Pengelolaan Arsip yang Optimal Bersama Tim Arsiparis Berkualitas

Pengelolaan arsip perusahaan menjadi beban yang tak terkendali di kantor Anda? Saatnya beralih ke tata kelola yang lebih baik bersama tim arsiparis tersertifikasi.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki nilai informasi atau bukti bagi organisasi. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu organisasi untuk menjaga keamanan, keteraturan, dan aksesibilitas arsip, serta memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi dan bukti.

Namun demikian, tak jarang pengelolaan arsip dilakukan dengan tidak optimal. Kendala yang umumnya dihadapi perusahaan adalah kurangnya tenaga terampil dan sistem manajemen yang kurang terorganisir. Apabila perusahaan Anda mengalami salah satunya, maka ini saatnya Anda mempertimbangkan tenaga arsiparis profesional.

Apa itu arsiparis bersertifikat?

Arsiparis bersertifikasi adalah tenaga profesional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi dalam bidang kearsipan yang diakui oleh otoritas yang berwenang. Arsiparis profesional ini memiliki fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mengelola arsip sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku. 

Di Indonesia, standar tata kelola kearsipan dan keterampilan arsiparis diatur dan dievaluasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tenaga arsiparis yang sudah terstandar ANRI adalah mereka yang telah mendapatkan pelatihan pengetahuan, keahlian, dan etika profesional. Oleh sebab itu, bekerja sama dengan tim arsiparis yang telah tersertifikasi ini dapat memberikan jaminan kualitas, keamanan, dan efektivitas pengelolaan arsip bagi perusahaan Anda.

Kelebihan pengelolaan arsip bersama tim arsiparis tersertifikasi

Pengelolaan arsip yang optimal dengan bantuan arsiparis bersertifikasi dapat memberikan manfaat bagi organisasi, antara lain:

1. Meningkatkan keamanan arsip
2. Meningkatkan keteraturan arsip
3. Meningkatkan aksesibilitas arsip
4. Meningkatkan nilai informasi dan bukti arsip
5. Meningkatkan kinerja dan efisiensi organisasi
6. Meningkatkan citra dan reputasi organisasi

Langkah-Langkah Pengelolaan Arsip yang Optimal dengan Bantuan Arsiparis Bersertifikasi

Pengelolaan arsip dengan bantuan tenaga profesional yang telah tersertifikasi memiliki langkah yang sedikit berbeda dengan pengelolaan secara mandiri. Hal ini lantaran tugas kearsipan yang sebagian besar akan ditangani dengan baik oleh tim tersebut, sehingga perusahaan Anda cukup melakukan beberapa hal terkait persiapan, kontrol dan evaluasi. Untuk lebih detailnya, berikut penjelasan rinci yang dapat Anda terapkan. 

1. Menetapkan kebijakan dan manual mutu kearsipan

Organisasi perlu menetapkan kebijakan dan manual mutu kearsipan yang mencerminkan visi, misi, tujuan, dan strategi organisasi dalam mengelola arsip. Kebijakan dan manual mutu kearsipan ini akan menjadi acuan bagi organisasi dan  tim profesional dalam mengelola arsip.

2. Menugaskan tenaga arsiparis bersertifikasi

Berikutnya, Anda perlu bermitra dengan jasa pengelolaan arsip yang telah tersertifikasi ANRI. pastikan Anda berkonsultasi terlebih dahulu terkait permasalahan dan kebutuhan kearsipan perusahaan untuk mendapatkan pelayanan optimal dan solutif.

3. Menyimpan dokumen fisik dan digital dengan aman

Setelah menemukan vendor dan layanan yang tepat,  perusahaan perlu menyiapkan ruang penyimpanan, baik fisik maupun digital. Penyimpanan fisik harus dapat menjamin keamanan dokumen dari faktor-faktor perusak dokumen. Sedangkan penyimpanan digital perlu disimpan di dalam sistem penyimpanan yang memudahkan aksesibilitas pegawai, seperti penyimpanan cloud dan aplikasi Document Management System (DMS). 

4. Melakukan evaluasi dan audit kearsipan

Terakhir, Anda perlu memantau dan mengevaluasi sistem kearsipan yang dikerjakan oleh pihak vendor. Apakah pelaksanaannya sudah sesuai atau terdapat hal yang perlu disesuaikan kembali. 

Dengan memanfaatkan jasa kearsipan profesional yang bersertifikasi, perusahaan Anda dapat fokus kepada pekerjaan lainnya yang lebih esensial, seperti pengembangan bisnis, pengambilan kebijakan, optimalisasi kebijakan, dan kegiatan strategis lainnya. Tak ada lagi masalah administratif terkait dokumen dan arsip yang dapat menghambat kegiatan bisnis. Tertarik untuk mengetahui lebih jauh? 
Hubungi tim kearsipan PrimaDoc yang siap mewujudkan kearsipan yang tertib dan efektif sesuai standar ANRI!