4 Alasan Mengapa DMS Solusi Koperasi untuk Pengelolaan Dokumen

Untuk mencatat seluruh aktivitas koperasi, dibutuhkan proses administrasi terutama untuk dokumen yang bersifat penting. Salah satu permasalahan umum yang ada pada cukup banyak koperasi adalah sistem pengelolaan dokumen yang masih dijalankan secara manual. Metode tersebut sering berdampak pada terhambatnya perkembangan koperasi. Proses pencatatan yang menghabiskan banyak waktu, penyimpanan dokumen yang tidak rapi, serta pencarian dokumen yang lama. Untuk menjawab permasalahan tersebut, cukup banyak disarankan Document Management System (DMS) sebagai solusi koperasi.

Perkembangan teknologi yang sangat pesat mengubah cara pandang masyarakat terhadap suatu layanan. Teknologi menawarkan proses yang disajikan lebih cepat, praktis, dan fleksibel. Tidak mengherankan jika kemudian terdapat pilihan yaitu DMS sebagai solusi koperasi untuk mengelola dokumen administrasi aktivitas koperasi. Selain menjadi bagian dari upaya koperasi beradaptasi dengan perkembangan zaman, DMS juga dapat memberikan berbagai manfaat lainnya. Berikut kami paparkan alasan DMS sebagai solusi koperasi dalam pengelolaan dokumen.

1. Kemudahan Pengelolaan Arsip

DMS sebagai solusi koperasi dengan sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan sepenuhnya secara digital. Petugas administrasi tidak perlu melakukan penyimpanan dokumen yang merepotkan, baik itu terhadap riwayat anggota, catatan utang dan piutang anggota, kegiatan transaksi setiap unit usaha koperasi, dan berbagai dokumen penting lainya. Dengan bentuk dokumen yang telah berupa digital, proses penyimpanan dan pengelompokkan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan efisiensi waktu tersebut, pengurus koperasi dapat memanfaatkan waktu untuk menjalankan pekerjaan lainnya.

Penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara digital tidak hanya memberikan kemudahan dokumen untuk dicari kembali kapanpun diperlukan. Petugas tidak perlu mencari catatan/map di gudang arsip lagi, namun bisa langsung mengakses folder penyimpanan dokumen yang dibutuhkan. Itulah sebabnya DMS sebagai solusi koperasi yang memberikan kemudahan pengelolaan dokumen.

2. Sistem Penyimpanan Terpusat

Penyimpanan dokumen dengan metode konvensional menyebabkan banyaknya jumlah kertas yang harus diarsipkan. Untuk menyimpannya saja, dibutuhkan ruangan yang luas dan rak-rak yang tinggi. Hal tersebut tentu akan menyulitkan pencarian dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

DMS sebagai solusi koperasi memudahkan akses kembali setiap dokumen dengan fitur pencarian digital. Dengan DMS, dokumen-dokumen penting koperasi tersimpan di dalam server terpusat yang dapat dikelola dengan lebih mudah. Proses pembatasan akses terhadap dokumen juga menjadi lebih mudah, yakni dengan mengatur akses ke penyimpanan administrasi sesuai batas kewenangan masing-masing anggota atau pengurus.

3. Sistem Enkripsi yang Menjamin keamanan dokumen

Alasan berikutnya bahwa DMS sebagai solusi koperasi adalah dilengkapi dengan sistem keamanan dokumen. Setiap dokumen koperasi yang bersifat penting dan strategis tentu membutuhkan perlindungan yang layak. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara konvensional sering menimbulkan berbagai masalah keamanan seperti dokumen yang hilang atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan.

DMS sebagai solusi koperasi karena dilengkapi dengan fitur enkripsi yang memudahkan pengaturan keamanan dan otorisasi akses bagi setiap anggota dan pengurus. Sistem dapat membangun batasan akses yang membuat dokumen sulit dibaca oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan. Dengan demikian, meskipun pihak tersebut berhasil mengakses data secara ilegal, namun ia akan lebih sulit untuk memanfaatkannya lebih lanjut.

Penyimpanan Tahan Hama

DMS sebagai solusi koperasi memberikan bentuk penyimpanan dokumen berbasis digital yang lebih tahan lama. Berbeda dengan penyimpanan dokumen secara konvensional yang memiliki potensi rusak oleh aspek eksternal seperti banjir, kelembaban ruangan, hingga hama arsip seperti tikus atau rayap. Penyimpanan dokumen secara digital menghindarkan dari resiko-resiko tersebut dan membuat arsip dapat bertahan lebih lama.

Koperasi dapat memperoleh keempat manfaat di atas ketika menerapkan sistem DMS dengan fitur-fitur pendukung seperti PrimaDoc. Selain fitur enkripsi yang melindungi dokumen dari akses ilegal, PrimaDoc juga menyediakan berbagai fitur lainnya seperti:

Fitur Manajemen Arsip Aktif,
Fitur Manajemen Arsip Inaktif,
Fitur Manajemen Gudang (Warehouse) Arsip,
Fitur Manajemen Retensi Arsip,
Fitur Pengaturan Hak Penggunaan Arsip,
Fitur Pengkategorian Arsip

Ingin mewujudkan sistem pengelolaan dokumen koperasi yang lebih profesional dengan dukungan fitur-fitur DMS PrimaDoc? Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Pradana)