5 Alasan Perusahaan Anda Perlu Segera Menerapkan Arsip Digital

Untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip nasional yang efisien dan akurat, pemerintah telah meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau disingkat Srikandi. Peluncuran aplikasi Srikandi dibarengi dengan kebijakan pemerintah untuk melakukan transformasi arsip digital pada setiap instansi di seluruh Indonesia dan mewujudkan integrasi kearsipan nasional.

Meskipun kebijakan tersebut hanya mencakup instansi pemerintah saja, dapat diprediksi bahwa arsip digital akan menjadi masa depan kearsipan di Indonesia. Terlebih lagi, dengan perkembangan teknologi digital yang semakin maju dan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan bisnis. Namun, digitalisasi arsip bukan hanya tentang memenuhi target integrasi arsip nasional saja. Penerapan arsip elektronik faktanya memberikan banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Berikut adalah 5 manfaat yang didapat dari penerapan arsip digital.

Akses dan Pencarian Arsip Mudah

Arsip digital membuat akses dan pencarian dokumen menjadi lebih mudah. Karyawan dapat menemukan arsip yang dibutuhkan secara cepat dan praktis dengan menggunakan fitur pencarian. Arsip juga dapat diakses dari mana saja, entah dari kantor, tugas lapangan, maupun rumah.

Meskipun arsip digital mudah diakses, bukan berarti data perusahaan menjadi mudah dibobol. Aplikasi pengelolaan dokumen digital juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih, misalnya seperti aplikasi PrimaDoc yang didukung dengan fitur pembatasan akses untuk mengatur siapa saja yang dapat mengakses setiap dokumen perusahaan. Ada juga fitur enkripsi yang melindungi arsip dari akses secara ilegal.

Efisiensi Biaya

Dilansir dari www.inc.com, studi dari EPA mencatat bahwa penggunaan kertas menghabiskan $80 atau sekitar Rp1,2 juta per karyawan setiap tahunnya. Pengeluaran ini menghitung kebutuhan untuk pembelian kertas, tinta, toner, ruang penyimpanan, dan perangko. Bayangkan berapa banyak anggaran yang harus dikeluarkan jika perusahaan memiliki 100 karyawan.

Arsip digital akan meminimalisir penggunaan kertas. Dengan kata lain, digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan untuk lebih hemat ruang dan biaya untuk pengadaan ruang penyimpanan serta kebutuhan kearsipan lainnya seperti tinta, alat tulis, map, lemari arsip, dan sebagainya.

Terbebas Dari Potensi Kerusakan Fisik

Arsip kertas sangat rentan terhadap berbagai risiko kerusakan seperti lapuk, jamur, tinta luntur, atau robek. Berbeda dengan arsip kertas, kondisi arsip digital tidak akan berubah meskipun telah disimpan selama puluhan tahun. Perusahaan bahkan dapat membuat salinan (back-up) arsip untuk memberikan jaminan keamanan lebih.

Mewujudkan Konektivitas Digital

Perkembangan teknologi serta pandemi Covid-19 telah membawa perubahan besar pada aktivitas bisnis, termasuk dalam koordinasi serta rapat bisnis. Jika dulu rapat kantor selalu dilakukan secara tatap muka, kini perusahaan dapat mengadakan rapat secara virtual dengan memanfaatkan teknologi telekonferensi. Meskipun pandemi telah berakhir, kenyataannya rapat virtual masih banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan.

Arsip digital memudahkan kebutuhan berbagi data dan informasi selama pengadaan rapat virtual. Dokumen dapat langsung dipresentasikan, atau bahkan dibagikan ke peserta rapat lainnya secara real time dengan memanfaatkan jaringan internet. Anda tidak perlu lagi harus mencetak dokumen dan dikirim menggunakan jasa pengiriman terlebih dahulu.

Ramah Lingkungan

Digitalisasi arsip secara otomatis akan mengurangi penggunaan kertas. Itu berarti, semakin sedikit penebangan pohon yang ditujukan untuk bahan pembuatan produk kertas. Pada kenyataannya, kerusakan lingkungan untuk pembuatan kertas menjadi salah satu isu lingkungan yang sering diabaikan. Dilansir dari waste4change.com, World Wide Fund for Nature (WWF) mencatat 30-40% penebangan kayu industri global digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi barang berbasis kertas seperti buku, tisu, hingga kemasan produk.

Tidak hanya itu saja, beralih ke sistem kearsipan digital juga dapat meminimalkan jumlah sampah kertas yang menjadi salah satu penyumbang sampah terbesar. Berdasarkan data dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan pada tahun 2020, Indonesia menghasilkan 34,5 juta ton sampah setiap tahunnya, di mana 12% di antaranya adalah sampah kertas. Dengan beralih ke arsip digital, perusahaan telah berkontribusi dalam menjaga kelestarian lingkungan.
Untuk menerapkan sistem arsip digital, Anda dapat memanfaatkan aplikasi penyimpanan dokumen digital PrimaDoc. Selain memberikan berbagai keuntungan di atas, PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih, termasuk pembatasan akses dan enkripsi data, sehingga perusahaan Anda dapat memastikan kerahasiaan dokumen dan mencegah akses yang tidak sah. Dengan PrimaDoc, perusahaan Anda akan semakin kompetitif khususnya dalam beradaptasi dengan teknologi digital, sembari turut berkontribusi dalam menjaga kelestarian lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas dan sampah kertas. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)