Cari Teks dalam Dokumen PDF? Terapkan Teknologi Ini!
Pernahkah Anda memindai dokumen kantor dan mendapati bahwa hasilnya tak benar-benar berbentuk teks, melainkan gambar? Meskipun dokumen PDF tersebut masih dapat kita baca dengan baik, namun nyatanya teks di dalam dokumen tersebut tidak bisa dideteksi oleh perangkat komputer.
Ketidakmampuan mesin dalam mendeteksi teks di dari dokumen tersebut akan berdampak ke berbagai hal yang berkaitan dengan kemudahan pencarian dokumen dan optimalisasi manajemen dokumen. Lantas, apa yang harus dilakukan? Pelajari selengkapnya pada uraian di bawah ini.
Mengenali dokumen PDF
Apa yang dimaksud dengan dokumen PDF? PDF merupakan singkatan dari Portable Document File, yang berarti dokumen jenis ini dibuat untuk dapat dipindahkan, dibuka, maupun digunakan tanpa terbatas oleh jenis perangkat, jenis software yang digunakan, maupun kebaruan versi. Isi maupun format dokumen di dalamnya seperti “terkunci” dan tidak akan berubah sekalipun dibuka dengan menggunakan jenis software lain yang serupa, berbeda dengan format dokumen .doc yang berpotensi menjadi berantakan jika didistribusikan.
Oleh karena sifat praktis dan portable yang dimiliki oleh file PDF, tak jarang format ini digunakan untuk kebutuhan pembuatan buku atau kompilasi digital. Sayangnya, bentuk PDF ini tak selalu unggul dibandingkan format dokumen digital lainnya. Sebab, tak jarang teks dalam PDF tidak terdeteksi akibat proses pemindaian dokumen cetak menjadi digital. Hal ini dapat menyulitkan mesin dalam membantu anda melakukan pencarian file. Sehingga, alih-alih mempermudah pekerjaan administratif dan manajemen dokumen di kantor Anda, PDF justru berpotensi menghambat apabila tidak didukung dengan teknologi yang dibutuhkan dan SDM yang tepat.
Kenali alasan dokumen tidak aksesibel
Ada beberapa alasan mengapa mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian teks dalam dokumen PDF, yaitu:
1. Dokumen Hanya Berisi Gambar
Dokumen PDF dapat berisi gambar teks yang bukan teks sejati yang dapat dicari. Ini sering terjadi pada PDF yang dihasilkan dari pemindaian gambar atau dokumen yang sudah ada dalam bentuk gambar. Pencarian teks akan sulit atau bahkan tidak mungkin dalam kasus ini tanpa menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition) untuk mengenali dan mengonversi teks pada gambar.
2. PDF Tidak Terindeks
Beberapa file PDF tidak diindeks dengan baik, yang berarti mesin pencari tidak tahu di mana teks tertentu terletak. Ini bisa terjadi jika PDF dibuat tanpa metode indeks yang tepat atau jika pengaturan penyimpanan PDF tidak memungkinkan pencarian yang efisien.
3. Karakteristik Font yang Rumit
Beberapa PDF menggunakan font atau karakteristik yang tidak mudah dikenali oleh mesin pencari. Ini terutama berlaku untuk font eksotis, atau jika file format PDF tersebut memiliki pemformatan teks yang rumit.
Atasi masalah dokumen PDF dengan teknologi OCR dan indeksasi yang sesuai
Setelah mengetahui masalah yang umum muncul pada file PDF, terutama yang berasal dari hasil scan dokumen cetak, kini Anda perlu mengetahui teknologi dan manajemen yang dibutuhkan dalam mensiasati masalah tersebut. Dua hal yang dapat dilakukan untuk membuat teks pada PDF dapat dikenali dan dikonversi sebagai teks, yang pertama adalah dengan menggunakan teknologi OCR, dan yang kedua adalah dengan melakukan indeksasi yang tepat.
Menggunakan teknologi OCR dapat sangat menguntungkan Anda dari sisi waktu dan energi. Sebab, teknologi OCR dapat secara otomatis mengenali teks yang terdapat di dalam dokumen PDF secara otomatis dan menyeluruh. Penggunaannya pun tidak sulit, umumnya perangkat lunak yang memiliki fitur ini dapat secara otomatis mengubah tulisan gambar menjadi teks. Dokumen hasil scan berkualitas rendah seringkali menjadi kendala utama karena dapat menyebabkan kesalahan pengenalan kata akibat bentuk karakter yang tidak jelas. Tak hanya itu, umumnya aplikasi OCR yang baik dan praktis tidak hadir secara cuma-cuma dan membutuhkan langganan berbayar.
Di sisi lain, Anda juga dapat melakukan indeksasi terhadap dokumen PDF hasil pemindaian. Berbeda dengan teknologi OCR, indeksasi dilakukan dengan cara seperti memberikan label dan keterangan tertentu yang memuat deskripsi, kata kunci, maupun poin-poin lain yang penting yang merepresentasikan keseluruhan isi dokumen. Namun seperti teknologi OCR, Anda perlu memiliki perangkat lunak tertentu untuk dapat melakukan indeksasi. Terlebih lagi, indeksasi perlu dilakukan secara manual dan satu per satu, yang tentunya akan sangat memakan waktu.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, ada baiknya perusahaan Anda menggunakan layanan pemindaian dokumen yang di dalamnya sudah termasuk jasa indeksasi dokumen dan konversi OCR. PrimaDoc dapat membantu Anda dalam hal digitalisasi dokumen. Untuk berkonsultasi lebih lanjut ataupun mencari tahu lebih lengkap mengenai layanan scan dokumen, hubungi PrimaDoc sekarang juga. (Deanita)
