Amankan Dokumen Digital Anda dengan Tanda Tangan Digital
Tanda tangan digital – Penggunaan tanda tangan sangatlah penting untuk menjaga integritas dan identitas suatu dokumen. Banyaknya kasus pemalsuan tanda tangan dan pencurian informasi dari dokumen elektronik membuat ahli teknologi informasi berupaya untuk mengembangkan cara yang lebih aman dalam bentuk tanda tangan digital. Selain itu, dalam UU Informasi dan Teknologi Elektronik (ITE) setiap bentuk dokumen yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya harus diberi autentifikasi menggunakan tanda tangan digital (TTD).
Apa itu Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan yang dimaksud tentu bukan tanda tangan yang dilakukan di atas kertas dan kemudian di-scan ke dalam format digital, tetapi tanda tangan yang menerapkan konsep kriptografi. Selain itu, tanda tangan digital (TTD) juga memiliki kelebihan seperti terjaminnya teknologi asymmetric cryptography yang dapat membantu meminimalisir penipuan berupa penyalahgunaan identitas seseorang untuk keuntungan pribadi.
Di sisi lain, solusi tanda tangan digital menjadi komponen penting sebagai bentuk legal sebuah dokumen digital, baik berupa rich text, gambar, dan arsip multimedia seperti audio dan video. Di Indonesia sendiri, TTD tercantum di dalam PP Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, yang menyebutkan “tanda tangan digital berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi atas: identitas penandatangan, keutuhan dan keotentikan informasi elektronik”.
Pentingnya Menggunakan Tanda Tangan Digital
Saat ini, penggunaan tanda tangan digital sudah dilakukan oleh Direktorat Jenderal pada instansi pemerintahan, yang bertujuan untuk menghadirkan tanda tangan digital yang mudah diakses pengguna dan memangkas biaya serta penggunaan kertas dalam jumlah banyak. Selain itu, TTD juga dapat digunakan untuk menghindari cyber crime yang sering terjadi di Indonesia. Dalam UU yang diatur pemerintah, TTD juga memberikan jaminan identitas yang valid, kerahasiaan, integritas, nirsangkal terhadap dokumen, dan transaksi secara online.
Terlebih lagi, banyaknya negara maju yang saat ini menggunakan standar keamanan transaksi elektronik tingkat tinggi. Tentunya akan sulit bagi perusahaan atau instansi di Indonesia untuk bekerjasama dengan perusahaan di luar Indonesia jika masih memiliki standar keamanan elektronik rendah.
Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Digital
Pada prinsipnya, dibandingkan tanda tangan secara konvensional, tanda tangan digital memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah, praktis, dan fleksibel, karena kemampuan untuk melakukan autentifikasi atau verifikasi pemilik dokumen mulai dari pencetakan dokumen, pemindaian, penyimpanan hingga proses pengiriman dokumen oleh pihak ketiga. Selain itu, tanda tangan tidak akan luntur, sehingga mampu menghemat biaya pembuatan dan perawatan dokumen.
- Aman, memberi kepastian kepada penerima dokumen bahwa dokumen yang dibaca memang berasal dari pengirim yang diketahuinya dan mudah melakukan pengawasan ketika terjadi transaksi dokumen.
- Anti penyangkalan (non-repudiation), yaitu meminimalisir risiko dokumen rusak atau hilang. Dokumen juga lebih terjaga kerahasiaanya, karena proses pengiriman terjadi secara langsung dan privat tanpa melibatkan pihak ketiga.
- Memudahkan mencari bukti, karena memungkinkan penyimpanan bukti oleh penerima jika pengirim dokumen melakukan sesuatu yang mengganggu penerima dan penerima ingin menuntut pengirim.
- Sah di mata hukum, karena menurut ITE tanda tangan digital menunjukan alat autentikasi dan verifikasi dalam transaksi elektronik. Tanda tangan menunjukan persetujuan penandatangan atas informasi elektronik.
Perlu Anda ketahui, penggunaan tanda tangan digital sendiri pertama kali diperkenalkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) pada tahun 2016. Sejak saat itu, penggunaannya sudah disahkan pemerintah dan diakui untuk memudahkan perusahaan atau instansi pemerintahan.
Tanda Tangan Digital untuk Kearsipan Instansi atau Perusahaan
Ternyata solusi tanda tangan digital juga diperlukan untuk bagian kearsipan. Perlu Anda ketahui, TTD tidak hanya dibutuhkan untuk menjamin keaslian dari sebuah dokumen semata, tetapi juga digunakan oleh arsiparis saat menggunakan aplikasi atau software kearsipan agar dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan orang yang menandatangani sebuah dokumen. Oleh karena itu, kehadiran TTD juga penting diperhatikan agar dokumen yang dikelola secara digital dapat ditemukan dengan lebih mudah.
Selain itu, tanda tangan digital yang dipadukan dengan layanan kearsipan yang tepat dapat membuat proses bisnis di instansi atau perusahaan Anda menjadi lebih maksimal. Apalagi jika layanan yang Anda gunakan adalah PrimaDoc, tentunya hal tersebut menjadi perpaduan sempurna bagi proses kearsipan. Dengan PrimaDoc, Anda dapat mengelola dokumen digital dengan memanfaatkan aplikasi web-based yang terpercaya dan menggunakan teknologi enkripsi terkini untuk menjamin keamanannya.
Jadi, pengetahuan mengenai tanda tangan digital yang mudah bukan hanya berlaku bagi divisi tertentu saja di perusahaan Anda, tetapi juga dibutuhkan untuk pengelolaan arsip yang sesuai dengan peraturan dan kebutuhan. Saatnya beralih menjadi perusahaan yang go digital dan jadikan PrimaDoc pilihan Anda untuk pengelolaan arsip yang lebih baik! (Pradana)
