SDM yang Qualified di Pengelolaan Arsip

Pengelolaan Arsip – Setiap perusahaan atau instansi harus memiliki unit kearsipan sebagai unit kerja yang melakukan pengelolaan arsip dan dokumen dan bertanggung jawab atas keamanan, pengendalian, kontrol, dan pembaruan data serta sistem pengelolaannya. Pada dasarnya, kegiatan pengelolaan tidak lepas dari sumber daya manusia (SDM) sebagai pengelolanya. Pengelola arsip adalah seseorang yang diberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip atau dokumen suatu perusahaan atau instansi.

Perlu Anda ketahui, menurut data dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Yayan Daryan, strategi keberhasilan pengelolaan arsip adalah menekankan pentingnya pemahaman arsiparis kepada SDM mengenai ketentuan pengelolaan kearsipan yang mengacu pada UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan. 

Selain itu, sumber daya manusia juga tidak akan lepas dari dua aspek, yaitu kuantitas dan kualitas. Kriteria SDM yang berkualitas umumnya adalah orang yang pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi arsiparis, pengelolaan arsip, serta memiliki sertifikasi sumber daya manusia kearsipan sebagai pengakuan formal kepada ahli pengelolaan arsip oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Sementara itu, kuantitas SDM terkait dengan jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan instansi atau perusahaan untuk mengelola arsip.

Oleh karena itu, SDM yang bermutu dapat dilihat dari kemampuannya untuk mengerjakan pekerjaannya secara produktif dan efisien, tidak hanya mempunyai keunggulan kompetitif semata. Beberapa kemampuan SDM mulai dari kemampuan teknis, keterampilan, sikap dan perilaku sebagai pengelola arsip juga diharapkan agar tercapai kinerja yang maksimal. 

Selain itu, sebagai ahli pengelolaan arsip tentunya kualitas SDM menjadi salah satu komponen dominan dalam kegiatan pengarsipan. Sumber daya manusia dalam kearsipan sendiri dikelompokan menjadi beberapa bagian, yaitu:

• Pimpinan, sebagai pengambil keputusan di bidang kearsipan. Tidak sedikit kasus di mana suatu instansi atau perusahaan yang melakukan kegiatan pengarsipan dimulai dari kesulitan pemimpin dalam mencari arsip atau dokumen. Berdasarkan hal tersebut, banyak instansi yang berusaha untuk memprogram agar kegiatan kearsipan secara lebih intensif dengan kehadiran seorang pemimpin.
• Tenaga pembina kearsipan, menurut data yang dilansir dalam Jurnal Kearsipan menyebutkan bahwa 90% pegawai yang tidak mempunyai dasar dan kompetensi di bidang kearsipan akan mempengaruhi kegiatan pembinaan dan pemrograman kearsipan, sehingga kehadiran pembina sangatlah dibutuhkan.
• Tim penilai, biasanya instansi atau perusahaan yang memiliki arsiparis lebih dari 10 orang sudah memiliki tim penilai profesional untuk menjamin kinerjanya.
• Arsiparis, yaitu SDM kearsipan yang secara langsung akan melakukan pengelolaan arsip, baik statis maupun dinamis, sehingga mempunyai kedudukan sebagai pelaksana teknis fungsional di bidang kearsipan sebuah instansi atau perusahaan.

Seiring kemajuan teknologi, sistem arsip konvensional juga dialihkan menjadi sistem cara pengelolaan arsip  digital. Perlu Anda ketahui, mengelola arsip dengan sistem manajemen arsip digital berarti mengalihkan sebagian pekerjaan arsiparis yang bersifat manual ke sistem digital dengan menggunakan aplikasi sesuai kebutuhan. Sistem ini secara tidak langsung menjaga agar kondisi arsip fisik tetap aman dan tidak mudah rusak, sehingga instansi Anda tidak perlu melibatkan banyak SDM, tapi akses informasi dapat dilakukan dengan lebih efisien. 

Selain itu, sistem pengelolaan arsip digital sangat dibutuhkan juga dalam proses penyajian data, laporan, dan akses informasi secara online, agar instansi atau perusahaan Anda tidak perlu membuang banyak waktu ketika membutuhkan informasi setiap saat.

Aplikasi Pengelolaan Arsip dengan SDM yang Berkualitas

Tentunya Anda sadar bahwa tidak semua instansi memiliki SDM yang mumpuni. Oleh karena itu, PrimaDoc dapat menjadi solusi menarik yang perlu dipertimbangkan. Dengan dukungan SDM berkualitas dan bersertifikasi di bidang pengelolaan arsip,  PrimaDoc tidak hanya menyediakan aplikasi berbasis web saja, tetapi juga berbagai layanan kearsipan terpadu yang dapat Anda manfaatkan untuk semua kebutuhan, termasuk penyediaan arsiparis yang berkualitas.

Kelebihan PrimaDoc Dibandingkan Layanan Lainnya

Untuk menjamin kualitas layanan, PrimaDoc memiliki berbagai keunggulan dibandingkan kompetitor, yaitu::

• Quality, memiliki standard operational procedure manajemen perusahaan sebagai standar kerja yang diberlakukan untuk membantu proses pengarsipan lebih efisien.
• Code of Ethics, klasifikasi jenis arsip atau dokumen sesuai dengan fungsinya
• Competence, Memiliki sumber daya  manusia kompeten dan memiliki sertifikasi dalam menjalankan proses manajemen arsip digital.
• Experience,terpercaya mengelola arsip di berbagai Industri.

Itulah tadi sekilas mengenai SDM yang dibutuhkan untuk mengelola arsip dengan lebih baik. Dengan dukungan layanan yang sesuai, pengelolaan arsip perusahaan atau instansi Anda pun dapat meningkat. Jadi, sudah siap menjadikan PrimaDoc sebagai pilihan Anda? Hubungi kontak kami sekarang!