Apa yang Terjadi jika Dokumen Terus Diproduksi Tanpa Pengelolaan yang Baik?
Dalam dunia kearsipan, pengelolaan dokumen yang baik merupakan tujuan akhir yang diinginkan oleh sebuah organisasi, khususnya jika volume dokumen terus bertambah. Akan tetapi, belum semua perusahaan atau instansi pemerintahan memiliki tata kelola dokumen yang tepat, sehingga keberadaan dokumen yang terus diproduksi dapat menyulitkan pengelolaannya.
Lantas, apa sebenarnya yang akan terjadi jika penambahan volume dokumen terjadi tanpa disertai pengelolaan dokumen yang baik? Untuk memahami hal tersebut, maka penjelasan ini penting untuk Anda ketahui. Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Masalah yang Menghalangi Terciptanya Pengelolaan Dokumen yang Baik
Perlu Anda ketahui, dalam menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang baik, ada beberapa masalah yang sering dihadapi oleh organisasi, baik itu perusahaan atau juga instansi pemerintahan. Salah satunya adalah keberadaan volume dokumen yang terus bertambah.
Perlu Anda ketahui, produksi dokumen terus-menerus dapat menjadi masalah bagi bagian kearsipan yang sedang mengembangkan sistem pengelolaan dokumen yang baik. Dengan adanya volume dokumen yang terus bertambah, maka kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan pastinya ikut bertambah. Tentunya hal tersebut sangat menyulitkan, khususnya bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang memiliki lahan dan anggaran terbatas.
Akibatnya, banyak risiko yang akhirnya muncul ke permukaan, seperti:
1. Risiko Kehilangan
Seperti yang telah diketahui, volume yang terus menumpuk dapat membuat penyimpanan dokumen menjadi kurang efektif, khususnya jika Anda masih menggunakan cara konvensional tanpa bantuan teknologi document management system. Apalagi dokumen fisik yang dicetak pada media kertas hanya dapat bertahan untuk beberapa tahun saja, sehingga pengelolaan dokumen yang baik tidak dapat tercipta, baik karena karena jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti human error atau bencana alam, maka risiko kehilangan menjadi lebih tinggi.
2. Risiko Penurunan Produktivitas
Risiko lainnya yang dapat terjadi akibat tidak adanya pengelolaan dokumen yang baik adalah terjadinya penurunan produktivitas kerja pada organisasi, baik perusahaan atau instansi pemerintahan. Coba Anda bayangkan, dengan adanya produksi dokumen yang dilakukan terus-menerus, tentunya penumpukan dokumen tidak dapat dihindari.
Oleh karena itu, pencarian dokumen yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan atau kebijakan menjadi lebih lama. Hal tersebut akan berpengaruh secara langsung pada banyak departemen. Perusahaan menjadi kesulitan untuk mencari informasi yang dibutuhkan untuk operasional bisnis. Sementara itu, instansi pemerintahan jadi lebih sulit untuk mencari data untuk pengambilan kebijakan untuk tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dengan begitu, risiko ini perlu dihindari dengan cara menerapkan pengelolaan dokumen yang baik dan tepat guna pada sistem produksi dokumen.
3. Tingkat Stres Karyawan yang Meningkat
Tahukah Anda, ternyata stres dapat berpengaruh pada kondisi mental dan juga fisik pada karyawan. Oleh karena itu, masalah volume dokumen yang terus menumpuk dapat menjadi stressor atau penyebab stres jika tidak ditanggulangi dengan baik. Karyawan pun dapat semakin stres ketika kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan, akibat tidak terciptanya pengelolaan dokumen yang baik.
Tentunya hal ini juga dapat menghambat perkembangan perusahaan atau instansi pemerintahan. Contohnya, ketika ada surat masuk dari luar instansi yang cukup banyak jumlahnya. Proses keluar-masuk surat secara manual dapat menyulitkan operasional perusahaan, apalagi jika volumenya cukup banyak.
4. Solusi Mengatasi Volume Dokumen yang Terus Bertambah
Untuk membantu Anda dalam mengatasi volume yang terus bertambah dan tercapainya pengelolaan dokumen yang baik, maka Anda dapat mempercayakannya kepada PrimaDoc, yang menyediakan solusi satu atap bagi permasalahan kearsipan yang Anda miliki. PrimaDoc menyediakan beberapa solusi yang dapat mengatasi permasalahan volume dokumen yang tinggi, yaitu:
- Alih media dokumen, yang dapat Anda manfaatkan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital, sehingga keberadaan dokumen fisik yang membutuhkan ruangan yang cukup luas tidak lagi dibutuhkan.
- Aplikasi document management system, merupakan solusi untuk pengelolaan dokumen yang baik, yang memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen digital dan fisik dengan sebuah aplikasi berbasi website yang dapat Anda akses dari mana saja dan kapan saja.
- Penyimpanan dokumen, adalah solusi untuk kebutuhan penyimpanan seluruh jenis dokumen yang Anda miliki, mulai dari penyediaan prasarana seperti pengemasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga dokumen Anda aman dan tidak mudah aus
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk mempercayakan sistem pengelolaan dokumen Anda pada PrimaDoc. Bersama PrimaDoc, sistem pengelolaan dokumen yang baik dapat lebih mudah tercapai dan diandalkan. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
