3 Tantangan Manajemen Arsip untuk Bisnis
Manajemen arsip merupakan aktivitas harian yang tak dapat kita pisahkan dari setiap kegiatan bisnis maupun organisasi. Pengelolaannya membutuhkan pemahaman dan keterampilan yang tak bisa sembarang orang lakukan. Namun, pada praktiknya, masih banyak kendala yang berpotensi mengganggu keseluruhan kegiatan administrasi dan bisnis.
Lantas, apa sajakah tiga masalah yang paling umum perusahaan alami dalam hal manajemen arsip? Cari tahu selengkapnya pada artikel berikut!
1. Keterbatasan sumber daya manajemen arsip
Mengelola arsip dan dokumen perusahaan memerlukan keterampilan dasar sebagai arsiparis dan pustakawan, serta keterampilan khusus mengelola dokumen korporasi besar yang memproduksi informasi dalam volume besar setiap harinya. Tanpa pelatihan khusus maupun pengetahuan tentang regulasi dasar seperti peraturan pemerintah maupun Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang standar tata laksana manajemen arsip, aktivitas kearsipan di perusahaan Anda akan terganggu aktivitas operasionalnya.
Untuk itu, Anda memerlukan solusi yang mampu mengatasi permasalahan SDM kearsipan perusahaan. Hal ini dapat Anda selesaikan dengan mengadopsi teknologi kearsipan digital melalui aplikasi Document Management System (DMS). Pelajari cara kerja DMS bersama PrimaDoc selengkapnya.
2. Pelatihan kearsipan cenderung tidak membebani waktu dan biaya
Berkenaan dengan masalah sebelumnya, beberapa perusahaan mungkin memilih untuk mengupayakan kegiatan pelatihan untuk meningkatkan skill SDM arsiparisnya. Namun, sebelum Anda mengambil keputusan tersebut, ada baiknya Anda membandingkan pro dan kontranya.
Kelebihan dari pemberian pelatihan kepada pegawai manajemen arsip mungkin terlihat lebih berkelanjutan dan sebagai investasi jangka panjang. Namun, di sisi lain, perusahaan Anda akan dihadapkan pada proses yang memakan waktu dan tanggung jawab kearsipan yang menumpuk sampai Anda berhasil mencetak SDM kearsipan yang mumpuni.
Solusi yang PrimaDoc rekomendasikan adalah untuk mempercayakan vendor kearsipan profesional yang dapat Anda andalkan dengan mutu dan kualitas yang telah terjamin dalam beragam bentuk sertifikasi, mulai dari sertifikasi iso hingga sertifikasi ANRI. Pelajari manfaat Alih Daya Kearsipan bersama PrimaDoc.
3. Celah keamanan arsip yang kerap luput
Masalah terakhir yang umum muncul dalam aktivitas manajemen arsip di perusahaan adalah munculnya celah keamanan yang beresiko pada kebocoran data dan kehilangan arsip. Tata kelola arsip di tangan yang yang tidak tepat dapat menimbulkan berbagai masalah manajemen, seperti disorganisasi penyimpanan, proses pencarian yang sulit, hingga penyalahgunaan regulasi dan keamanan dokumen. Hal ini berbeda bila Anda memanfaatkan jasa kearsipan profesional yang berlandaskan pada kontrak dan aturan mengikat lainnya yang bermuatan hukum.
PrimaDoc misalnya, seluruh layanan manajemen arsip kami selenggarakan melalui kontrak kerja dan SOP yang jelas, Dengan demikian, PrimaDic mampu menjamin keamanan arsip Anda. SDM arsiparis PrimaDoc merupakan tenaga ahli tersumpah yang telah bersertifikasi ANRI. pelaksanaan kearsipan pun dapat Anda lakukan di kantor Anda maupun di kantor PrimaDoc, dengan menyesuaikan kebutuhan Anda dan aksesibilitas peralatan yang sesuai.
Pentingnya mengatasi kendala manajemen arsip dengan cepat dan sigap
Setelah mengetahui tiga masalah yang kerap muncul dalam aktivitas manajemen arsip, tentu Anda kini tahu langkah apa saja yang perlu perusahaan ambil sebagai upaya preventif maupun restoratif. Penting bagi perusahaan Anda untuk mengambil solusi tepat dan cepat demi meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja serta menjamin aktivitas bisnis yang lancar.
Percayakan kebutuhan manajemen arsip perusahaan Anda kepada PrimaDoc, perusahaan jasa kearsipan yang memiliki spesialisasi di bidang tata kelola kearsipan modern. Layanan PrimaDoc bervariasi mulai dari scan arsip, digitalisasi tata kelola, hingga Alih Daya yang memungkinkan perusahaan Anda bekerja tanpa sedikitpun merasa terbebani dengan masalah kearsipan. Tak perlu khawatir dengan biaya, sebab seluruhnya dapat menyesuaikan layanan yang Anda perlukan.
Hubungi tim PrimaDoc untuk mendapatkan solusi kearsipan terbaik untuk bisnis Anda.
