Strategi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis

Kelola arsip statis secara tepat untuk pemanfaatan yang maksimal. Berikan manfaat bagi instansi Anda dan publik!

Tata kelola arsip yang disiplin kerap menjadi tantangan bagi instansi pemerintahan. Berbagai dokumen strategis dan menyangkut kepentingan masyarakat maupun kenegaraan menjadi hal yang membutuhkan tanggung jawab besar. Belum lagi dokumen-dokumen perkantoran lain yang turut mengisi arus informasi yang harus dikelola arsiparis. 

Di antara dokumen-dokumen tersebut, terdapat satu dokumen bernilai kesejarahan yang perlu disimpan dan dijaga oleh tiap instansi. Dokumen tersebut adalah arsip statis. Lalu, bagaimana cara untuk tetap mempertahankan tata kelola yang tepat untuk arsip jenis ini di tengah tumpukan arsip lainnya? Berikut strateginya.

Pengelolaan arsip  statis

Apa saja yang termasuk dalam arsip statis? Arsip jenis ini merupakan dokumen yang dibuat oleh pemiliknya karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Ini artinya, arsip statis bukanlah arsip yang digunakan sehari-hari seperti arsip dinamis aktif, melainkan arsip yang menjadi bank informasi dan rekaman masa lalu. 

Pengelolaan arsip statis perlu melalui rangkaian tahapan agar dapat diakses oleh publik, di antaranya yaitu akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, dan layanan akses pemanfaatan arsip. Setelah rangkaian tersebut dilakukan, arsiparis dapat membuat sarana temu kembali arsip dengan pembuatan daftar arsip, inventaris arsip, dan guide arsip. Ketiga jenis sarana temu kembali arsip tersebut memiliki susunan dan ketentuan yang berbeda-beda sesuai pedoman dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 

Tetapi, tahukah Anda bahwa Anda dapat mempermudah seluruh proses tersebut dengan melakukan digitalisasi arsip? Berikut penjelasannya.

Digitalisasi arsip permudah pengelolaan arsip statis pemerintahan

Teknologi digital dewasa ini tak hanya membawa perubahan dan kemudahan pada sarana komunikasi, melainkan juga pada penyimpanan dan pengelolaan informasi. Dalam hal kearsipan, teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip statis berupa:

1. Kemudahan verifikasi dokumen

Sistem kearsipan dan arsip yang telah terdigitalisasi memiliki sifat yang lebih transparan. Tiap pemilik akses kelola dapat saling terhubung di dalam satu sistem penyimpanan dan dapat melihat riwayat aktivitas pada file dokumen. Hal ini lah yang membuat proses verifikasi lebih mudah dan terjaga.

2. Pembaruan penyimpanan lebih up to date

Kemudahan mengakses penyimpanan dan melakukan pemasukan informasi baru terhadap suatu file dokumen dapat dilakukan dengan mudah melalui komputer maupun perangkat elektronik kantor lainnya. Kemudahan ini tentu dapat mempercepat proses pembaruan arsip dan menjamin penyimpanan rekaman yang up to date

3. Indeksasi lebih praktis

Indeksasi adalah satu proses yang penting dalam mengelola arsip statis sebab sangat menentukan seberapa mudah suatu arsip dapat ditemukan. Dengan bantuan sistem digital, hal ini dapat semakin dipermudah dengan proses pembuatan indeks yang praktis dan proses revisi serta koreksi yang instan melalui perangkat komputer. 

4. Permudah akses temu kembali arsip

Apabila dengan sistem kearsipan analog Anda diharuskan untuk merunut setiap rak berdasarkan sarana temu kembali arsip yang telah dibuat oleh arsiparis, pada kearsipan digital, hal tersebut tak lagi perlu. Pencarian dokumen arsip statis dapat dilakukan hanya dengan mengetikkan  kata kunci, sistem pada komputer Anda dapat langsung menghadirkan arsip yang dicari ke hadapan Anda. 

5. Preservasi arsip digital 

Melakukan digitalisasi arsip berarti menciptakan sebuah duplikat ke dalam penyimpanan elektronik. Upaya ini sangat penting dilakukan untuk menjaga keamanan informasi dari kemungkinan-kemungkinan tak diharapkan yang dapat mengancam kondisi arsip sewaktu-waktu. Oleh sebab itu, upaya digitalisasi ini juga disebut sebagai preservasi digital. 

Digitalisasi layanan arsip untuk tingkatkan manfaat arsip statis

Kemudahan dalam mengakses arsip membawa dampak terhadap peningkatan pemanfaatan arsip. Hal ini tidak lain didorong oleh kecepatan dan kepraktisan penggunaan, pembaruan data yang baik, serta autentifikasi yang terjamin. Dengan demikian, instansi pemerintah perlu menerapkan sistem digital ini sebagai bagian dari strategi layanan arsip statis di lingkungan kerja. 
Sumber pengetahuan dan sejarah bagi publik dapat lebih terbuka luas dengan komitmen pemerintah beserta jajaran instansinya dalam menghadirkan akses arsip yang lebih praktis. Oleh sebab itu, jangan tunda go-digital di kantor Anda! Hubungi PrimaDoc untuk konsultasi dan layanan pendampingan seperti Alih Media Arsip dan aplikasi manajemen arsip. (Deanita)