Tingkatkan Daya Saing Bisnis Anda dengan Implementasi DMS OCR
Seiring dengan meningkatnya tren digitalisasi arsip di sektor bisnis, Document Management System (DMS) semakin menjadi kebutuhan bagi setiap perusahaan. DMS merupakan sebuah sistem yang membantu karyawannya dalam untuk mengakses, menyimpan, dan mengelola dokumen digital secara efisien. Saat ini, telah hadir inovasi DMS yang dilengkapi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Teknologi DMS OCR ini mampu menjadi solusi untuk dapat menciptakan pengelolaan arsip digital yang lebih optimal.
OCR adalah teknologi yang digunakan untuk mengenali dan mengekstrak teks dari gambar. Ketika fungsi tersebut diimplementasikan pada aplikasi DMS, sistem dapat membantu karyawannya dalam pencarian, penyimpanan, dan pengelolaan informasi. Dengan fungsinya tersebut, DMS OCR dapat membantu mewujudkan pengelolaan data digital yang optimal dan efisien. Ini tidak hanya mendukung kinerja karyawan, tapi juga menampilkan keunggulan perusahaan dibanding para pesaing.
Pentingnya DMS OCR dalam Mendukung Digitalisasi Arsip
Dalam alih media arsip, dokumen cetak yang dipindai menggunakan scanner akan terdeteksi sebagai gambar dan umumnya tersimpan dalam format PDF, JPG atau JPEG. Ini tidak hanya berlaku untuk dokumen-dokumen yang berisi gambar, tetapi juga dokumen-dokumen teks seperti surat kontrak atau kerjasama, dokumen surat-menyurat, data inventaris perusahaan, atau dokumen teks lainnya. Informasi teks yang tersimpan dalam format gambar menyulitkan pengolahan data, baik dalam proses editing atau pencarian data. Untuk dapat mengedit teks tersebut, karyawan harus mengkonversinya terlebih dulu ke format teks secara manual dan merapikan format penulisannya kembali. Sedangkan dalam pencarian dokumen, karyawan harus mengingat nama dari dokumen yang ingin ditemukan.
Implementasi DMS OCR memungkinkan sistem komputer dapat mengidentifikasi dan mengekstrak setiap teks yang ada pada file gambar. Memungkinkan setiap informasi teks dapat dikelola sebagaimana dokumen teks standar, baik untuk keperluan editing atau pencarian data. Ini memungkinkan karyawan dapat bekerja dengan lebih mudah dan cepat. Misalnya dalam pencarian dokumen, karyawan tidak lagi harus mencarinya berdasarkan judul dokumen, tetapi cukup dengan memasukkan kata kunci (keyword), data, atau informasi yang dibutuhkan pada kolom pencarian. Sistem akan secara otomatis menelusuri setiap file yang berisi informasi tersebut, dan menampilkan dokumen-dokumen yang relevan dalam hitungan detik.
Kemudahan yang diwujudkan dari implementasi DMS OCR tidak hanya menciptakan efisiensi kerja, tetapi juga mendorong karyawan untuk memberikan kinerja terbaik. Sistem kerja yang rumit tidak hanya menguras tenaga dan waktu karyawan, namun juga mood mereka selama bekerja. Dihadapkan dengan pengelolaan dokumen yang rumit, padahal sudah menerapkan sistem digital tentu akan menguras energi mereka. Ini bisa menyebabkan penurunan fokus dan performa mereka dalam bekerja.
Dengan teknologi ini, pengelolaan dokumen digital menjadi lebih praktis dan mudah. Ini berdampak pada kinerja karyawan. Sistem kerja yang baik membuat mereka merasa puas dan menikmati pekerjaannya. Hal ini secara tidak langsung menjadi dorongan/motivasi bagi karyawan untuk memberikan kinerja terbaik mereka.
Apa Pengaruhnya Bagi Perusahaan?
Implementasi DMS OCR mendorong peningkatan produktivitas kerja karyawan. Produktivitas yang tinggi tidak hanya mewujudkan efisiensi operasional, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang positif dan inovatif. Budaya kerja yang positif menciptakan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan dan mendukung strategi jangka panjang dalam menghadapi dinamika pasar yang kompetitif. Hal ini memberikan dampak signifikan bagi perusahaan untuk dapat tampil lebih unggul dibandingkan dengan kompetitor bisnisnya.
Teknologi DMS OCR yang memudahkan pencarian dokumen juga mendukung manajemen dalam mengevaluasi kinerja internal dan analisis strategi. Dengan ketersediaan data yang lengkap dan akurat, proses analisis akan menghasilkan strategi persaingan yang lebih efektif. Ini menjadi modal yang sangat penting untuk dapat memberikan respon yang tepat dalam menghadapi persaingan bisnis dan tren pasar yang terus berubah.
Untuk mendapatkan dukungan teknologi DMS yang didukung dengan pemindai OCR, Anda dapat memanfaatkan DMS PrimaDoc. Anda bahkan dapat mengoptimalkannya dengan juga menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc. Hal ini dikarenakan dalam proses alih media, tim PrimaDoc menggunakan scanner berteknologi OCR yang memungkinkan dokumen perusahaan Anda lebih mudah ditemukan di kemudian hari. Dengan PrimaDoc, perusahaan dapat tidak hanya meningkatkan produktivitas karyawan melalui efisiensi dalam pengelolaan dokumen, tetapi juga memperkuat fondasi budaya kerja positif yang mendukung pertumbuhan berkelanjutan dan keunggulan kompetitif jangka panjang.
Ingin mengetahui lebih banyak tentang cara kerja DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk request demo aplikasi!
