Selamatkan Blueprint Dokumen Anda
Blueprint Dokumen – Keamanan dan efektivitas menjadi hal penting dalam pengelolaan arsip dokumen sebuah instansi pemerintah atau perusahaan. Semua instansi dan perusahaan tentunya memiliki banyak dokumen seperti blueprint dokumen yang merupakan aset penting perusahaan. Blueprint sendiri merupakan bentuk master plan dalam perencanaan sebuah proyek sehingga mampu memberikan gambaran yang jelas bagi instansi atau pengurusnya dalam menjalankan program kerja atau kegiatan sehingga diperlukannya manajemen pengelolaan kearsipan dokumen agar bisa diakses secara efektif dan efisien.
Blueprint dokumen menjadi salah satu yang memiliki nilai kredibilitas tinggi dan wajib dimiliki oleh perusahaan di era modern seperti saat ini, meskipun memang tidak menjamin total tercapainya tujuan perusahaan itu sendiri tetapi dapat membantu untuk lebih dekat, fokus dan terarah terhadap tujuan instansi atau perusahaan tersebut.
Seberapa Penting Pengelolaan Arsip yang Baik bagi Instansi?
Mengingat peranan arsip dokumen yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau instansi maka pengelolaan arsip perlu diperhatikan. Jika tidak, hal tersebut dapat menimbulkan kesulitan dalam memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam maupun luar perusahaan.
Tentunya arsip yang tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan banyak masalah, contohnya seperti banyaknya dokumen yang hilang atau tercecer dan waktu yang terbuang untuk mengarsip ulang dokumen yang tentunya akan mengorbankan efisiensi dalam follow-up dokumen.
Tidak sedikit pula perusahaan atau instansi yang masih sering menganggap remeh pengelolaan arsip dokumen, padahal banyak kemungkinan dokumen vital seperti blueprint dokumen atau arsip lainnya rusak, tercampur dan tertumpuk dengan dokumen yang tidak seharusnya, serta adanya kemungkinan lain yang bahkan tidak terpikirkan sama sekali seperti bencana banjir dan kebakaran dalam pengelolaan arsip dokumen yang mampu mengurangi produktivitas dan kinerja perusahaan yang mempengaruhi proses bisnis Anda.
Dokumen berbentuk kertas yang harus didokumentasikan oleh perusahaan juga memiliki banyak resiko karena hanya dapat bertahan selama kurun waktu tertentu akibat ketahanan bahan kertas yang hanya bisa bertahan untuk beberapa tahun, sehingga memerlukan penjagaan ekstra dari faktor yang dapat merusaknya seperti kelembaban udara, hujan, atau juga human error.
Selain itu, banyaknya dokumen perusahaan jika tidak dikelola dengan baik juga dapat mengakibatkan stres pada pegawai perusahaan atau instansi. Hal ini dapat mengurangi efektivitas perusahaan ketika ingin mencari dokumen, baik itu blueprint dokumen atau bagian arsip lainnya yang ternyata hilang atau terselip dalam tumpukan dokumen lain. Waktu menjadi sangat krusial untuk sebuah bisnis, sehingga hal ini tidak boleh dianggap remeh lagi.
Permasalahan-permasalahan di atas tentunya saling berkaitan dan mempengaruhi perkembangan perusahaan. Pentingnya blueprint dokumen serta pengelolaan arsip lainnya ini mengharuskan setiap kantor perusahaan atau instansi memiliki ruang penyimpanan yang cukup. Jika ruang penyimpanan di instansi Anda cukup terbatas, maka hal ini dapat menghambat pelaksanaan kegiatan dalam sebuah perusahaan, sehingga Anda memerlukan adanya aplikasi terpadu yang mampu mengatur, merapikan dan juga menjaga blueprint dokumen dan bagian arsip lainnya.
Solusi untuk Mengatasi Masalah Pengelolaan Blueprint Dokumen
Peranan arsip sebagai bahan bukti informasi mengingat ingatan manusia yang terbatas sedangkan segala informasi dalam arsip dokumen lampau tetap perlu diperhatikan. Arsip dokumen penting seperti blueprint dokumen juga sebagai akuntabilitas, yaitu sebuah laporan pertanggungjawaban dari sebuah perusahaan atau instansi bersangkutan.
Saat ini sudah banyak berkembang layanan digital web based sebagai solusi blueprint dokumen untuk instansi pemerintahan maupun perusahaan yang dikelola secara profesional. Dengan memanfaatkan teknologi terkini, perusahaan atau instansi pemerintah tidak lagi membutuhkan cara lama untuk menyimpan dokumen fisik seperti pada umumnya. Anda dapat menggunakan sebuah aplikasi yang dapat dijalankan kapan saja sebagai cara menjaga blueprint dokumen dan arsip lainnya agar memudahkan manajemen arsip yang dilakukan arsiparis.
Selain itu, penggunaan aplikasi web based ini juga memiliki keunggulan dibandingkan pengelolaan dokumen secara manual, yaitu:
- Pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan juga efisien.
- Menghemat ruang penyimpanan fisik.
- Perlindungan ekstra untuk dokumen dari hal yang tidak diinginkan.
- Menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk pencarian dokumen.
Meskipun solusi blueprint dokumen secara digital ini memiliki banyak keuntungan, namun ada pula beberapa kelemahan yang dimiliki, seperti adanya peluang terjadinya manipulasi atau modifikasi dokumen, kesulitan untuk mencari beberapa dokumen karena format dokumen yang berbeda, dan juga dibutuhkan jaringan untuk berbagi dokumen. Selain itu, ada pula potensi rusaknya dokumen akibat terserang virus atau terhapus data secara permanen secara tidak sengaja.
Salah satu layanan pengelolaan arsip dokumen web based yang dapat Anda andalkan adalah PrimaDoc yang memberikan beragam fitur untuk membantu kebutuhan perusahaan dan instansi pemerintah, mulai dari jasa konsultasi mengenai cara menjaga blueprint dokumen atau arsip lainnya, hingga memberikan solusi terpadu berupa jasa pelatihan pengarsipan dan pemeliharaan dokumen yang tentunya mengedepankan kode etik dari arsiparis.Oleh karena itu, alih media arsip fisik dengan memanfaatkan layanan aplikasi web based tetap dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan pengelolaan blueprint dokumen digital. Tentunya Anda harus memperhatikan beberapa hal untuk menjamin keberhasilannya, mulai dari penganggaran, penyiapan perangkat keras maupun lunak, proses akses yang mudah pada dokumen yang disimpan dan sumber daya manusia yang kompeten, sehingga proses pengelolaan digital dapat dilakukan dengan maksimal. Silakan menghubungi Tim Marketing PrimaDoc untuk menjaga blueprint dokumen dengan lebih efisien.
