Risiko Tanpa Alih Media Surat Jalan

Sudahkah Anda mengetahui pentingnya alih media surat jalan bagi bisnis logistik atau ekspedisi Anda? Digitalisasi dokumen logistik seperti surat jalan dapat memberikan berbagai kemudahan dan kepastian kepada perusahaan, seperti keamanan dan akses instan dalam pencarian dokumen. Di sisi lain, rupanya terdapat berbagai risiko yang dapat muncul bila dokumen penting seperti surat jalan tidak Anda digitalisasikan, contohnya seperti risiko keterlambatan distribusi. 

Dalam artikel ini, PrimaDoc mengajak Anda untuk mengenali 3 risiko umum yang berpotensi mengganggu kelancaran bisnis logistik. Baca selengkapnya untuk cari tahu!

Alih media surat jalan

Dalam dunia bisnis logistik dan ekspedisi, dokumen surat jalan memegang peranan vital dalam melaksanakan peran dan tugas perusahaan untuk mendistribusikan barang. Surat jalan umumnya berbentuk dokumen cetak yang berisi data seperti detail dan dimensi barang, jumlah, dan berat barang. Tanpa surat jalan yang autentik, pendistribusian barang dapat terhambat bahkan batal. Oleh karenanya, penting untuk memperhatikan dan terus mengupayakan efektivitas pengelolaan dokumen ini. 

Salah satu cara memaksimalkan surat jalan adalah dengan mengadopsi tata kelola digital. Perusahaan logistik Indonesia kini mulai beralih ke cara yang lebih praktis dan modern, yaitu dengan mengadopsi bentuk dokumen elektronik melalui proses Alih media surat jalan, dan pengintegrasian Document Management System (DMS). Cara ini mampu memperluas potensi pengorganisasian bisnis yang lebih optimal dan cepat, memungkinkan verifikasi dokumen dilakukan secara instan dan waktu pengiriman barang pun kian efisien. 

Lalu, adakah konsekuensi bila perusahaan memilih untuk tetap menggunakan cara konvensional dalam .penerbitan surat jalan? 

3 Risiko yang muncul tanpa alih media surat jalan

Surat jalan dalam bentuk konvensional tidak lagi relevan dengan perkembangan teknologi dan tuntutan zaman. Oleh sebab itu, berbagai risiko berpotensi mengganggu jalannya pelayanan bisnis maupun pengembangan bisnis logistik Anda. Tanpa alih media surat jalan dan pengintegrasian platform digital seperti DMS PrimaDoc, organisasi mungkin menghadapi beberapa risiko, di antaranya:

1. Keterlambatan dalam Distribusi: Proses manual dalam pembuatan dan pengiriman surat jalan dapat menyebabkan keterlambatan yang signifikan, terutama bila terjadi masalah pada dokumen fisik seperti surat jalan yang terselip. Human error, proses yang lambat, atau masalah logistik dalam pengiriman fisik merupakan penyebab umum yang memunculkan masalah keterlambatan ini.  
2. Kesalahan dan Kehilangan Data: Proses manual meningkatkan risiko kesalahan manusia dan kehilangan data. Surat jalan fisik rentan terhadap kerusakan, pencurian, atau kesalahan pencatatan, yang dapat mengganggu operasi dan mengurangi keandalan informasi. Belum lagi masalah otentisitas dokumen yang rawan oleh tindak manipulasi, maupun masalah data yang tidak sinkron antar pihak yang terlibat.
3. Keterbatasan Akses: Surat jalan fisik hanya dapat diakses di lokasi fisik tertentu. Situasi ini bisa menjadi hambatan jika informasi tersebut diperlukan secara remote atau di lokasi yang terpisah, sehingga berpeluang menghambat kolaborasi dan respons yang cepat.

Alih media surat jalan, rahasia hadapi tantangan perubahan zaman bagi industri jasa logistik

Alih media surat jalan tidak hanya memberikan kemudahan perusahaan jasa logistik dalam hal pengorganisasian informasi dan distribusi dokumen, tetapi juga mampu menghindarkan dari berbagai permasalahan dan risiko yang berpeluang menurunkan kinerja perusahaan. Oleh sebab itu, tak berlebihan bila perusahaan-perusahaan di Indonesia mulai beralih ke sistem pengelolaan digital. Sebab, selain mampu menjawab kebutuhan organisasi, alih media juga merupakan upaya dalam menjawab tantangan perubahan zaman. 

Semakin berkembang suatu zaman, semakin banyak pula berbagai aspek yang perlu mendapatkan penyesuaian ulang. Tanpa adanya kesadaran ini, perusahaan berpotensi tertinggal dan kesulitan dalam meningkatkan daya saing dalam penyediaan solusi logistik kepada mitra kerja maupun klien. 

Untuk mengetahui lebih jauh perihal alih media surat jalan maupun arsip lain, Anda dapat menjelajahi layanan PrimaDoc untuk menentukan layanan yang tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda.