3 Cara Memastikan Arsip Penting Tidak Jatuh ke Tangan yang Salah
Sudahkah perusahaan mampu menjamin keamanan arsip penting? Arsip penting seperti arsip vital, arsip terjaga, maupun arsip dinamis aktif lainnya yang mengandung informasi yang bersifat tertutup, tak boleh jatuh ke pihak tak bertanggung jawab. Untuk itu, PrimaDoc mengajak Anda untuk menerapkan 3 cara tepat untuk tetap menjaga kerahasiaan arsip.
Apa saja ketiga cara tersebut dan bagaimana implementasi lengkapnya? Simak 3 cara memastikan keamanan arsip penting perusahaan berikut ini!
1. Implementasi Sistem Pengelolaan Arsip
Implementasi sistem pengelolaan arsip penting yang efektif sangat krusial bagi setiap organisasi. Salah satu aspek penting dalam sistem ini adalah penanganan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi atau arsip inaktif yang telah habis masa retensinya. Untuk menjaga kerahasiaan informasi dan mematuhi regulasi yang berlaku, pemusnahan arsip harus Anda lakukan dengan cara yang aman dan tepat demi memastikan informasi di dalamnya tidak dapat dipulihkan.
Penggunaan mesin penghancur kertas berukuran industri merupakan salah satu metode yang umum digunakan. Mesin ini mampu menghancurkan kertas menjadi partikel-partikel kecil yang sulit disatukan kembali, sehingga informasi sensitif tidak dapat bocor. Selain itu, banyak perusahaan jasa pemusnahan dokumen yang menawarkan layanan profesional untuk menangani pemusnahan arsip dalam skala besar, contohnya PrimaDoc.
Pemilihan metode pemusnahan arsip harus disesuaikan dengan jenis dan volume dokumen yang akan dimusnahkan. Untuk arsip penting yang mengandung informasi sangat sensitif, seperti data pribadi pelanggan atau informasi keuangan, sebaiknya menggunakan jasa pemusnahan dokumen yang memiliki sertifikasi dan pengalaman dalam menangani jenis dokumen tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pemusnahan dilakukan dengan aman dan sesuai dengan standar keamanan yang berlaku.
Baca juga mengenai jasa kearsipan terpercaya oleh arsiparis profesional
2. Pengamanan Fisik
Pengamanan fisik merupakan lapisan perlindungan tambahan yang tak boleh luput dalam pengelolaan arsip, terutama untuk arsip penting. Salah satu cara yang efektif untuk mengamankan arsip fisik adalah dengan menggunakan lemari besi atau safe deposit box. Lemari besi yang berkualitas tinggi dilengkapi dengan fitur keamanan seperti kombinasi angka, kunci ganda, atau bahkan sistem biometrik.
Dalam memilih lemari besi atau safe deposit box, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Pertama, ukuran lemari besi harus menyesuaikan dengan volume arsip yang akan disimpan. Kedua, tingkat keamanan lemari besi juga perlu Anda perhatikan, terutama untuk arsip yang sangat sensitif. Selain itu, lokasi penyimpanan lemari besi juga harus diperhatikan. Pilihlah lokasi yang aman, terhindar dari jangkauan orang yang tidak berwenang. Dengan menerapkan pengamanan fisik yang memadai, perusahaan dapat meminimalkan risiko akses yang tidak sah maupun penyalahgunaan informasi oleh orang yang salah.
Butuh sarana dan prasarana arsip yang aman? Jelajahi pemilihan perlengkapan kearsipan dari PrimaDoc
3. Pengamanan Digital
Pengamanan digital merupakan lapisan perlindungan tambahan yang sangat esensial, terutama bagi arsip-arsip penting yang sudah didigitalisasi. Salah satu metode yang populer adalah menggunakan penyimpanan berbasis cloud. Selain fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, keamanan juga menjadi keunggulan yang melekat pada jenis penyimpanan ini.
Sebelum memilih penyedia layanan cloud, pastikan mereka memiliki sistem keamanan yang kuat dan reputasi terpercaya. Beberapa fitur keamanan yang perlu diperhatikan antara lain enkripsi data, backup data yang teratur, dan fitur kontrol akses yang transparan. Selain itu, pastikan penyedia layanan cloud memiliki sertifikasi keamanan yang relevan, seperti ISO 27001.
Itulah tiga cara ala PrimaDoc untuk menjamin keamanan arsip penting agar tidak jatuh ke pihak yang salah. Jaga terus kerahasiaan data dan informasi perusahaan, tingkatkan pelayanan kearsipan, dan ciptakan lingkungan kerja yang kondusif serta kredibilitas bisnis yang terjaga. Butuh saran dan dukungan kearsipan? Hubungi PrimaDoc.
