Selamatkan Dokumen Rusak Akibat Bencana Alam

Dokumen rusak akibat bencana alam dapat mengganggu proses bisnis dari perusahaan atau instansi Anda. Apalagi kita tidak dapat memilih dokumen mana yang sewaktu-waktu rusak, karena bencana alam bisa datang kapan saja tanpa kita ketahui. Tentunya hal tersebut dapat merugikan perusahaan atau instansi pemerintah untuk jangka panjang. Dokumen milik instansi sendiri seringkali mengandung informasi yang berfungsi untuk pengambilan keputusan, sehingga dokumen rusak dapat menjadi bencana yang serius pula bagi perusahaan!

Lantas, adakah cara komprehensif untuk menyelamatkan dokumen rusak? Tidak perlu khawatir, karena di bawah ini akan kami jelaskan berbagai cara menangani dokumen rusak agar Anda tidak perlu lagi takut dengan bencana alam yang mengintai. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

1. Reproduksi Arsip

Cara menangani dokumen rusak pertama yang dapat Anda lakukan adalah dengan melakukan reproduksi arsip, yang merupakan langkah preventif sebelum dokumen rusak akibat bencana alam. Reproduksi arsip adalah langkah untuk menggandakan dokumen atau arsip melalui media foto, microfilm, compact disc atau CD, fotokopi, hasil scanning, dan juga media lain yang memungkinkan untuk penggandaan arsip.

Meskipun begitu, Anda tidak dapat asal melakukan penggandaan arsip. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (PERKA ANRI) Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis, ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi untuk melakukan reproduksi arsip, meliputi:

• Dilaksanakan oleh orang yang memiliki keahlian dalam reproduksi arsip.
• Reproduksi harus dilakukan sesuai standar, agar hasil dari duplikasi dapat bertahan lama.
• Memilih media perekaman dengan kualitas tinggi, sebisa mungkin menggunakan media yang baru, bukan yang sebelumnya pernah dipakai.
• Memilih media yang paling mudah diakses oleh perusahaan Anda.
• Dokumen yang digandakan disimpan terpisah dengan dokumen aslinya.
• Jika memungkinkan, gunakan sistem kode warna untuk membedakan arsip atau dokumen asli dengan yang telah diduplikasi.
• Menentukan prioritas dokumen atau arsip dimulai dari yang paling penting terlebih dahulu.

2. Preservasi Arsip

Cara menyelamatkan dokumen rusak lainnya adalah dengan melakukan preservasi arsip. Kegiatan ini pada dasarnya adalah langkah preventif lainnya agar dokumen rusak akibat bencana alam dapat dihindari, dengan cara melindungi dokumen atau arsip dari unsur yang dapat merusaknya. Preservasi arsip sendiri merupakan bagian dari pemeliharaan untuk arsip statis, yang menurut ANRI harus dilestarikan selamanya.

Perlu Anda ketahui, menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (PERKA ANRI) Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis, preservasi arsip atau dokumen sendiri terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

• Preservasi preventif, yaitu preservasi yang sifatnya untuk mencegah kerusakan arsip, caranya dengan penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip.
• Preservasi kuratif, adalah preservasi yang bertujuan untuk memperbaiki atau merawat dokumen rusak untuk memperpanjang masa penggunaan dari dokumen atau arsip tersebut.

3. Konservasi Arsip

Pada dasarnya, konservasi arsip adalah bagian dari preservasi arsip. Cara yang digunakan pun termasuk ke dalam langkah preventif sebelum arsip atau dokumen benar-benar rusak akibat bencana alam. Hanya saja, cara yang digunakan untuk menyelamatkan dokumen rusak adalah dengan meningkatkan daya tahan dari fisik dari media yang digunakan untuk merekam informasi. Oleh karena itu, cara yang digunakan pun sedikit mirip dengan preservasi, yaitu:

• Konservasi preventif, adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencegah, menghambat atau menghindari degradasi atau kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor penyebab kerusakan arsip. Contohnya seperti kontrol terhadap suhu ruangan, laminating dokumen, dan lainnya.
• Konservasi restoratif, merupakan cara yang dilakukan untuk memperbaiki kerusakan terhadap fisik arsip agar semaksimal mungkin dapat kembali ke kondisi normal arsipnya.

4. Restorasi Arsip

Cara terakhir yang dapat Anda lakukan untuk menyelamatkan dokumen rusak adalah dengan melakukan restorasi arsip. Pada prinsipnya, restorasi arsip berarti menyelamatkan dan memperbaiki dokumen rusak dengan cara yang tepat. Oleh karena itu, restorasi arsip merupakan langkah yang tepat jika arsip atau dokumen yang Anda miliki telah terlanjur rusak akibat terjadinya bencana alam.

Lalu, bagaimanakah cara menyelamatkan dokumen rusak dengan restorasi? Berdasarkan informasi dari ANRI, cara restorasi arsip atau dokumen yang paling sederhana adalah sebagai berikut:

• Pertama, yaitu mengevakuasi dokumen rusak ke tempat yang aman dan jauh dari potensi bencana alam susulan.
• Kedua, membersihkan dokumen atau arsip yang rusak dari kotoran atau lumpur menggunakan air bersih untuk menghindari kerusakan lebih lanjut.
• Ketiga, melakukan penyemprotan alkohol 70% atau juga etanol pada permukaan dokumen dengan merata.
• Keempat, mengurai dokumen rusak dengan hati-hati, jangan sampai tersobek atau hancur.
• Kelima, mengeringkan dokumen menggunakan alat khusus, tidak boleh terkena matahari langsung yang dapat mempercepat kerusakan.

Itulah tadi beberapa cara menangani dokumen rusak akibat terjadinya bencana. Jika beberapa cara di atas terkesan sulit dilakukan sendiri, Anda dapat menggunakan bantuan dari perusahaan penyedia jasa preservasi dan restorasi arsip. Anda dapat mengarsipkan dokumen Anda melalui  PrimaDoc.

PrimaDoc merupakan solusi penyelamatan dokumen rusak yang telah dipercaya banyak perusahaan dan instansi pemerintahan. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan alih media dokumen digital yang dilengkapi dengan aplikasi web based yang memungkinkan Anda untuk mengeceknya di mana saja. Jadi, siap menyelamatkan dokumen rusak bersama PrimaDoc? Hubungi di sini untuk selengkapnya! (Pradana)