Fitur Lacak Dokumen Merekam Semua Aktivitas Peminjaman Dokumen Anda
Fitur lacak dokumen yang dimiliki oleh sistem pengelolaan arsip sangatlah penting, khususnya untuk membantu Anda yang memiliki volume arsip yang cukup tinggi. Selain itu, keberadaan fitur ini juga dapat menjadi langkah pencegahan akan terjadinya kehilangan dokumen, karena informasi di dalam setiap dokumen memiliki fungsi untuk penentuan arah kebijakan, baik untuk perusahaan atau juga organisasi pemerintahan.
Oleh karena itu, mengingat pentingnya hal tersebut, PrimaDoc juga menghadirkan fitur lacak dokumen di dalam aplikasi berbasis web yang dimiliki. Fitur ini dapat Anda manfaatkan untuk membantu pengelolaan arsip dengan lebih maksimal. Lalu, apa sebenarnya fitur lacak dokumen tersebut? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Fitur Lacak Dokumen dari Aplikasi PrimaDoc
Tahukah Anda, PrimaDoc merupakan solusi terpadu bagi seluruh aktivitas pengelolaan arsip Anda, dengan berbagai layanan yang dapat membantu Anda. Salah satu layanan tersebut adalah aplikasi PrimaDoc, yang kaya akan berbagai fitur, termasuk fitur lacak dokumen untuk memudahkan Anda dalam mengelola arsip fisik dan juga digital.
Fitur lacak dokumen dapat Anda temukan dalam menu ‘Dokumen’ ketika menggunakan aplikasi PrimaDoc. Fitur ini tidak hanya berguna untuk melacak keberadaan dokumen di dalam ruang penyimpanan arsip semata, tapi juga memiliki beberapa fungsi lainnya, seperti:
- Melacak peminjaman dokumen secara realtime, sehingga Anda dapat mengetahui keberadaan terkini dari tiap dokumen melalui dashboard aplikasi PrimaDoc.
- Mengetahui siapa saja yang mengakses dokumen, yang dapat dimanfaatkan dengan mengklik fitur lacak dokumen saat arsiparis atau pihak yang berwenang membuka aplikasi web-based dari PrimaDoc.
- Melacak rangkuman aktivitas dari tiap dokumen, mulai dari akses, keberadaan arsip, hingga peminjaman arsip antar divisi.
Pentingnya Fitur Lacak Dokumen dari PrimaDoc
Bagi Anda yang belum menggunakan aplikasi khusus untuk pengelolaan arsip, tentunya Anda merasakan bahwa pengelolaan arsip fisik tanpa dibantu sistem informasi menjadi lebih berat. Kontrol terhadap setiap dokumen juga menjadi lebih sulit, karena semuanya masih dilakukan secara manual.
Hal tersebut tidak akan terjadi jika Anda menggunakan fitur lacak dokumen dari PrimaDoc. Fitur ini menjadi solusi bagi permasalahan klasik dalam dunia kearsipan yang sering dihadapi perusahaan atau juga instansi pemerintahan, yaitu:
- Efisiensi waktu, biasanya pengelolaan dokumen secara konvensional membutuhkan waktu yang lebih lama untuk penemuan kembali dokumen, sehingga fitur lacak dokumen dapat mempersingkat waktu yang terbuang.
- Memperkecil risiko human error, contohnya seperti kesalahan dalam penempatan dokumen, lupa untuk mengembalikan dokumen, dan yang paling fatal adalah hilangnya dokumen. Hal ini tentunya dapat terpantau dengan lebih baik jika Anda menggunakan fitur lacak dokumen dari aplikasi PrimaDoc.
- Kerahasiaan informasi lebih terjamin, khususnya untuk dokumen dengan informasi sensitif yang dapat berdampak pada operasional perusahaan atau juga instansi pemerintahan.
- Akses yang dapat dikontrol, karena selain memiliki fitur lacak dokumen, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur untuk pembatasan akses untuk setiap user. Dengan begitu, arsiparis atau bagian kearsipan Anda dapat melacak setiap penggunaan dokumen tanpa izin.
- Memudahkan pengaturan retensi arsip, karena umumnya setiap dokumen memiliki masa simpan dan tidak mungkin selamanya berada di ruang penyimpanan. Fitur lacak dokumen dapat membantu Anda untuk mengatur masa retensi arsip yang aktif digunakan oleh berbagai divisi di dalam sebuah organisasi.
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai fitur lacak dokumen yang dapat Anda manfaatkan jika menggunakan layanan aplikasi web-based dari PrimaDoc. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi praktis bagi pengelolaan arsip ini? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya!
