Penting! 3 Tahapan Koperasi untuk Go Digital

Untuk dapat mewujudkan sebuah pengelolaan arsip secara digital, diperlukan beberapa tahapan yang harus dilalui koperasi untuk Go Digital. Setidaknya, ada 3 langkah utama yang harus dilalui untuk dapat dikatakan koperasi sudah berhasil melakukan Go Digital. Masing-masing tahapan koperasi untuk Go Digital penting untuk dilakukan. Tanpa melalui tahapan tersebut, atau ada satu tahapan yang terlewati, dapat dipastikan akan menimbulkan permasalahan dalam pengelolaan dan operasional koperasi pada waktu mendatang. 

Tahapan-Tahapan Koperasi untuk Go Digital

1. Adaptasi dan belajar dengan sistem baru

Dalam sebuah perubahan, tentu diperlukan proses adaptasi dan pembelajaran untuk dapat menguasainya. Tidak terkecuali dalam proses transformasi digitalisasi arsip koperasi. Anggota koperasi, khususnya bagian administrasi arsip sudah terbiasa melakukan pengelolaan dokumen secara manual tentu akan kesulitan ketika diminta untuk melakukan manajemen arsip secara digital. Meskipun menguasai ilmu bidangnya, diperlukan proses belajar dan adaptasi manajemen arsip secara digital. Misalkan, hal-hal terkait dengan pencatatan laporan secara digital, penyusunan arsip dan laporan, dan sebagainya. Oleh sebab itu, proses belajar dan adaptasi menjadi kunci utama dalam rangkaian tahapan koperasi untuk Go Digital.

1. Migrasi data dari konvensional menjadi digital

Tahapan Koperasi untuk Go Digital berikutnya adalah migrasi data. Adaptasi manajemen arsip digital pada koperasi tidak hanya berbicara mengenai wawasan dan skill anggotanya. Ketika koperasi memutuskan untuk mulai mendigitalisasi arsip atau melakukan alih media arsip, maka pengurus harus siap untuk mulai melakukan migrasi data atas seluruh data yang sebelumnya masih tercatat secara konvensional menjadi digital. Tanpa melakukan digitalisasi arsip, transformasi digital tidak dapat berjalan. 

1. Pengelolaan arsip fisik

Tahapan koperasi untuk Go Digital yang terakhir adalah melakukan pengelolaan terhadap arsip fisik yang lama. Apalagi, mengingat bahwa koperasi memiliki banyak dokumen yang bersifat sensitif baik bagi anggotanya, maupun bagi bisnis koperasi itu sendiri. Oleh sebab itu, meskipun berbagai data sudah dilakukan migrasi menjadi berbasis digital, pasti ada beberapa dokumen fisik penting yang harus tetap disimpan dan dilakukan perawatan agar tidak rusak.

Tahapan koperasi untuk Go Digital tidak hanya sampai situ saja. Koperasi juga dituntut tentang bagaimana pemusnahan dokumen yang tidak perlu disimpan. Hal ini penting untuk menentukan metode pemusnahan yang tepat agar data tidak tercecer kemana-mana.

PrimaDoc Permudah Tahapan Koperasi untuk Go Digital

PrimaDoc tidak hanya memberikan platform digitalisasi arsip bagi koperasi, tapi juga membantu melalui tahapan koperasi untuk GO Digital. Berikut beberapa layanan yang membantu koperasi untuk melalui tahapan-tahapan koperasi Go Digital:

1. Layanan Konsultasi

Seringkali, perubahan menuju pengelolaan arsip berbasis digital sangat membingungkan. Situasi tersebut sebenarnya merupakan hal yang wajar karena masih dalam proses adaptasi manajemen arsip digital. Untuk membantu kelancaran proses adaptasi terhadap digitalisasi arsip koperasi, Tim PrimaDoc memberikan ruang bagi pengurus koperasi untuk berkonsultasi. PrimaDoc siap memberikan solusi yang paling efektif bagi setiap permasalahan yang dialami oleh pengurus koperasi dalam adaptasi manajemen arsip digital.

Tak hanya itu, Tim PrimaDoc juga membantu  proses pengelolaan arsip lama, penyusunan SOP hingga pelatihan untuk memahami sistem manajemen arsip PrimaDoc. Semua ini merupakan hal yang mendasar dari serangkaian tahapan koperasi untuk Go Digital. Tanpa aspek pengetahuan dan wawasan yang baik, dapat dipastikan manajemen arsip tidak dapat berjalan dengan baik.

1. Layanan Alih Media Arsip

Tak sebatas pada bantuan konsultasi dalam pengelolaan arsip secara digital, PrimaDoc juga membantu proses digitalisasi arsip fisik koperasi. Pengurus koperasi tidak perlu pusing untuk melakukan proses konversi dokumen ke format yang diperlukan, karena hal tersebut akan di backup oleh PrimaDoc. PrimaDoc juga membantu proses penyusunan indeks untuk memudahkan pencarian dokumen dengan kata kunci yang sesuai.

1. Layanan Pemeliharaan Arsip

Berbagai dokumen fisik yang ingin tetap dipertahankan dan disimpan koperasi, dapat dibantu untuk penanganannya. Tim PrimaDoc dapat membantu proses pemeliharaannya. Proses pemeliharaan yang dimaksud termasuk melindungi arsip yang rentan, menerapkan proses fisika dan kimia untuk membuat arsip lebih awet, mengembalikan arsip yang rusak dan melakukan pemusnahan dokumen secara terjadwal.

Ingin mengetahui lebih banyak informasi tentang layanan PrimaDoc? Silakan kunjungi bagian “Kontak” di situs ini atau menghubungi tim marketing PrimaDoc. Kami siap untuk mendukung kebutuhan digitalisasi koperasi pada setiap tahapannya! (Pradana)