Ketahui Pentingnya Konservasi Arsip

Layanan konservasi arsip PrimaDoc merupakan solusi terpadu bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang membutuhkan perawatan arsip, tetapi tidak memiliki sumber daya untuk melakukannya. Dengan memanfaatkan layanan ini, arsip yang dikelola oleh organisasi menjadi lebih tertata dengan dengan lebih baik dan tahan lama untuk digunakan dalam jangka panjang.

Sayangnya, belum semua orang mengetahui tentang apa itu layanan konservasi arsip PrimaDoc dan juga kelebihannya dibandingkan dengan layanan dari perusahaan lainnya. Untuk itu, artikel berikut ini penting untuk Anda ketahui lebih lanjut, khususnya jika Anda mencari solusi pengelolaan arsip yang terpercaya. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Layanan Konservasi Arsip PrimaDoc?

Secara sederhana, layanan konservasi arsip PrimaDoc merupakan solusi untuk pengawetan arsip dengan cara tertentu yang memungkinkan informasi di dalam arsip fisik Anda miliki lebih terlindungi dari kehancuran dan juga kerusakan, termasuk dengan memanfaatkan berbagai metode dan teknik yang dilakukan oleh petugas dengan kompetensi dan pengalaman yang mumpuni.

Perbedaan Layanan Konservasi dengan Preservasi Arsip PrimaDoc

Meskipun sekilas mirip, layanan konservasi arsip PrimaDoc dengan preservasi arsip memiliki sedikit perbedaan dari segi pengertian. Menurut International Federation of Library Association (IFLA), perbedaan keduanya sebagai berikut:

Preservasi arsip mencakup segala kegiatan untuk melestarikan informasi keuangan, bahan pustaka, ketenangan, metode dan teknik, serta penyimpanan arsip.
Konservasi arsip merupakan pengawetan dengan cakupan kegiatan yang dibatasi pada metode dan cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk menjaga kelestarian informasi di dalamnya.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa layanan konservasi arsip PrimaDoc merupakan bagian dari preservasi arsip, yang secara spesifik membahas tentang metode dan teknik untuk mengawetkan arsip untuk tujuan bisnis maupun organisasi. Sedangkan preservasi arsip memiliki cakupan yang lebih luas, mulai dari konservasi, penggunaan teknik pengawetan, hingga penyimpanan arsip yang tepat.

Jenis Konservasi Arsip

Setelah mengetahui tentang perbedaan antara layanan konservasi arsip PrimaDoc dengan preservasi arsip, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui beberapa jenis konservasi arsip berdasarkan kegunaannya. Menurut Modul 1 Konsep Dasar Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip yang ditulis oleh Yayan Daryana, ada 2 jenis konservasi arsip yang dikenal oleh bagian kearsipan, yaitu:

Konservasi preventif (preventive conservation), yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mencegah, menghambat atau juga menghindari kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor penyebab kerusakan arsip, contohnya seperti suhu, bencana alam, dan faktor lainnya.
Konservasi restoratif (restorative conservation), yang merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memperbaiki kerusakan terhadap fisik arsip agar semaksimal mungkin dapat kembali ke kondisi normal arsipnya, yang dikenal pula dengan sebutan konservasi mikro (micro conservation).

Metode Konservasi Arsip yang Digunakan

Selain berbeda dengan preservasi arsip, layanan konservasi arsip PrimaDoc juga menggunakan metode yang sering digunakan para profesional untuk mengawetkan arsip fisik perusahaan atau instansi pemerintahan. Adapun beberapa metode konservasi arsip yang banyak digunakan, baik untuk konservasi preventif maupun restoratif, yaitu:

Pencegahan kerusakan yang disebabkan manusia, dengan metode seperti alih media menjadi arsip digital dan pendidikan terus-menerus untuk pengelolaan arsip yang lebih baik.
Pencegahan terhadap polutan, dengan metode seperti penggunaan pendingin ruangan, pengaturan suhu ruangan dengan termostat, dan lainnya.
Pencegahan kerusakan oleh cahaya, dengan cara menggunakan kaca film untuk permukaan kaca, filter organik untuk lampu pijar atau juga lampu TL.
Pencegahan kerusakan akibat medan magnet, khususnya untuk arsip magnetik dengan metode berupa pemberian jarak 10-15 cm dari media yang memiliki medan magnetik yang sangat tinggi seperti mikrofon, headset, atau juga papan tulis magnet.
Pencegahan dari organisme yang berbahaya, baik itu jamur atau hewan dengan cara menjaga kelembaban ruang arsip, fumigasi, dan pengecekan ruangan secara berkala.
Pencegahan dari faktor kimia, dengan metode seperti menetralisir tingkat asam di kertas arsip, penggunaan dehumidifier, dan juga silica gel.
Pencegahan kerusakan dari bencana alam, dengan cara menyiapkan prosedur untuk pemindahan darurat terhadap arsip penting dan juga daftar alamat dan nomor telepon yang up-to-date dan akurat yang siap dihubungi untuk menanggulangi bencana.

Kelebihan Layanan Konservasi Arsip PrimaDoc

Setelah mengetahui berbagai metode konservasi arsip, Anda juga perlu mengetahui tentang kelebihan layanan konservasi arsip PrimaDoc, sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan ini. Beberapa kelebihan tersebut antara lain:

Memiliki tim profesional yang berpengalaman, khususnya untuk preservasi dan konservasi arsip dengan kompetensi khusus yang terpercaya.
Biaya yang kompetitif, dengan struktur biaya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Dilengkapi armada antar-jemput arsip, yang dapat digunakan jika Anda sewaktu-waktu membutuhkan pengantaran arsip yang dikelola PrimaDoc.
Memiliki fasilitas gudang, yang dapat digunakan jika volume arsip Anda cukup tinggi dan membutuhkan ruangan yang lebih besar.
Dilengkapi sertifikat ISO 9001, yang didapatkan 2 kali berturut-turut karena layanan konservasi PrimaDoc menghadirkan kualitas layanan yang terbaik di kelasnya.

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai layanan konservasi arsip PrimaDoc. Jika Anda tertarik untuk menggunakan layanan ini, hubungi kami melalui tim marketing. Bersama PrimaDoc, konservasi arsip yang Anda miliki jadi lebih mudah dan terjamin!(Pradana)