Kehabisan Tempat Penyimpanan Dokumen Perusahaan? Digitalisasi Dokumen Solusinya!
Digitalisasi dokumen masih sering dianggap remeh oleh beberapa perusahaan, padahal solusi ini sangat penting untuk menghemat tempat penyimpanan dokumen Anda. Coba bayangkan, ada berapa banyak dokumen fisik yang harus ditampung oleh sebuah organisasi, apalagi yang melibatkan pengambilan keputusan strategis dalam bisnis. Tentunya solusi digitalisasi dokumen sangatlah berguna, karena tidak hanya dapat menghemat tempat, tetapi juga menghemat pengeluaran.
Lantas, mengapa sangat penting untuk melakukan digitalisasi dokumen untuk seluruh arsip yang perusahaan atau instansi pemerintahan miliki? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Banyaknya Kekurangan pada Dokumen Fisik
Alasan pertama mengapa solusi digitalisasi dokumen sangatlah penting sebuah instansi, baik itu yang bergerak di bidang pemerintahan atau bisnis adalah banyaknya kendala yang timbul jika menggunakan dokumen fisik. Pada umumnya, dokumen fisik dicetak menggunakan media kertas, sehingga cukup riskan untuk disimpan dalam waktu yang lama.
Belum lagi ada risiko terjadinya kerusakan dokumen, yang menyebabkan tersendatnya pengambilan keputusan dalam organisasi Anda. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kerusakan pada dokumen fisik, seperti:
- Faktor biologis, contohnya seperti lumut, rayap, dan jamur.
- Faktor kimia, contohnya gas asidik, debu, dan juga tinta.
- Faktor fisika, contohnya seperti sinar UV dari lampu, suhu, dan juga air.
- Faktor bencana alam, seperti banjir, gempa bumi, dan juga tsunami.
Belum lagi, jumlah dokumen yang terus bertambah dari ke waktu menyebabkan tempat penyimpanan yang dimiliki organisasi yang Anda kelola pastinya membludak. Oleh karena itu, melakukan digitalisasi dokumen bisa menjadi solusi yang dapat membantu Anda dalam jangka panjang.
Biaya Penyewaan Kantor yang Sangat Mahal
Alasan lain yang tak kalah penting Anda pertimbangkan untuk melakukan digitalisasi dokumen adalah biaya sewa. Perlu Anda ketahui, per Januari 2020 saja harga sewa space untuk kantor telah mencapai Rp.202.000,00 per meter persegi. Bayangkan saja, dengan banyaknya arsip yang Anda punya dan terus bertambah, tentunya biaya untuk penyimpanan dokumen ikut meningkat. Belum lagi biaya maintenance yang dibutuhkan untuk menjaga dokumen dalam kondisi baik, tentunya faktor tersebut juga akan menambah beban yang dikeluarkan organisasi yang Anda kelola.
Padahal, bisa jadi dokumen tersebut sangat dibutuhkan oleh tim Anda dalam menentukan keputusan yang diambil untuk beberapa kegiatan, yang berhubungan dengan strategi dan operasional sebuah organisasi. Di sisi lain, dokumen fisik yang banyak jumlahnya cukup sulit dicari, sehingga dapat mengorbankan efisiensi perusahaan atau instansi pemerintahan. Waktu yang dibutuhkan untuk pencarian pada akhirnya menghilangkan kesempatan yang Anda miliki.
Oleh karena itu, digitalisasi dokumen untuk menghemat tempat penyimpanan bisa menjadi solusinya. Dengan melakukan digitalisasi dokumen, tidak ada lagi biaya yang dikeluarkan untuk penyewaan ruang penyimpanan dokumen dan sumber daya manusia yang terlampau banyak untuk mengelolanya.
Banyak Perusahaan yang Sudah Melakukan Digitalisasi Dokumen
Saat ini, ada banyak perusahaan yang sudah menggunakan solusi digitalisasi dokumen dalam rangka menghemat biaya yang dibutuhkan untuk sewa ruangan. Meskipun begitu, tidak berarti semua perusahaan yang menyediakan layanan digitalisasi dokumen untuk menghemat tempat penyimpanan dapat Anda pilih. Ada beberapa jenis arsip yang biasanya memerlukan digitalisasi dokumen karena sifatnya sangat penting, yaitu:
- Kontrak dan perjanjian tertulis
- Invoice penagihan dan pembayaran
- Dokumen yang berhubungan dengan HRD
- Purchase dan sales order
- Rekam medis (khusus pelayanan kesehatan)
- Korespondensi dengan pihak internal dan eksternal
- Peta dan blueprint milik organisasi
Akan tetapi, terkadang instansi atau perusahaan masih membutuhkan dokumen fisik dalam beberapa kondisi, contohnya seperti akta pendirian perusahaan dan juga dokumen yang memiliki nilai historis. Lalu, apa solusinya? Anda dapat memilih solusi digitalisasi dokumen satu atap yang dimiliki PrimaDoc.
Perlu Anda ketahui, PrimaDoc tidak hanya menyediakan layanan alih media untuk digitalisasi dokumen saja, tapi juga menyediakan manajemen arsip fisik dengan biaya yang kompetitif. Oleh karena itu, jika Anda masih membutuhkan dokumen fisik, Anda bisa menyerahkan pengelolaannya kepada PrimaDoc. Apalagi PrimaDoc juga dilengkapi dengan beberapa layanan lainnya, seperti:
- Konsultasi arsip, untuk segala hal berkaitan dengan bidang kearsipan di perusahaan Anda.
- Alih media arsip, untuk proses digitalisasi dokumen yang dapat digunakan untuk jangka panjang.
- Aplikasi PrimaDoc, merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk manajemen arsip digital dan fisik yang terintegrasi dan dapat Anda akses di mana saja.
- Pemeliharaan arsip, meliputi preservasi, konservasi, dan juga restorasi arsip yang Anda miliki.
- Sarana dan prasarana, khususnya antar jemput dokumen fisik Anda yang dilengkapi dengan persediaan kebutuhan yang berhubungan dengan pengamanan dokumen.
Untuk kualitas layanan tentunya Anda tidak perlu ragu lagi, karena PrimaDoc telah mengantongi sertifikasi ISO 9001 untuk menghadirkan layanan dengan excellent quality. Oleh karena itu, digitalisasi dokumen untuk menghemat tempat penyimpanan bukan lagi masalah. Tertarik untuk mengetahui selengkapnya? Hubungi kami sekarang juga!(Pradana)
