PrimaDoc Optimalkan Document Management System di Perusahaan Anda
Tuntutan zaman yang semakin modern menjadikan solusi Document Management System (DMS) semakin dibutuhkan oleh perusahaan dan instansi pemerintahan tanah air.
Bagi Anda yang sudah terbiasa dengan cara lama untuk pengelolaan arsip, tentunya keberadaan Document Management System menjadi tantangan tersendiri, karena perusahaan yang Anda kelola diharuskan untuk beralih sepenuhnya pada pengelolaan arsip digital.
Apakah sudah terlambat untuk menggunakan aplikasi DMS? Tentunya tidak, khususnya jika Anda dilengkapi dengan solusi yang tepat. Untuk memulainya, simak terlebih dahulu informasi berikut ini!
Faktor Penentu Keberhasilan Document Management System
Perlu Anda ketahui, untuk mengimplementasikan Document Management System dengan lebih optimal, ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan, yaitu:
1. Vendor penyedia solusi aplikasi DMS
Bagi perusahaan yang menginginkan solusi siap pakai, tentunya vendor kearsipan yang memiliki Document Management System perlu diperhatikan. Anda tidak dapat sembarangan memilih vendor, karena tidak semuanya berpengalaman dalam deployment aplikasi DMS.
Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk memilih vendor kearsipan terpercaya seperti PrimaDoc, yang telah bertahun-tahun melayani banyak klien dari berbagai industri untuk kebutuhan sistem manajemen dokumen.
2. Proses alih media dokumen yang telah diselesaikan
Mengingat Anda akan beralih mengelola arsip secara digital, tentunya Anda perlu memastikan agar proses alih media dokumen telah benar-benar diselesaikan.
Pada proses alih media, nantinya dokumen fisik yang Anda miliki akan ditransformasi menjadi digital, sehingga dapat dikelola melalui aplikasi Document Management System.
Untuk itu, Anda perlu memastikan agar prosesnya berlangsung dengan baik, mulai dari pemilihan format dokumen, teknologi scanning hingga validitas informasi di dalamnya.
3. Sumber daya manusia yang bertugas mengelola arsip
Sumber daya manusia dengan pengetahuan untuk menggunakan aplikasi Document Management System juga dibutuhkan agar implementasinya lebih optimal.
Sayangnya, tidak semua petugas kearsipan dibekali dengan pengetahuan tersebut, sehingga mempercayakannya kepada tim profesional dengan kualifikasi teknologi dan kearsipan seperti PrimaDoc dapat menjadi solusinya.
4. Infrastruktur pengelolaan arsip
Meskipun menggunakan sistem pengelolaan arsip digital, Anda tetap membutuhkan dukungan infrastruktur yang tepat agar proses pengelolaan menggunakan Document Management System jadi lebih efektif dan efisien.
Beberapa komponen infrastruktur yang setidaknya perlu Anda miliki adalah sarana logistik, ruangan untuk menyimpan server dan juga kecepatan internet untuk memastikan semua arsip dokumen dapat diawasi dengan baik.
5. Anggaran biaya yang memadai
Faktor penting lainnya yang dapat menunjang kesuksesan implementasi Document Management System adalah pembiayaan. Proses beralih menggunakan sistem pengelolaan dokumen digital tetap membutuhkan biaya investasi awal.
Jika Anda sampai salah memperhitungkan anggaran yang dibutuhkan atau juga memilih vendor dengan kualitas pelayanan yang tidak sesuai dengan harganya, perhitungan investasi akan menjadi lebih besar.
Oleh karena itu, Anda dapat beralih menggunakan layanan Document Management System yang dimiliki PrimaDoc, yang memiliki struktur pembiayaan yang lebih kompetitif agar Anda dapat memastikan biaya investasi untuk transformasi digital kearsipan jauh lebih terukur.
Optimalisasi Document Management System Bersama PrimaDoc
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan terbaik yang telah memiliki pengalaman dan kualitas pelayanan yang tidak perlu diragukan lagi. Dengan database klien yang tersebar dari berbagai industri, solusi Document Management System dari PrimaDoc telah dibuktikan oleh banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan.
Aplikasi DMS yang dimiliki PrimaDoc memiliki kelebihan dibandingkan dengan aplikasi lainnya, antara lain:
- Memiliki web based app, yaitu aplikasi berbasis web browser yang memungkinkan Anda mengakses dasbor Document Management System tanpa instalasi pada laptop atau komputer.
- Tim profesional yang mengerti teknologi dan kearsipan, yang siap sedia membantu Anda dalam mengoptimalkan penggunaan aplikasi PrimaDoc.
- Layanan pendukung kearsipan lebih lengkap, mulai dari layanan konsultasi kearsipan, alih media dokumen hingga pengelolaan dokumen fisik dapat dilakukan dan diintegrasikan dengan aplikasi Document Management System yang Anda gunakan.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk beralih menggunakan solusi Document Management System dari PrimaDoc. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
