Worry Free Digitalisasi Arsip di PrimaDoc

Sejarah telah mengajarkan bahwa perusahaan yang mampu bertahan dari perubahan adalah mereka yang bisa beradaptasi dengan perkembangan zaman. Di era bisnis modern yang mengutamakan kecepatan dan efisiensi kinerja, digitalisasi arsip telah menjadi hal yang semakin penting bagi perusahaan.

Dengan mengadopsi sistem pengelolaan arsip digital, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, menghemat ruang fisik yang diperlukan untuk menyimpan dokumen, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, akses cepat dan mudah terhadap informasi menjadi kunci untuk pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. 

Selain itu, digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan untuk menerapkan strategi transformasi digital lainnya. Dengan mengintegrasikan arsip digital ke dalam sistem bisnis, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas operasional, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Risiko yang Dihadapi Selama Proses Digitalisasi Arsip

Sebagai sebuah tahapan penting dalam transformasi bisnis di era digital, proses digitalisasi harus dilakukan dengan perhitungan yang matang. Perlu dipahami, bahwa proses merubah arsip cetak ke bentuk digital juga memiliki banyak resiko ketika dilakukan dengan salah. Beberapa risiko yang mungkin timbul meliputi:

1. Kehilangan data

Jika proses alih media arsip tidak dilakukan dengan hati-hati, dokumen cetak yang asli dapat rusak atau hilang. Alih media arsip merupakan proses pemindaian dokumen cetak menjadi digital. Data digital hasil pemindaian juga berpotensi mengalami kerusakan atau hilang akibat kegagalan sistem atau kesalahan selama pengerjaan. 

2. Kualitas data digital yang buruk

Salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan digitalisasi arsip adalah memastikan bahwa dokumen digital yang dihasilkan harus memiliki informasi yang sama dan mudah dibaca. Faktanya dalam perbedaan informasi pada dokumen digital bisa saja terjadi karena berbagai faktor, seperti adanya tulisan yang buram, terhalang oleh benda lain, atau kualitas gambar yang tidak bisa dibaca.

3. Indeksasi dokumen yang buruk

Untuk memudahkan pengelolaan dokumen digital di masa mendatang, file digital hasil pemindaian harus ditata dengan rapi dan teratur. Penulisan indeks seperti judul dokumen, tanggal, penulis, atau catatan lainnya yang tidak terdokumentasi dengan benar dalam arsip digital akan menyulitkan pencarian dan pengelolaan dokumen digital kedepannya.

4. Keamanan data

Keamanan data digital seringkali dilupakan. Padahal, tanpa sistem keamanan yang handal dokumen digital dapat rentan terhadap ancaman keamanan, seperti peretasan, virus komputer, atau serangan siber lainnya. Hal ini menimbulkan kerentanan terhadap data dan informasi penting perusahaan.

Meminimalisir Resiko Digitalisasi Arsip

Untuk mengurangi risiko yang bisa terjadi dalam proses digitalisasi arsip, perusahaan perlu melibatkan tim yang kompeten dalam bidangnya. Hal ini akan meminimalisir berbagai potensi kesalahan dan timbulnya risiko yang merugikan perusahaan. Selain itu, tim alih media yang kompeten akan memastikan hasil akhir sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan Anda.

Sebelum memulai proses alih media arsip, manajemen harus menganalisis kapasitas internal, khususnya dalam aspek kemampuan dan waktu untuk mengerjakan tugas digitalisasi. Ketika tim internal perusahaan dirasa masih belum kompeten untuk meminimalisir resiko yang ada, perusahaan harus mulai mempertimbangkan untuk menggunakan jasa kearsipan profesional seperti PrimaDoc. PrimaDoc merupakan penyedia layanan kearsipan yang  dapat diandalkan untuk melakukan digitalisasi arsip di perusahaan Anda. 

Keuntungan Menggunakan Jasa Kearsipan PrimaDoc

Di PrimaDoc, seluruh proses digitalisasi ditangani langsung oleh Staf Bersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga menjamin seluruh prosesnya dilakukan dengan hati-hati sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku. Dengan begitu, berbagai resiko yang dapat merugikan perusahaan dapat diminimalisir.

Tim kearsipan PrimaDoc berkompeten dalam bidang digitalisasi arsip juga akan memastikan hasil akhir sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan Anda. Dengan dukungan teknologi yang canggih, alih media arsip PrimaDoc dapat menghasilkan dokumen digital yang berkualitas dan akurat. Tim kearsipan PrimaDoc juga menjamin seluruh dokumen digital disimpan dengan baik sehingga memudahkan penggunaannya di kemudian hari.

Selain memiliki kompetensi di bidang kearsipan, tim kearsipan PrimaDoc juga memiliki integritas yang tinggi. Kami akan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan Anda selama proses alih media arsip. Dengan menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc, Anda dapat mempercepat proses digitalisasi arsip tanpa memberikan beban pada para pegawai. 

Tim kearsipan PrimaDoc yang kompeten dalam bidang digitalisasi arsip akan menghasilkan dokumen digital berkualitas dan akurat. Dukungan teknologi canggih PrimaDoc memastikan penyimpanan dokumen digital yang baik, sehingga memudahkan penggunaan pada masa mendatang. Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan kearsipan PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)