industri yang Anda geluti.
4. Pemanfaatan big data yang belum optimal
Perlu Anda ketahui, kehadiran aplikasi arsip digital bertujuan untuk membantu Anda dalam mengelola banyaknya informasi yang terkumpul dalam bentuk big data.
Sebenarnya, solusi aplikasi arsip digital ini sangat menguntungkan jika dapat digunakan dengan baik. Akan tetapi, belum semua perusahaan memahami bagaimana mengolah data tersebut untuk digunakan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan strategis.
Tantangan ini cukup krusial untuk dihadapi, mengingat banyak negara tetangga yang sudah lebih dahulu memanfaatkan big data untuk kebutuhan bisnis. Tentunya perusahaan dalam negeri tidak boleh tertinggal jika ingin bersaing di kancah internasional.
Saatnya Berkenalan dengan Solusi Aplikasi Arsip Digital yang Tepat!
Sedang menghadapi berbagai tantangan di atas dan belum menemukan vendor kearsipan yang mampu menjamin penggunaan aplikasi arsip digital dengan maksimal?
Kini, sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi kearsipan terbaik dari PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan terbaik yang telah dipercaya banyak perusahaan untuk memenuhi kebutuhan kearsipan dengan solusi aplikasi dokumen digital yang dimiliki.
Berbeda dengan aplikasi arsip digital lainnya, aplikasi PrimaDoc memiliki beberapa kelebihan utama, antara lain:
- Dilengkapi web based app untuk akses melalui multi perangkat dengan media browser.
- Fitur lebih lengkap, mulai dari pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pencarian informasi berbasis keyword, hingga pengaturan jadwal retensi arsip.
- Dukungan tim online maintenance yang siap membantu Anda untuk mendapatkan aplikasi arsip digital ter-update.
- Layanan kearsipan pendukung yang lebih lengkap, mulai dari alih media arsip, perawatan arsip, hingga layanan konsultasi kearsipan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi berbasis teknologi yang dimiliki PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)
