Potensi Digitalisasi Arsip dalam Meningkatkan Efisiensi Proses Kerja Perusahaan

Digitalisasi arsip adalah sebuah usaha untuk terus survive di tengah zaman yang sedang bertumbuh. Sekali pun hanya satu diantara sekian langkah yang harus ditempuh perusahaan untuk terus berkembang, digitalisasi arsip memegang porsi peranan yang cukup besar. Mengapa? Karena digitalisasi arsip menangani data-data perusahaan, yang menjadi satu sumber daya penting yang dapat mempengaruhi maju mundurnya sebuah bisnis. 

Data dapat memajukan bisnis ketika diolah dengan tepat, dan sebaliknya dapat menjadi awal sebuah kehancuran jika terabaikan pengelolaannya. Tanpa dukungan data, perusahaan berpotensi tertinggal dalam persaingan bisnis karena tidak dapat membuat strategi yang terukur. Itulah sebabnya, semakin banyak perusahaan yang mempertimbangkan penerapan digitalisasi arsip untuk mendukung peningkatan efisiensi bisnis.

Mengapa perlu digitalisasi arsip yang realtime untuk perusahaan?

Semakin berkembang dan besar sebuah perusahaan, akan melibatkan proses kerja yang semakin panjang dan kompleks. Pada setiap proses kerja tersebut dituntut untuk cepat dan tepat. Jika salah satu prosesnya lambat dan bermasalah, maka semua arus operasi akan ikut terhambat. Lantas di mana peranan data? Jawabannya ada di hampir setiap aktivitas perusahaan, mulai dari hulu sampai hilir. 

Semakin besar sebuah perusahaan, semakin banyak data yang terkumpul dalam proses bisnisnya. Data sebanyak itu perlu dikelola dengan efektif dan efisien. Tidak hanya cepat dan tepat saja, namun data-data yang dikelola ini idealnya dapat langsung diketahui secara realtime jika mengalami perubahan. Keakuratan data ini diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dalam setiap proses bisnis, baik pada tataran manajerial hingga pelaksana teknis. Semua proses ini dapat dilakukan jika perusahaan menerapkan digitalisasi arsip terhadap seluruh data perusahaan. 

Dengan dukungan penyimpanan dan pengelolaan arsip berbasis digital, proses kerja perusahaan akan berjalan lebih cepat karena data yang mudah diakses. Selain itu, banyak hal yang menjadi keuntungan perusahaan ketika menerapkan digitalisasi arsip. Di bawah ini adalah berbagai manfaat yang didapatkan perusahaan dari penerapan digitalisasi arsip dan potensinya dalam memajukan perusahaan:

1. Pengolahan big data secara cepat 

Semakin besar data yang ada, umumnya akan menuntut waktu yang lebih lama untuk pengelolaannya. Tidak hanya dari segi waktu, namun besaran ruang memori dan kapasitas pengolahan datanya pun semakin besar. Terlebih lagi dengan data-data terbaru yang terus bertambah setiap detiknya. Dibutuhkan ruang penyimpanan dengan kapasitas yang besar untuk menampungnya. 

Digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan menyimpan sekaligus melakukan pengelolaan big data perusahaan dalam waktu yang relatif cepat. Kecepatan pemrosesan data hingga menampilkan kembali data terbaru yang dibutuhkan, akan mendukung terwujudnya kecepatan proses dan keberhasilan bisnis. 

2. Akses data realtime dan terbaru

Hal berikutnya yang dapat menunjang kecepatan proses bisnis adalah kemudahan memperoleh data terbaru dalam waktu cepat. Kebutuhan ini dapat dipenuhi oleh teknologi digitalisasi arsip. Dengan teknologi tersebut, setiap data yang diperoleh dapat segera diproses, sehingga dapat langsung ditampilkan kapan pun dibutuhkan. Karyawan dapat mengakses informasi secara realtime dan tidak perlu cemas akan memperoleh data yang sudah kadulaarsa. 

3. Pengiriman data secara cepat dan langsung kepada atasan atau bawahan 

Kecepatan koordinasi juga dapat mempengaruhi keputusan-keputusan penting di lapangan bisnis. Terlebih lagi jika hal itu berkaitan dengan pengambilan keputusan yang mendesak dan mempengaruhi banyak hal. Perusahaan Anda dapat mewujudkan kecepatan koordinasi itu dengan mempercepat arus laporan dari atas ke bawah dan sebaliknya. Informasi yang lancar, tepat dan cepat menjadi kunci penting untuk pengambilan keputusan strategis di lapangan. Semuanya dapat diwujudkan dengan pengelolaan data berbasis digital yang realtime. 

4. Pengumpulan data respon pelanggan secara cepat 

Selain untuk menunjang proses bisnis yang cepat dan tepat, digitalisasi arsip juga dapat membantu dalam memonitor respon pelanggan terhadap layanan yang diberikan. Setiap komentar, kritik dan saran dari pelanggan yang masuk, dapat segera dikumpulkan dan dilaporkan hasilnya kepada pihak manajemen. Tanpa harus melalui proses cetak laporan dan koordinasi langsung. Dengan demikian, manajemen dapat segera menindaklanjuti keluhan pelanggan dan merumuskan strategi untuk memberikan respon sesegera mungkin. 

Potensi digitalisasi arsip dalam memberikan berbagai manfaat di atas yang membuat semakin banyak perusahaan mengimplementasikan digitalisasi arsip. Seperti halnya perusahaan yang menggunakan aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc, mereka berharap bahwa pengelolaan berbasis digital yang lebih efisien juga akan berdampak signifikan pada perkembangan bisnisnya. Perusahaan Anda pun juga dapat melakukan hal yang sama dan mulai merencanakannya. Tidak perlu bingung, hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut tentang rencana besar tersebut! (Septiani)