Apakah Itu Preservasi Arsip?

Layanan preservasi arsip PrimaDoc merupakan solusi bagi perusahaan dan instansi pemerintahan untuk menyelamatkan arsip yang dimiliki. Dengan berbagai keunggulan dibandingkan dengan penyedia layanan preservasi arsip lainnya, Anda dapat memilih layanan ini bagi bagian kearsipan di organisasi yang Anda kelola. Apalagi pengelolaan arsip adalah hal yang sangat penting, mengingat di dalamnya terekam informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis atau juga aktivitas lainnya yang berpengaruh untuk masa depan perusahaan atau instansi pemerintahan.

Lantas, apakah sebenarnya layanan preservasi arsip PrimaDoc itu? Untuk mengetahui lebih lanjut, maka artikel ini perlu Anda baca, khususnya jika Anda sedang mencari vendor preservasi arsip yang terpercaya. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Pengertian Preservasi Arsip

Sebelum mengetahui tentang layanan preservasi arsip PrimaDoc, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang pengertian dari preservasi arsip. Hal ini penting diketahui, karena masih banyak yang sering menyamakan preservasi dengan restorasi arsip. Padahal keduanya cukup berbeda.

Menurut Pasal 1 Ayat (19) Peraturan Kepala ANRI Nomor 43 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan MENPAN-RB Nomor 48 Tahun tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Bidang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis menyebutkan bahwa preservasi arsip merupakan keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.

Sementara itu, restorasi arsip merujuk pada proses untuk memperbaiki dan memperkuat arsip yang telah mengalami kerusakan. Dengan begitu, maka layanan preservasi arsip PrimaDoc memiliki tujuan utama sebagai langkah pencegahan, sementara restorasi bertujuan untuk perbaikan kembali dari arsip yang dimiliki perusahaan atau instansi pemerintahan.

Cara Preservasi Arsip

Menurut modul Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas dari ANRI, salah satu cara mudah untuk melakukan preservasi arsip adalah menggunakan metode enkapsulasi, yang juga diterapkan dalam layanan preservasi arsip PrimaDoc dengan lebih profesional. Melalui metode ini, Anda dapat menyelamatkan arsip dari risiko kerusakan yang menyebabkan informasi di dalamnya tidak dapat terbaca.

Adapun langkah-langkah yang diperlukan untuk preservasi arsip dengan menggunakan metode enkapsulasi adalah sebagai berikut:

Siapkan 2 lembar plastik polyester dengan ukuran kurang lebih 2,5 cm atau juga karet magic cutter yang telah dibersihkan menggunakan kain lap.
Untuk memulai, tempatkan arsip yang akan Anda preservasi di atas plastik polyester, lalu letakkan pemberat pada bagian tengah arsip agar lebih stabil.
Gunakan double tape dengan ukurang sekitar 3 mm di sekitar bagian pinggir arsip, kemudian beri celah kecil pada setiap sudutnya, tidak boleh menempel karena dapat merusak arsip Anda.
Lepaskan lapisan pelindung pada double tape.
Gunakan wiper kaca atau roll untuk cat, lalu tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam arsip dan juga merekatkan double tape pada keempat sisinya.
Potong sisa plastik yang berlebih hingga berukuran sekitar 1 sampai 3 mm dari pinggir bagian luar double tape, yang dapat dilakukan menggunakan cutter dan penggaris besi.
Potong bagian sudut yang telah terenkapsulasi dengan menggunakan gunting kuku atau hook cutter agar bentuknya agak membundar.

Menggunakan Layanan Preservasi Arsip PrimaDoc atau Melakukan Sendiri?

Setelah mengetahui metode enkapsulasi di atas, sebenarnya Anda sudah dapat melakukan preservasi arsip sendiri. Meskipun begitu, metode tersebut hanya cocok dilakukan jika jumlah arsip di perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola tidak terlalu banyak. Volume arsip yang bertambah tentunya menyulitkan proses preservasi, belum lagi waktu yang dibutuhkan tidak kalah banyak. Oleh karena itu, layanan preservasi arsip PrimaDoc dapat menjadi solusinya.

Selain itu, layanan preservasi arsip PrimaDoc juga memiliki banyak keunggulan, antara lain:

Mengedepankan prinsip preservasi, yaitu menjaga keaslian dari bentuk arsip, bahan dan prosesnya yang tidak akan merusak arsip, memungkinkan agar arsip kembali ke keadaan semula, serta pencatatan lengkap mengenai data arsip dan cara penyimpanannya.
Dilakukan oleh tim profesional, yang telah memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam menyediakan layanan preservasi arsip PrimaDoc, sehingga risiko kesalahan saat proses preservasi lebih kecil.
Biaya yang kompetitif, dengan pembiayaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, layanan preservasi arsip PrimaDoc adalah pilihan yang tepat.
Memiliki sertifikat ISO 9001, yang berhasil didapatkan oleh layanan preservasi arsip PrimaDoc sebanyak 2 kali berturut-turut, sehingga kualitas layanannya telah dibuktikan oleh badan sertifikasi internasional.

Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan layanan preservasi arsip PrimaDoc. Dengan memanfaatkan layanan ini, arsip yang Anda miliki jadi lebih aman dan dapat dimanfaatkan untuk jangka panjang. Hubungi tim kami sekarang juga di link berikut ini untuk informasi selengkapnya!(Pradana)